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In der schnelllebigen Welt von heute mit ihrem Überfluss an Daten müssen Unternehmen und Verbände ihren Informationsfluss konstant überdenken. Nur so können sie effiziente Managementprozesse sicherstellen und kostbare Zeit sparen. 2016 begann Swiss Tennis, die Meeting Management Software von Sherpany zu nutzen, um einige der Chancen des digitalen Wandels zu nutzen und ihre Meeting-Kultur an die heutige Realität anzupassen.
Das Versenden von Unmengen von gedruckten Dokumenten war Teil der Vorbereitung für Vorstands-, Kommissions- und Ausschusssitzungen bei Swiss Tennis. Zu einem bestimmten Zeitpunkt war dies keine Option mehr. Die Kosten und die Papier-Verschwendung standen in krassem Gegensatz zur Nachhaltigkeitsvision der Organisation. "Als wir unsere Kosten für den Druck und Versand von Unmengen von Papierkram über das Jahr hinweg kalkulierten {...}, war klar, dass eine elektronische Lösung mit Sherpany die beste Option für unseren Verband und deren Kommunikation mit seinen Zielgruppen ist," erklärt René Stammbach, Präsident von Swiss Tennis.
Der Zentralvorstand von Swiss Tennis tagt fünfmal im Jahr, die Geschäftsleitung einmal im Monat, und unter Berücksichtigung ihrer Kommissionen und Ausschüsse sind das mehr als 50 Sitzungen pro Jahr.
Eine schnelle und einfache Softwareeinführung für die Gremienmitglieder
Bei einer heterogenen Gruppen von Gremienmitgliedern in Bezug auf Sprache, Alter, Geschlecht, Bildung und sogar Interessen war es notwendig, sich für eine Lösung zu entscheiden, die von allen verstanden und verwaltet werden kann. Eine weitere Anforderung war die geografische Abdeckung: Swiss Tennis ist in der Schweiz auf 19 Regionalverbände und mehr als 850 Vereine verteilt.
Sherpany entsprach all diesen Kriterien und so begann der Übergang von Papier- zu digitalen Sitzungen. Als dieser Übergang begann, hatten nicht alle Vorstands- oder Geschäftsleitungsmitglieder die gleichen IT-Kenntnisse, dennoch wurde der Prozess laut René Stammbach "schnell und einfach" abgewickelt.
Das ideale Instrument zur Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen bei Swiss Tennis
Nach einer ersten Phase der Nutzung der Meeting Management Software stellte die Organisation die ersten Ergebnisse fest: Kostensenkung, geringerer Einsatz anderer Ressourcen wie Papier und eine allgemeine Vereinfachung ihrer Kommunikations- und Informationstätigkeit. "Die Einsparungen entsprechen oder übersteigen sogar die erforderliche Investition in die Software von Sherpany, was ein entscheidender Faktor ist," erklärt René Stammbach.
Ein grosser Vorteil für die Vorstandsmitglieder ist die einfache Handhabung von Dokumenten, die jederzeit und überall sicher eingesehen werden können. "Anstatt mit viel Papierkram zu reisen, sind nun alle notwendigen Informationen von einem Laptop, Tablet oder Smartphone aus zugänglich."
Aus persönlicher Erfahrung hob der Präsident von Swiss Tennis die mit der Einführung der Software erzielten Zeitersparnisse hervor: "Ich habe festgestellt, dass meine Vorbereitungszeit für Sitzungen deutlich gesunken ist, ich würde sagen fast 50 %." Dieser Zeitgewinn ist auf einige der App-Funktionen zurückzuführen, mit denen Benutzer wie auf Papier handschriftliche Notizen hinzufügen können.
Ich habe festgestellt, dass meine Vorbereitungszeit für die Sitzungen deutlich verkürzt wurde, ich würde sagen fast 50%.
Diese und andere Merkmale der Meeting Management Software von Sherpany spiegeln sich in der Zeit wider, die in den Sitzungen verbracht wird, sagt uns Herr Stammbach: "Das Programm hat ebenfalls unsere Sitzungszeiten verkürzt - ich würde sagen, wir haben ca. 30 % der Dauer eingespart." Die Ergebnisse sind positiv und insgesamt betrachtet ist die Software von Sherpany ein ideales Werkzeug zur Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen bei Swiss Tennis.
