Wöchentliche Vorstandssitzungen sind für die Entscheidungsfindung bei der Raiffeisen Bank International (RBI) von zentraler Bedeutung. Ihre Vorbereitung war jedoch stark von manueller Arbeit geprägt, von der Erstellung der Agenda bis zur Dokumentenverwaltung. Mit Sherpany wurde dieser Aufwand in einen einzigen, sicheren End-to-End-Prozess für den Vorstand überführt.
Henri Hagen aus dem Group Executive Office der RBI beschreibt, wie fest dieser Rhythmus in der Arbeit verankert ist: „Mein Team und ich im Generalsekretariat nutzen Sherpany wöchentlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Vorstandssitzungen.“ Aus einem fragmentierten, manuellen Prozess ist ein durchgängiger Ablauf geworden.
Die Herausforderung: zu viel manuelle Arbeit im Hintergrund
Vor Sherpany erforderte die Vorbereitung der wöchentlichen Vorstandssitzungen viel manuelle Koordination. Agenden wurden in Word erstellt, Dokumente von Hand hochgeladen und neu nummeriert, und selbst kleine Änderungen lösten eine Kette von Formatierungsaufgaben aus.
Henri erklärt: „Vor der Arbeit mit Sherpany waren die Prozesse deutlich manueller. Wir erstellten beispielsweise die Agenda in Word. Das führte zu langwierigen Formatierungen, vielen kleinen Anpassungsschritten und Dokumenten, die manuell neu nummeriert werden mussten.“
Diese Ineffizienzen waren kein Governance-Risiko, denn die RBI ist eine stark regulierte Organisation mit etablierten Strukturen. Sie beanspruchten jedoch Zeit, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden konnte. „Wir brauchten deutlich mehr Zeit für die Vorbereitung der wöchentlichen Vorstandssitzungen, insbesondere wegen vieler manueller Aufgaben wie der Erstellung der Agenda und der Neunummerierung von Dokumenten“, erinnert sich Henri.
Das Ergebnis war eindeutig: Die Arbeit wurde korrekt erledigt, erforderte aber mehr Aufwand als nötig.
Die Lösung: eine sichere Plattform für den gesamten Sitzungszyklus des Vorstands
Bei der Bewertung verschiedener Lösungen wollte die RBI nicht nur einzelne Schritte digitalisieren, sondern den gesamten Vorstandsprozess von Anfang bis Ende unterstützen. Sherpany überzeugte auf mehreren Ebenen.
„Es gibt einige Gründe, weshalb wir uns letztlich für Sherpany entschieden haben“, sagt Henri. „Erstens bot es alle Funktionen, die für unsere End-to-End-Prozesse rund um Vorstandssitzungen wichtig sind.“
Sicherheit und Unabhängigkeit waren ebenso wichtig. Als Bank verarbeitet die RBI hochsensible Informationen und unterliegt strengen regulatorischen Anforderungen. Die Schweizer Herkunft und Sicherheitsarchitektur von Sherpany entsprachen diesen Erwartungen. „Wir wollten eine Abhängigkeit von großen US-Technologiekonzernen vermeiden“, erklärt Henri. Zudem bot Sherpany
Bring-Your-Own-Key-Verschlüsselung“, also im Wesentlichen verschlüsselte Datenräume. Dadurch können wir als Bank unsere sensiblen Daten so sicher wie möglich speichern.
Heute unterstützt Sherpany den gesamten Lebenszyklus der Vorstandssitzungen bei der RBI. Agenden werden auf der Plattform erstellt, Dokumente sicher mit den Mitgliedern des Vorstands geteilt, Sitzungen digital durchgeführt und Protokolle erstellt sowie zur digitalen Unterschrift versendet. Henri sagt: „Wir nutzen Sherpany am häufigsten für den Prozess rund um Vorstandssitzungen: von der Erstellung der Agenda über den Versand an die Mitglieder des Vorstands und die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen bis zum späteren Versand der Protokolle über Sherpany zur digitalen Unterschrift.“
Die Ergebnisse: Effizienz, Transparenz und Fokus auf das Wesentliche
Am unmittelbarsten zeigte sich die Wirkung von Sherpany darin, wie das Vorstandsbüro seine Zeit nutzt. Manuelle Formatierung und Dokumentenverwaltung rückten in den Hintergrund.
