Gérer la confidentialité et la circulation de l’information lors des fusions-acquisitions

Dans un processus de fusion-acquisition, l’information constitue à la fois la matière première et la principale source de risque. Les mêmes documents qui permettent au conseil d’évaluer une opération peuvent, s’ils tombent entre de mauvaises mains ou sont divulgués au mauvais moment, la faire échouer. La fuite concernant une approche peut faire évoluer le cours de l’action de la cible et renforcer la position de l’autre partie. Une liste d’initiés mal gérée devient un problème réglementaire. Un document confidentiel transmis à une partie qui ne devrait pas y avoir accès crée un risque qui perdure bien au-delà de la transaction. 

Pour un conseil qui ne réalise que ponctuellement des acquisitions, cette situation peut être considérée comme exceptionnelle et gérée avec une vigilance accrue pendant toute la durée de l’opération. Cette approche n’est toutefois pas viable pour un conseil qui mène un programme d’acquisitions continu. La gestion de la confidentialité ne peut pas être réinventée à chaque nouvelle opération, car la phase de plus forte exposition est précisément la période initiale et informelle, avant la mise en place de contrôles spécifiques. Un acquéreur qui en est à sa huitième opération devrait disposer d’un modèle permanent de gouvernance de l’information, activé dès qu’une cible est identifiée. La plupart des organisations le reconstruisent opération par opération, et c’est dans les intervalles entre celles-ci que les fuites se produisent. 

La gestion de l’information constitue donc un enjeu relevant du conseil d’administration, et non une simple question administrative. Le conseil et le/la secrétaire général(e) sont responsables de l’intégrité du processus ainsi que du respect des obligations légales liées aux informations privilégiées. Cet article présente les principaux risques et les pratiques de gouvernance permettant de les maîtriser, dans le cadre d’une capacité reproductible plutôt que d’un effort ponctuel. 

La question plus générale de la manière dont le conseil supervise une opération et du moment où son pouvoir d’influence est le plus fort tout au long du processus est abordée dans notre article consacré au rôle du conseil d’administration dans les fusions-acquisitions. Le présent article porte spécifiquement sur l’information et la confidentialité. 

Dans cet article : 

• Les trois risques informationnels qui compromettent le plus souvent une opération : la divulgation prématurée, les informations privilégiées et la sécurité des documents échangés entre les parties 
• Trois pratiques permettant de faire de la confidentialité une capacité de gouvernance reproductible plutôt qu’une gestion dans l’urgence 
• Pourquoi la phase initiale et informelle d’une opération présente le plus de risques, et comment la sécuriser 
• Les responsabilités respectives du conseil d’administration et du/de la secrétaire général(e) dans la gestion de la circulation de l’information 

Les principaux risques liés à la confidentialité dans les processus de fusion-acquisition 

Trois risques sont à l’origine de la majeure partie des préjudices. Ils s’intensifient à mesure que le nombre de parties impliquées et la durée de l’opération augmentent, ce qui les rend plus difficiles à gérer dans le cadre d’un programme d’acquisitions continu que lors d’une transaction unique. 

Divulgation prématurée et sensibilité du marché 

Lorsqu’une partie à l’opération est cotée en bourse, l’existence de négociations en cours est généralement susceptible d’influencer le cours de son action. Une divulgation prématurée entraîne des conséquences directes : une variation du cours, le renforcement de la position de la contrepartie, l’encouragement d’un concurrent ou encore les questions d’une autorité de réglementation. 

Le cadre réglementaire évolue également, ce qui mérite l’attention du conseil. Dans le cadre d’une réforme du règlement européen sur les abus de marché prenant effet en juin 2026, les émetteurs impliqués dans un processus prolongé, tel qu’une fusion, ne devront généralement divulguer que l’événement final plutôt que chaque étape intermédiaire. Cette évolution modifie le calcul du moment auquel les informations doivent être publiées. Elle ne change toutefois pas l’obligation de contrôler ces informations dans l’intervalle et de tenir à jour une liste d’initiés tant qu’elles restent confidentielles. Le rôle concret du conseil consiste à veiller à ce qu’une position claire et convenue concernant les informations à divulguer, le moment de leur publication et la personne chargée de les communiquer soit définie à l’avance, plutôt que sous la pression lorsqu’une fuite impose de trancher la question. 

