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Die Honegger Gruppe agiert in einem dynamischen Umfeld, in dem eine reibungslose Abstimmung über verschiedene Führungsebenen hinweg entscheidend ist.
Sitzungen bilden das Herzstück dieser Abstimmung und reichen von Sitzungen des Aufsichtsrats über Geschäftsleitungssitzungen bis hin zu Generalversammlungen und regionalen Management-Sitzungen.
Der Einsatz von Sherpany erwies sich für die Honegger Gruppe als voller Erfolg, insbesondere aufgrund der konsequenten und umfassenden Implementierung der Lösung. Ariste Baumberger, CEO des Geschäftsbereichs “Facility Management”, nutzte die Gelegenheit, das Management von Aufsichtsrats- und Geschäftsleitungssitzungen grundlegend neu zu gestalten und setzte dabei auf Sherpany als zentrale Lösung.
„Wenn Sie sich für Sherpany entscheiden, setzen Sie es konsequent ein!“ So beschreibt Herr Baumberger den gewählten Ansatz. Im Fall der Honegger Gruppe führte genau dieses Vorgehen zu spürbaren Verbesserungen und der Mehrwert war erheblich.
Im Gespräch wird deutlich, wie Sherpany die Sitzungen des Aufsichtsrats und der Geschäftsleitung verändert hat und welchen Mehrwert dies für die gesamte Organisation geschaffen hat.
Die Herausforderung: Meeting-Management über ein fragmentiertes Toolset
Vor der Einführung von Sherpany folgten Sitzungen bei Honegger einem vertrauten Muster: Tagesordnungspunkte wurden manuell erstellt, Unterlagen über verschiedene Kanäle verteilt und Diskussionen fanden in langen E-Mail-Verläufen statt.
Herr Baumberger erklärt: „Das Ganze wurde mehr oder weniger mit Microsoft Word und Excel verwaltet, was die Situation für mich insgesamt sehr kompliziert gemacht hat.“
Mit der steigenden Anzahl an Sitzungen nahm auch die Komplexität zu. Die Honegger Gruppe organisiert eine Vielzahl formeller Sitzungen, darunter:
- Aufsichtsratssitzungen
- Geschäftsleitungssitzungen
- Generalversammlungen der Aktionäre
- Regionale Management-Sitzungen
Jede dieser Sitzungen erforderte die:
- Planung der Tagesordnungspunkte und Koordination der Teilnehmenden,
- Erstellung und Verteilung von Unterlagen sowie die Nachverfolgung von Änderungen,
- Klärung von Rückfragen über fragmentierte Kommunikationskanäle,
- Fokussierung auf Beschlüsse, Protokollierung und die Nachverfolgung von Aufgaben.
Diese Schritte waren in Honeggers Meeting-Management Prozess fragmentiert und dezentral auf verschiedene Systeme verteilt.
- Unterlagen wurden in unterschiedlichen Ordnerstrukturen abgelegt
- Diskussionen fanden in E-Mail-Postfächern statt und
- Nachverfolgung von Aufgaben gestaltete sich entsprechend schwierig.
Diese fehlende Verbindung zwischen den einzelnen Elementen führte dazu, dass Informationen schwer zugänglich waren und der Gesamtüberblick fehlte. Denn nicht jeder hatte Einblick in die Diskussionen vorab, sodass wichtige Zusammenhänge möglicherweise übersehen wurden. Wie Herr Baumberger anmerkt: „Wahrscheinlich gab es auch Dinge, die nicht erfasst wurden, vergessen gingen oder nicht weiterverfolgt wurden.“
Im Jahr 2020 beschloss die Honegger Gruppe Sherpany einzuführen, um diese Herausforderungen zu bewältigen.
Ein ganzheitlicher Ansatz für das Meeting-Management der Honegger Gruppe
Mit der Einführung von Sherpany wurde dieser fragmentierte Prozess durch eine zentrale, integrierte Lösung ersetzt. Aus Sicht von Herr Baumberger war die Wirkung sofort spürbar: „Es hat einfach zu einem deutlich besseren Ablauf geführt, mit mehr Kontrolle über den gesamten Sitzungsprozess.“
Anstatt Sitzungen als einzelne, voneinander getrennte Ereignisse zu betrachten, steuert die Honegger Gruppe sie heute als kontinuierlichen Ablauf:
- Die Vorbereitung erfolgt zentral an einem Ort
- Unterlagen werden zentralisiert und versioniert verwaltet
- Fragen und Klärungen finden im jeweiligen Zusammenhang statt
- Beschlüsse und Aufgaben werden in derselben Umgebung rückverfolgt
- Nachverfolgungen bleiben sichtbar und nachvollziehbar für alle
- Die Jahresplanung wird einfacher
Das Ergebnis: Ein klar definierter, durchgängiger Prozess, der Transparenz schafft, die Zusammenarbeit verbessert und die Entscheidungsfindung stärkt.
