Insbesondere Vorstandssitzungen mit vielen vertraulichen Unterlagen sind aufwändig. Neben dem Faktor Datenschutz sind eine zentrale Ablage und die intuitive Bedienung der Meeting Management Software entscheidend. 

Fabienne Hugener, Teamleiterin des CEO-Office bei der Centris AG, ist mit den Abläufen von Management-Meetings bestens vertraut: Zu ihrem Aufgabenbereich gehören die Organisation, Verwaltung und Protokollierung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats sowie dessen Ausschüssen. 

Datenschutz im Fokus

Datenschutz und effizientere Prozesse waren die Hauptgründe für Centris, um Sherpany zu implementieren. “Einer der Vorteile war, dass die Server in der Schweiz sind und die Daten auch in der Schweiz bleiben”, erklärt Fabienne Hugener, die Sherpany mindestens zweimal pro Woche nutzt. Dabei habe sich auch der Austausch von vertraulichen Dokumenten deutlich erleichtert. 

Nicht nur der Datenaustausch bei den Vorstandssitzungen der Centris AG hat sich vereinfacht: “Das ganze Miteinander ist nun viel einfacher”, freut sich Fabienne Hugener. So seien die Sitzungsprozesse mit Sherpany – als All-in-one-Lösung – nun besser zu steuern. Anstatt umständlich via E-Mails, ließe es sich nun intuitiv über unsere Software kommunizieren.

Dies kommt der Teamleiterin im CEO-Office insbesondere bei der Sitzungsorganisation zugute. “Die Traktandenliste kann ganz einfach mit dem Copy-Paste-Prinzip übernommen werden und Aufträge, Beschlüsse sowie die Sitzungsunterlagen sind zentral dokumentiert.” Indem alle Gremiumsmitglieder Zugriff auf die Plattform haben, müssen die Unterlagen auch nicht mehr ausgedruckt oder individuell versendet werden.

Viel Zeitersparnis bei der Protokollierung

Ein weiterer großer Vorteil liegt bei der Protokollierung. Hier profitiert Centris von den mit der Agenda verknüpften Protokollen in Sherpany. “Ich spare Zeit, weil ich die gesamte Agenda wieder verwenden kann und sie lediglich um die Gesprächsinhalte ergänzen muss.”

Reichlich Zeit sparen Fabienne Hugener und die Sitzungsmitglieder auch beim Genehmigungsprozess für Anträge und Protokolle sowie bei der Recherche nach Informationen aus früheren Sitzungen. In der Vergangenheit war es ungemein schwieriger, nach bestimmten Inhalten zu suchen. “Ich musste viel mehr Zeit aufwenden und alte Protokolle durchforsten, um bestimmte Inhalte herauszusuchen.” In Sherpany gestaltet sich dies – durch die Suche über Schlagworte – nun viel leichter und effizienter.

Leichtes Spiel bei Berechtigungen

In Sherpany sind die Berechtigungen der einzelnen Mitglieder einfach einseh- und anpassbar: Es kommt Fabienne Hugener zugute, dass Inhalte auch nur punktuell und an Nicht-Mitglieder bzw. Personen, die über keine Sherpany-Lizenz verfügen, zugestellt werden können. “Wenn ich zum Beispiel eine externe Person habe, die für ein spezifisches Thema in die Sitzung kommt, kann ich ihr danach die Entscheide gezielt zu diesem Thema weitergeben.”

Aus diesen Gründen ist Fabienne Hugener bemüht, dass Sherpany bei Centris noch intensiver genutzt wird: “Das perfekte Meeting ist für mich, wenn alle ihre Unterlagen fristgerecht erhalten und sich auf die Sitzung vorbereiten können. Das Protokoll und die Auftragsliste folgen zeitnah nach der Sitzung – alles in digitaler Form über die zentrale Plattform.”