Informations privilégiées et restrictions de négociation 

Dès qu’une opération constitue une information privilégiée, toute personne qui en a connaissance est soumise à des obligations légales, tandis que l’entreprise doit savoir qui détient cette information. C’est à ce stade que la circulation informelle de l’information devient un risque de non-conformité plutôt qu’un simple risque théorique de fuite. 

Le conseil d’administration et le/la secrétaire général(e) doivent avoir l’assurance que trois conditions sont réunies : 

• La liste d’initiés est exacte et mise à jour à mesure que des personnes y sont ajoutées ou en sont retirées 
• Toutes les personnes ayant accès aux informations comprennent leurs obligations, notamment les restrictions applicables à la négociation des titres concernés 
• L’entreprise est en mesure de démontrer a posteriori qui avait accès à quelles informations et à quel moment, car cet historique des audits est précisément ce qu’une autorité de réglementation demandera 

C’est généralement ce troisième point qui fait discrètement défaut lorsque les informations relatives à une opération circulent par e-mail et au fil de conversations informelles. Un conseil ne peut pas reconstituer avec précision l’historique des accès à partir d’une boîte de réception. Dans le cadre d’un programme d’acquisitions continu, où les mêmes personnes interviennent dans plusieurs opérations, cet historique doit être tenu séparément pour chaque transaction plutôt que de manière générale. 

Sécurité des documents échangés entre plusieurs parties 

Une opération fait intervenir des conseillers, des juristes, la contrepartie et des équipes internes qui n’étaient pas impliquées auparavant, alors même que le volume de documents sensibles échangés atteint son niveau maximal. Chacun de ces transferts constitue un point où un document peut parvenir à une personne qui ne devrait pas y avoir accès. Le risque provient rarement d’une faille spectaculaire, mais plutôt d’une erreur ordinaire : une réponse envoyée à tous, une pièce jointe transférée ou un document qui reste accessible après qu’une personne a cessé de participer à l’opération. 

Le secteur des fusions-acquisitions place désormais la sécurité en tête de ses exigences. Dans l’enquête 2026 de Datasite, menée auprès de 1 000 professionnels des transactions en collaboration avec FT Longitude, la sécurité et l’exactitude étaient les deux qualités les plus importantes recherchées pour l’exécution des tâches tout au long du cycle de vie d’une opération, devant la rapidité. Cet ordre de priorité est également celui que les conseils devraient adopter dans la gestion de l’information : un processus rapide qui laisse échapper des informations est moins efficace qu’un processus contrôlé nécessitant une journée supplémentaire. 

Trois moyens de mettre en place une gouvernance efficace de l’information dans les fusions-acquisitions 

Les trois pratiques suivantes transforment la confidentialité, qui cesse d’être un résultat que le conseil espère obtenir pour devenir un dispositif conçu à l’avance. Elles doivent être définies une seule fois, puis appliquées à chaque opération du programme. 

1. Définir qui peut accéder à quelles informations et à quel momento 

Dans de nombreuses organisations, le principe par défaut veut que le conseil, en tant qu’organe collectif, ait accès aux documents de réunion. Dans le cadre d’une opération, ce principe est inadapté. Les accès doivent être limités aux personnes qui ont besoin d’un document donné pour exercer leur rôle dans la transaction, et évoluer à mesure que celle-ci progresse. 

Dans la pratique, cela signifie : 

• Accorder les accès au niveau de chaque administrateur ou d’un sous-comité, et non à l’ensemble du conseil en tant qu’organe permanent, afin qu’un administrateur écarté en raison d’un conflit d’intérêts ne reçoive aucun document qu’il ne devrait pas consulter 
• Pouvoir modifier et révoquer les accès à mesure que les rôles évoluent, sans devoir redistribuer les documents ni espérer qu’un e-mail ne sera pas transféré 
• Tenir un registre clair et actualisé des personnes autorisées à consulter chaque document, qui constitue également l’historique des audits requis au titre des obligations relatives aux informations privilégiées 

Définir une seule fois ce modèle permanent, applicable dès le lancement de chaque opération, permet de combler la lacune initiale. L’autre solution, qui consiste à recréer un espace d’accès chaque fois qu’une cible se présente, conduit inévitablement à inclure la mauvaise personne dans une liste de diffusion. 

