Um die Zusammenarbeit an vertraulichen Dokumenten zu vereinfachen, setzte der Verwaltungsrat des Schweizer Versicherers Helvetia ab 2013 ein Board-Portal ein. Dies erlaubte es den Verwaltungsräten, die Dokumente digital abzurufen und auf gedruckte Sitzungsmappen zu verzichten. Jedoch genügte diese Lösung den Ansprüchen zunehmend nicht mehr: Das verwendete Board-Portal war zum damaligen Zeitpunkt eher ein auf das Dateimanagement orientiertes System, das bei den grossen Herausforderungen rund um die Organisation von Verwaltungsratssitzungen nur beschränkt Unterstützung bot. Helvetia erkannte, dass eine umfassendere Lösung nötig ist.
Deshalb suchte der damalige Sekretär des Verwaltungsrats, Christophe Niquille, nach einer optimierten Lösung, wobei er auf die Sitzungsmanagement-Software von Sherpany stiess. Einige Mitglieder des Verwaltungsrats arbeiteten bereits mit Sherpany in anderen Mandaten und empfahlen die Software als besonders benutzerfreundlich. Anfangs 2018 stellte der Verwaltungsrat dann innert kürzester Zeit vollständig auf Sherpany um. Schauen wir nun, was sich für Helvetia verändert hat.
Einfacher Wechsel ohne die bestehende IT-Infrastruktur zu beeinträchtigen
“Ich bin mit dem Wechsel zu Sherpany sehr zufrieden”, sagt Christophe Niquille. Aufgrund der Erfahrungen mit dem früheren System und dem Umstand, dass Sherpany – wie auch die vorher benutzte Software - eine SaaS-Cloud-Lösung ist, konnte der Wechsel sehr einfach erfolgen. Die bestehende IT-Infrastruktur von Helvetia wurde nicht tangiert. Niquille, der sich selbst als “relativ versiert in IT-Fragen” beschreibt, konnte den Wechsel zu Sherpany gar fast vollständig ohne Hilfe vornehmen.
Insgesamt erleichtern Lösungen wie Sherpany die Arbeit des Verwaltungsrats-Sekretärs wesentlich. Die Sitzungsvorbereitung kann fast vollständig auf elektronisch umgestellt werden. So können unter jedem Traktandum die jeweils wichtigen Dokumente abgelegt und digital, schnell und empfängerspezifisch verbreitet werden. Im Vergleich zum vorherigen Anbieter bietet Sherpany spezielle Vorteile bei der Organisation von Sitzungen. “Insbesondere die Erstellung der Agenda mit dem Zeitmanagement ist viel einfacher geworden”, so Niquille.
Effizientere Vorbereitung und bessere Corporate Governance
Die Verwaltungsräte gewöhnten sich auch schnell an die neue Lösung. Dabei half das moderne Design von Sherpany, und dass die Benutzung der Software sehr intuitiv ist: “Sherpany stiess auf gute Akzeptanz und die Umstellung erfolgte schnell und ohne spezielle Schulung”, so Christophe Niquille. Überdies sei Sherpany den Verwaltungsräten bei Fragen und technischer Unterstützung immer schnell zur Verfügung gestanden.
Sherpany half dem Verwaltungsrat von Helvetia dabei, das ganze Sitzungsmanagement effizienter zu gestalten. Christophe Niquille streicht die drei grössten Vorteile heraus:
- Formalisierte Vorbereitung und Strukturierung der Sitzungen
- Schnelligkeit der Informationsverteilung
- Sicherheit der Kommunikation/Speicherung der Unterlagen
Durch die sichere und schnelle Verbreitung von Dokumenten bereiten sich die Verwaltungsräte heute viel besser auf die Sitzungen vor. Sherpany ermöglicht auch die selektive Verteilung von Dokumenten an Benutzer und Gruppen, die spezifische Informationen benötigen. Der ganze Sitzungsprozess sei jetzt viel strukturierter als früher, sagt Niquille. Wesentlich ist auch die einfachere Archivierung von Dokumenten (wie z.B. Sitzungsprotokolle). So können die Verwaltungsräte jederzeit Hintergründe zu früheren Entscheidungen nachvollziehen und deren Auswirkungen überprüfen. “Dies bietet auch einen wesentlichen Vorteil aus der Sicht von Corporate Governance und Compliance”, so Niquille. Dies ist auch einer der Gründe, warum Helvetia die Software von Sherpany heute auch für ihre Geschäftsleitung benützt.
Diese Fallstudie zeigt die klaren Vorteile von Sherpany für Führungsgremien auf. Selbst wenn Sie bereits einen Dateimanager für vertrauliche Dokumente benutzen, lohnt sich für Sie die Umstellung auf eine Sitzungsmanagement-Software sehr wohl. Dank dem intuitiven und modernen Design verläuft der Wechsel einwandfrei und schnell wie bei Helvetia. So können Sie effizientere Sitzungen garantieren und Ihre Corporate Governance verbessern.