„Die Vorbereitung ist deutlich effizienter geworden“, erklärt Henri. Statt sich auf administrative Details zu konzentrieren, kann das Team seine Aufmerksamkeit nun auf die Inhalte richten. „Wir verbringen viel weniger Zeit mit Dingen wie dem Formatieren einer Agenda oder dem Neunummerieren von Dokumenten und können uns stattdessen auf die Inhalte konzentrieren.“
Sherpany hat auch den Umgang mit Beschlüssen und Folgemaßnahmen verändert. Aufgaben und Beschlüsse sind nicht mehr über E-Mails oder Dokumente verteilt, sondern werden zentral nachverfolgt. „Die Nachverfolgung von Folgemaßnahmen, also Aufgaben und Beschlüssen, ist viel einfacher geworden“, sagt Henri. „Sie lassen sich in Sherpany sehr reibungslos nachverfolgen. So behalten wir den Überblick und können entsprechend nachfassen.“
Diese Struktur ist besonders wertvoll, wenn wenig Zeit bleibt. „Auch bei kurzfristigen Entscheidungen und digitalen Zirkularbeschlüssen kann der Vorstand schnell informiert, mit allen erforderlichen Unterlagen versorgt und transparent zur Abstimmung eingeladen werden. Der Beschluss wird unmittelbar dokumentiert“, erklärt Henri. Aus Governance-Sicht schafft diese Klarheit gleichermaßen Sicherheit und Geschwindigkeit.
Eine Partnerschaft über das Produkt hinaus
Neben der Plattform selbst hebt die RBI die Qualität der Zusammenarbeit mit dem Sherpany-Team hervor. Vom Onboarding bis zur täglichen Nutzung war der Support durchgehend zuverlässig und reaktionsschnell.
„Das Sherpany-Team war während des gesamten Onboarding- und Implementierungsprozesses äußerst hilfreich“, sagt Henri. „Es war stets sehr professionell und beantwortete unsere Fragen sehr schnell.“
Ein Aspekt sticht besonders hervor: die Erreichbarkeit des Supports. „Im Online-Chat wird man zu jeder Tages- und Nachtzeit mit einer echten Person verbunden, die innerhalb von zwei bis vier Minuten antwortet“, ergänzt Henri. „Das ist ein einzigartiges Merkmal, das ich wirklich hervorheben möchte.“
Sherpany wurde über das Group Executive Office hinaus in Ausschüssen und Aufsichtsräten im RBI-Netzwerk eingeführt. Die Erfahrung blieb dabei durchgehend gleich. „Unsere Erfahrungen waren ausnahmslos positiv“, sagt Henri. „Unsere Fragen wurden immer schnell beantwortet und unsere Anliegen stets aufgenommen, sehr professionell, freundlich und klar fokussiert.“
Ausblick
Da Sherpany fest in den wöchentlichen Abläufen verankert ist, hat die RBI mehr als nur operative Effizienz gewonnen. Die Plattform schafft Raum, um sich auf die Themen zu konzentrieren, die auf Vorstandsebene wirklich zählen.
Sherpany ermöglicht uns, Sitzungen wesentlich effizienter und schneller vorzubereiten“, erklärt Henri, „und uns auf die inhaltlich wichtigen Themen zu konzentrieren.
Was als Lösung für Vorstandssitzungen in Wien begann, wird heute im gesamten Konzern eingesetzt. „Es wird inzwischen im ganzen Konzern genutzt, nicht nur hier in Wien, sondern auch in Ausschüssen und Aufsichtsratssitzungen der Netzwerkbanken.“
Die konzernweite Einführung spiegelt den gemeinsamen Bedarf an Klarheit, Geschwindigkeit und sicherer Zusammenarbeit in verschiedenen Gremien wider. Zugleich bleiben die regulatorischen Standards gewahrt, die man von einer führenden internationalen Bank erwartet.
Mit einem sicheren End-to-End-Sitzungsprozess stärkt die Raiffeisen Bank International Woche für Woche, wie Entscheidungen vorbereitet, getroffen und dokumentiert werden