2. Établir des protocoles clairs pour les communications du conseil 

La plupart des manquements à la confidentialité ne résultent pas de procédés sophistiqués. Ils découlent d’habitudes de communication ordinaires appliquées à des informations qui ne peuvent les tolérer. Un protocole défini à l’avance permet d’éliminer toute improvisation. 

Le protocole doit définir où les discussions relatives à l’opération peuvent avoir lieu et où elles sont interdites, prévoir que les documents sensibles ne soient jamais diffusés par e-mail personnel ou par une messagerie grand public, préciser comment les décisions sont prises entre les réunions formelles, déterminer la procédure à suivre lorsqu’une opération évolue plus rapidement que le calendrier du conseil et désigner les personnes autorisées à s’exprimer en externe au nom du conseil. Rien de tout cela n’est complexe. La valeur du protocole réside dans le fait qu’il existe avant l’opération, afin que, sous pression, les personnes concernées suivent un processus défini plutôt que de rechercher une solution pratique dans l’urgence. 

3. Utiliser uniquement des plateformes sécurisées et auditables pour le partage de documents 

La décision la plus déterminante dans la gestion des informations relatives à une opération concerne l’endroit où celles-ci sont conservées. L’e-mail constitue la solution par défaut, mais aussi la pire : il ne permet ni d’appliquer des contrôles d’accès, ni de révoquer les autorisations, ni de savoir qui a consulté quels documents, ni de produire l’historique des audits requis par les obligations relatives aux informations privilégiées. Une opération confidentielle gérée par e-mail repose sur un processus dont l’organisation ne peut pas réellement rendre compte. 

Une plateforme sécurisée et spécialement conçue à cet effet change la situation. Il convient de noter que l’étape de gouvernance d’une opération est celle où les outils contrôlés sont les moins intégrés. La même étude de Datasite révèle que le reporting au conseil et la gouvernance constituent l’étape la moins numérisée du cycle de vie d’une opération, une proportion importante des professionnels n’y utilisant aucun outil structuré. C’est précisément cette lacune que le conseil doit combler, car il s’agit de l’étape où la documentation doit être conservée le plus longtemps et vers laquelle un audit se tournera en premier. 

Les exigences sont précises : des contrôles au niveau de chaque document permettant de déterminer qui peut le consulter, le télécharger, l’imprimer ou le transférer ; la possibilité de révoquer instantanément les accès ; l’ajout de filigranes aux documents les plus sensibles ; et un historique complet, infalsifiable et inviolable de chaque action. Dans le cadre d’une opération, ces fonctionnalités ne sont pas accessoires. Elles permettent au conseil d’affirmer, avec assurance et preuves à l’appui, que l’information a été maîtrisée. 

Comment les réunions du conseil assument la gouvernance de l’information 

La gouvernance de l’information est appliquée, ou compromise, par la manière dont les réunions du conseil sont elles-mêmes organisées. 

Faites transiter tous les documents relatifs à l’opération par le canal sécurisé, sans jamais le contourner. Dès qu’un document est envoyé par e-mail parce que cette solution paraît plus rapide, les contrôles disparaissent et une lacune apparaît dans l’historique des audits. Cette discipline ne fonctionne que si elle est absolue. 

Vérifiez le niveau de préparation avant toute réunion consacrée à une opération. Lorsque des documents essentiels n’ont pas été lus, la qualité des décisions en pâtit. Une décision prise par un conseil insuffisamment préparé constitue à la fois un risque de gouvernance et, si elle est ultérieurement contestée, une position difficile à défendre. Si la préparation est insuffisante, reporter la réunion constitue la bonne décision. 

Consignez les décisions relatives à la confidentialité, et pas uniquement celles concernant l’opération elle-même. Les décisions portant sur le calendrier de divulgation, les restrictions de communication et les personnes autorisées à s’exprimer en externe constituent des décisions à part entière. Elles doivent être consignées avec des responsables nommément désignés, afin que le protocole soit documenté plutôt que présumé. 

Finalisez et signez rapidement les procès-verbaux. Les procès-verbaux relatifs aux fusions-acquisitions ont une portée juridique importante. Ils doivent être finalisés, approuvés et signés sans délai afin de produire une documentation définitive des décisions prises, qui ne puisse pas être discrètement modifiée par la suite. 

