In der heutigen Geschäftswelt ist die Entwicklung und Umsetzung zukunftsorientierter und datenbasierter Strategien und Projekten wichtiger als je zuvor. Sitzungsprozesse spielen dabei eine zentrale Rolle. Im besten Fall fassen Führungskräfte darin wichtige Beschlüsse und stellen die Weichen für eine erfolgreiche Umsetzung.
Leider sieht die Realität aber oft anders aus. Sitzungen werden ungenügend vorbereitet, vergehen ohne wichtige Entscheidungen und Projekte werden nie oder nur langsam in die Tat umgesetzt. Die Führungskräfte von KENDRIS, einem inhabergeführten Schweizer Unternehmen im Treuhand-Bereich, haben diese Probleme erkannt.
Dank der Einführung der Meeting Management Software von Sherpany konnten sie die Sitzungsvorbereitung und die Qualität der Umsetzung von getroffenen Entscheidungen wesentlich verbessern. Heute setzt KENDRIS Sherpany nicht nur für interne Sitzungen, sondern auch in der Zusammenarbeit mit namhaften internationalen Kunden ein. Wir haben Adrian Escher, Partner und Präsident des Verwaltungsrates bei KENDRIS, darum gebeten, folgende Punkte darzulegen:
- Häufige Probleme im Sitzungsprozess von Führungskräften
- Wie Sherpany bei KENDRIS im Alltag eingesetzt wird
- Warum die Einführung einer Meeting Management Software eine Priorität sein sollte
Was sind die häufigsten Probleme in der Organisation von Führungssitzungen?
Adrian Escher: Die Sitzungsvorbereitung war in der Vergangenheit mit grossem Aufwand verbunden. Das Aufbereiten der Traktandenlisten (Sitzungsagenda), der Ausdruck und die Verteilung der Unterlagen sowie das Anpassen von Traktanden und Sitzungsunterlagen benötigte sehr viel Zeit. Die Verteilung der Sitzungsunterlagen erfolgte via E-Mail und mittels Verknüpfung auf die firmeneigene Intranet-Plattform. Im Offline-Modus konnte auf diese Plattform aber nicht zugegriffen werden und online auch nur mit einem PC oder Laptop, nicht aber mit einem iPad. Oft wurden während der Sitzungen zusätzliche Unterlagen in Papierform verteilt. Entsprechend umständlich gestaltete sich für die meisten Sitzungsteilnehmer die Vorbereitung einer Sitzung.
Während der Sitzung fehlte es oft an Struktur, fehlende Vorbereitung und oberflächliche Diskussionen verhinderten fundierte Entscheide. Eine umständliche Erstellung und Genehmigung des Protokoll sowie eine fehlende Übersicht über zu erledigende Aufgaben und den Fortschritt eines Projekts erschwerten zudem die Umsetzung.
Wie wird Sherpany im Alltag bei KENDRIS gezielt eingesetzt?
Adrian Escher: Wir verwenden Sherpany für unsere regelmässigen Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen sowie übergreifenden Strategiesitzungen. Den Mitgliedern des Verwaltungsrates und der Geschäftsleitung stehen dafür alle Funktionen der Sherpany Meeting Management Software zur Verfügung einschliesslich der laufend aktualisierten Bibliothek mit allen für die Entscheidungsfindung relevanten Unterlagen und Auswertungen.
- Vor der Sitzung
Die Sherpany Technologie erlaubt es, eine hohe Gründlichkeit der Sitzungsvorbereitung aller Teilnehmer vorauszusetzen. Die Unterlagen zu jedem Traktandum werden rechtzeitig via Sherpany zur Verfügung gestellt. Mit Sherpany kann nun bequem und auch offline durch die Traktandenliste und Sitzungsunterlagen spaziert werden. Anpassungen einzelner Traktanden und/oder Ergänzungen einzelner Traktandenpunkte können jederzeit rasch vorgenommen werden. Das Hochladen von Sitzungsunterlagen ist sehr einfach und schnell, ebenso das Hochladen von Dokumenten für die Library.
Persönliche Notizen oder Kommentare an alle Sitzungsteilnehmer können während der Sitzungsvorbereitung in die Dokumente eingefügt werden. Wartezeiten während Geschäftsreisen stehen nun für eine gründliche Sitzungsvorbereitung zur Verfügung, selbst im Offline-Modus. Ist ein Update eines Dokuments notwendig, kann dies effizient und für alle Sitzungsteilnehmer durch meine Assistentin erledigt werden. Via iPad oder Laptop behalte ich zu jedem Zeitpunkt den Überblick über alle Sitzungen und finde über die Suchfunktion rasch gefasste Entscheide und die dazu gehörenden Grundlagen.