Vom administrativen Aufwand zum strategischen Fokus
Eine der deutlichsten Veränderungen zeigt sich bereits vor Beginn der Sitzungen. Zuvor fanden Rückfragen im Email-Postfach statt und nahmen Zeit während der Sitzung in Anspruch. Heute finden diese Austauschvorgänge direkt im Rahmen der Sitzungsvorbereitung und mit Kontext statt.
Baumberger erklärt: „ Man kann sich bereits vor der Sitzung mit den Teilnehmenden austauschen, und alles bleibt im Kontext der Sitzung und ist für alle transparent.“
Das Ergebnis ist eine effizientere Nutzung der Zeit in den Sitzungen:
- Weniger Rückfragen
- Weniger Wiederholungen
- Mehr Fokus auf Beschlüsse und Ergebnisse
Er merkt an: „[Rückfragen] wurden deutlich reduziert, wodurch mehr Raum für echte strategische Diskussionen bleibt.“ Besprechungen wandeln sich von Orten des Informationsaustauschs zum Zentrum der Entscheidungsfindung.
Über 500 Sitzungen mit mehr
Kontrolle steuern
Über einen Zeitraum von viereinhalb Jahren hat die Honegger Gruppe mehr als 500 Sitzungen über Sherpany durchgeführt.
Diese Größenordnung verdeutlicht einen zentralen Punkt: Kleine Verbesserungen summieren sich. Herr Baumberger bestätigt dies:
Wenn man den Sitzungsprozess bei 500 Sitzungen um 20% verbessert, hat das für uns eine erhebliche Wirkung.
Diese Wirkung beschränkt sich nicht nur auf Abläufe, sondern hat auch eine klare wirtschaftliche Bedeutung und Herr Baumberger erklärt weiter:
„In Sitzungen der Geschäftsleitung oder des Aufsichtsrats sitzen in der Regel die teuersten Personen, und wenn die Sitzungen schlecht sind, verliert man viel Geld.“
Mit Sherpany werden genau diese Sitzungen zu einer wertvollen Nutzung von Zeit, in der Zeit und Fachwissen gezielt eingesetzt werden, um konkrete Ergebnisse zu erzielen.
Vorausschauende Planung ohne zusätzliche Belastung
Die Honegger Gruppe nutzt Sherpany zudem, um wiederkehrende Sitzungen langfristig strukturiert zu planen. Über den Topic Hub werden Inhalte festgelegt, die im Verlauf des Jahres regelmäßig behandelt werden sollen, zum Beispiel:
- Risikobewertungen
- Strategiediskussionen
- Überprüfung von Governance-Themen
Dies verändert die Vorbereitung grundlegend. Herr Baumberger beschreibt es so: „Sherpany reduziert die mentale Belastung, die ich früher hatte, wenn ich während der Sitzungen nichts vergessen wollte.“
Er ergänzt: „Heute hängt nichts mehr allein von meinem Gedächtnis ab. Das System stellt sicher, dass wichtige Themen zum richtigen Zeitpunkt auf die Agenda kommen und dass sich die Teilnehmenden im Voraus vorbereiten können.“
Ein durchgängiger Ansatz von Anfang an
Ein entscheidender Erfolgsfaktor bei Honegger war die Herangehensweise an die Einführung von Sherpany. Denn für die Honegger Gruppe sind Sitzungen keine reine Pflichtaufgabe. Wie Herr Baumberger betont: „Sie sind wahrscheinlich das wichtigste Führungsinstrument.“
Anstatt einzelne Schritte zu digitalisieren, wurde von Beginn an der gesamte Sitzungsablauf in Sherpany abgebildet. Das bedeutete:
- Keine parallelen Systeme für Tagesordnungspunkte, Protokolle oder Aufgaben
- Keine Zersplitterung über verschiedene Kanäle und Tools
- Keine Brüche zwischen Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung
Alles befindet sich in einer einzigen, sicheren Umgebung, die darauf ausgelegt ist, den größtmöglichen Nutzen zu schaffen.
Das Ergebnis ist ein stabiler Ablauf, der auch bei einer steigenden Anzahl von Sitzungen zuverlässig funktioniert.
Honegger Gruppe und Sherpany: Von Komplexität zu Kontrolle
Durch die Strukturierung aller Phasen einer Sitzung hat die Honegger Gruppe die Zusammenarbeit ihrer Führungsgremien grundlegend verändert.
Was früher aus einer Vielzahl einzelner Tools und Kanälen bestand, ist heute ein klarer und gesteuerter Ablauf.
Ein Ablauf, der sich über Sitzungen des Aufsichtsrats, der Geschäftsleitung und weiterer Gremien hinweg skalieren lässt.
Und vor allem ein Ablauf, der Zeit und Aufmerksamkeit für das Wesentliche freisetzt: fundierte Beschlüsse zu treffen, die das Unternehmen voranbringen.