Contrôlez également la diffusion des procès-verbaux. La documentation d’une opération confidentielle est elle-même confidentielle. Sa circulation doit être limitée aux destinataires autorisés et s’effectuer par le même canal contrôlé que les documents sous-jacents. 

Le test d’une bonne gouvernance des informations relatives aux operations 

Demandez-vous si le conseil pourrait produire aujourd’hui un relevé exact des personnes ayant eu accès aux documents d’une opération en cours et à quel moment. Demandez-vous si l’accès à un document peut être révoqué en quelques minutes lorsqu’une personne cesse de participer à l’opération, plutôt que de ne pas l’être du tout. Demandez-vous si le protocole de confidentialité a été convenu avant le début de l’opération ou s’il est improvisé au fur et à mesure. Si les réponses honnêtes reposent sur une boîte de réception et sur l’espoir, le conseil s’expose exactement de la manière qu’une autorité de réglementation ou une fuite finira par révéler. 

Comment Sherpany favorise une gestion sécurisée des informations relatives aux fusions-acquisitions 

Tout ce qui précède dépend de la capacité du conseil à conserver les informations relatives à l’opération dans un espace qu’il peut réellement contrôler, plutôt que dans les différents canaux dispersés qu’une transaction tend à créer. 

Sherpany regroupe les documents relatifs aux fusions-acquisitions dans un environnement sécurisé doté de contrôles granulaires au niveau de chaque document. Les contenus peuvent être réservés à certains administrateurs ou à un sous-comité, et les autorisations peuvent évoluer à mesure que l’opération progresse, ce qui évite les divulgations accidentelles favorisées par l’e-mail. Les paramètres de sécurité de la Bibliothèque déterminent qui peut télécharger, imprimer ou transférer un document. Des filigranes peuvent être appliqués aux contenus les plus sensibles, tandis que chaque action laisse une trace vérifiable répondant aux exigences relatives aux informations privilégiées, ce qu’une boîte de réception ne peut pas fournir. 

Les opérations respectant rarement le calendrier du conseil, des résolutions peuvent être adoptées entre les réunions au moyen d’un processus d’approbation numérique entièrement vérifiable. Ainsi, les décisions urgentes n’obligent pas le conseil à recourir à une solution de contournement non sécurisée. Les procès-verbaux du conseil, qui constituent la documentation juridiquement significative des décisions prises, peuvent être finalisés et signés numériquement afin de produire un relevé définitif et infalsifiable, puis diffusés uniquement aux destinataires autorisés par le même canal contrôlé. 

Pour les conseils qui souhaitent comprendre les normes de sécurité auxquelles une plateforme destinée au conseil doit répondre, le Trust Center de Sherpany présente son approche en détail. La supervision des fusions-acquisitions et la composition du conseil constituent deux des trois domaines examinés dans le guide de Sherpany consacré à la prise de décision stratégique à mi-parcours de l’année. 

La confidentialité est une capacité, et non une simple precaution 

Un conseil qui traite la confidentialité de chaque opération comme un nouvel exercice ponctuel de prudence finira tôt ou tard par connaître une fuite, car la prudence ne peut pas être appliquée à grande échelle et l’improvisation échoue sous la pression. Un conseil qui a conçu une gouvernance permanente de l’information, activée dès qu’une cible est identifiée, a déjà éliminé la majeure partie des risques avant même le début de l’opération. 

C’est la différence qu’introduit une vision fondée sur un programme d’acquisitions. Pour un acquéreur occasionnel, la gestion de l’information est une précaution appliquée pendant toute la durée d’une transaction. Pour un acquéreur qui mène un programme continu, il s’agit d’une capacité qui existe ou n’existe pas, et chaque opération révèle laquelle de ces situations prévaut. Les pratiques requises ne sont pas difficiles à mettre en œuvre. La difficulté consiste à décider de les instaurer avant l’opération qui en aura besoin, plutôt qu’après celle qui aura révélé leur absence. 

Si vous souhaitez renforcer la manière dont votre conseil gère la confidentialité et la circulation de l’information dans l’ensemble de ses opérations, réservez dès aujourd’hui une consultation gratuite et découvrez comment Sherpany peut vous accompagner.