- Während der Sitzung
Sherpany erlaubt eine strukturierte Sitzungsführung und unterstützt in geradezu idealerweise sowohl physische Sitzungen wie auch Videokonferenzen oder eine Kombination von beiden. Durch eine wesentlich verbesserte Sitzungsvorbereitung kann deutlich mehr Zeit in die Diskussion der Traktandenpunkte investiert werden. Weil die Sitzungsunterlagen als bekannt vorausgesetzt werden, entfallen zu einem wesentlichen Teil die früher notwendigen und zeitraubenden Powerpoint-Präsentationen. All diese Produktivitätssteigerungen führen zu deutlich fundierteren Entscheiden und Ergebnissen einer Sitzung.
- Nach der Sitzung
Die Sitzungsnachbereitung einschliesslich Protokollierung und Genehmigung des Protokolls auf elektronischem Weg erfolgt umgehend und unterstützt entsprechend die Umsetzung der gefassten Entscheide. Ganz generell stellen wir fest, dass das Sherpany-Tool Sitzungsteilnehmer zu qualitativ besserer Arbeit und effizienterer Umsetzung von Entscheiden motiviert. Selbst ein mehrphasiger Strategieprozess über Planung, Umsetzung, Controlling und Optimierung wird dank Sherpany einfacher und effizienter. Jeder Sitzungsteilnehmer behält über sein Endgerät Zugang zu den dokumentierten Beschlüssen und Zielsetzungen und ist so auch in der Lage, die Entwicklung der kritischen Performance-Indikatoren seines Verantwortungsbereiches zu verfolgen.
- Dokumentenmanagement
Sherpany nutzen wir aber auch, um in der Bibliothek übersichtlich die Strategy Map, MIS-Auswertungen (Management-Informationssystem) und weitere unterstützende Auswertungen neben wichtigen Dauerakten wie Reglementen einzupflegen und diese den VR- und Geschäftsleitungsmitgliedern zur Verfügung zu stellen. Die Library erlaubt eine klare Gruppierung und Strukturierung der Unterlagen in den einzelnen Labels einschliesslich Suchfunktionen. Zugriff auf wichtige Dauerakten der Unternehmung wird über die Funktion Bibliothek ermöglicht. Über den privaten Raum archiviere ich vertrauliche Unterlagen, die nicht für alle Nutzer bestimmt sind. Dies erleichtert mir die Arbeit in VR-Ausschüssen wie Audit und Compensation Committees.
- Zusammenarbeit mit Kunden
In aktiven Verwaltungsratsmandaten einschliesslich internationaler Konzerngesellschaften verwenden wir Sherpany wenn immer möglich für den gesamten Sitzungsprozess. Die Vorteile von Sherpany kommen insbesondere bei grossen geografischen Distanzen mit wenigen Präsenzsitzungen noch stärker zum Tragen. Eine effiziente Sitzungsführung zu Zeiten von Covid-19 über verschiedene Kontinente in Verbindung mit einem Videokonferenz-System ist überhaupt keine Herausforderung mehr und wird auch ein Teil der neuen Normalität sein.
Die dabei erlangte Produktivitätssteigerung, vor allem in Fällen, wo Präsenzsitzungen mit dazugeschalteten externen Verwaltungsratsmitgliedern oder eingeladenen Gästen stattfinden, ist frappant. Die Sitzungsdauer kann in vielen Fällen auf einen Drittel der früher angesetzten Zeit reduziert werden bei gleichzeitiger höherer Qualität der Sitzung. Sherpany eignet sich auch vorzüglich für wöchentliche Calls, beispielsweise während einer Transaktionsphase, einem intensiven Change Management Prozess oder während Krisenzeiten eines Unternehmens.
Warum sollte es für jede Organisation eine Priorität sein, eine Meeting Management Software wie Sherpany einzuführen?
Adrian Escher: Zeit ist Geld und jede Sitzung zählt. Entsprechend sollte sich jede Organisation Gedanken machen, wie sie gute Corporate Governance mit effizientem Sitzungsmanagement kombiniert und Entscheidungsträger in einer sicheren, benutzerfreundlichen und effektiven Zusammenarbeit unterstützt.
