Wie die BVG mit Sherpany ein Drittel der Sitzungszeit im Aufsichtsrat einspart

Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) sind Deutschlands größtes kommunales Verkehrsunternehmen und versorgen die 3,2 Millionen Einwohner der Stadt. Die 16.000 Mitarbeitenden ermöglichen jährlich 1,1 Milliarden Fahrten mit U-Bahn, Straßenbahn und Bus. Das Busnetz in Berlin und dem Umland ist 1.800 Kilometer lang. 

Volker Sparmann ist Mitglied des Aufsichtsrats der BVG und Vorsitzender des Prüfungsausschusses, der alle technischen und betrieblichen Projekte für den Aufsichtsrat vorbereitet. Die Rolle von Sherpany beschreibt er so: „Sherpany ist für uns wie vorgesehen ein Sitzungssystem, das wir als Managementsystem für unsere Mitglieder nutzen, also für die 16 Mitglieder des Aufsichtsrats, aber auch für die beiden vorbereitenden Ausschüsse. Dadurch haben wir den großen Vorteil, dass wir alle Unterlagen, die diesen drei Gremien vorgelegt werden, über das System vereinheitlichen und koordinieren können.“ 

Die Herausforderung: ein Papiertiger in drei Gremien 

Vor Sherpany bedeutete jede Sitzung Papier. Für jede Sitzung erhielt jedes Mitglied des Aufsichtsrats einen vollständigen Aktenordner. Im jährlichen Rhythmus aus Ausschuss- und Aufsichtsratssitzungen wuchs die Menge schnell. Sparmann erklärt: „Bei jeder Sitzung erhielt man einen ganzen Ordner voller Unterlagen. Wenn man fünf Ausschusssitzungen und fünf Aufsichtsratssitzungen pro Jahr hat, stehen am Jahresende zehn dicke Ordner im Schrank. Nach einer fünfjährigen Amtszeit, während der man all das aufbewahren muss, sind es mindestens 50 Ordner.“ 

Für die BVG war die Sitzungsvorbereitung sehr zeitaufwendig und erforderte umfangreiche Abstimmungen, bevor Entscheidungen überhaupt besprochen werden konnten. Sparmann sagt: „Bei einem alten System und einem solchen Papiertiger besteht das Problem darin, dass man enorm viel Zeit mit Lesen, Zusammenstellen und auch mit Telefonaten zur Abstimmung mit anderen verschwendet.“ 

Die Lösung: ein System, eine aktuelle Version für alle 

Die BVG hatte zuvor ein anderes System getestet. Sparmann beschreibt das Unternehmen als Verfechter eines Learning-by-Doing-Ansatzes: „Wir hatten bereits ein anderes System ausprobiert, mit dem wir nicht zufrieden waren. So sind wir zu Sherpany gekommen.“ 

Der Prüfungsausschuss übernahm die Pilotphase. Seine zunächst sechs Mitglieder testeten Sherpany ein Jahr lang, bevor sie das System dem gesamten Aufsichtsrat empfahlen. Sparmann erklärt, dass die unterschiedlichen digitalen Kenntnisse ein Risiko darstellten: „Wir haben auch ältere Mitglieder wie mich, die nicht ganz auf dem neuesten Stand sind. Es ist wichtig, sie davon zu überzeugen, was die Arbeit damit besser macht. So sind wir zu Sherpany gekommen, und ich muss sagen: Bis heute gab es keine einzige Beschwerde.“ 

Es war wichtig, auch die weniger digitalaffinen Mitglieder des Aufsichtsrats zu überzeugen. Genau das leistete die Pilotphase. Der zuvor skeptische Aufsichtsrat führte Sherpany einstimmig ein. 

Mit Sherpany stand allen 16 Mitgliedern des Aufsichtsrats sofort eine einzige aktuelle Version jedes Dokuments zur Verfügung. Sie ersetzte den uneinheitlichen Papierbestand. Sparmann sagt: „Mit Sherpany haben wir jetzt alles zusammengeführt und vor allem alles aktualisiert. Das ist bei 16 Mitgliedern im Aufsichtsrat besonders hilfreich. So hat jeder eine aktuelle Version.“ 

Sparmann arbeitet systematisch mit der Plattform. Über Agendapunkte verfolgt er jedes Thema von der ersten Information bis zum Beschlussvorschlag. Mithilfe der Bibliothek behält er zudem die Zuständigkeiten des Ausschusses im Blick.

Die Ergebnisse: abgestimmte Entscheidungen und kürzere Sitzungen 

Da alle Mitglieder eine Sitzung mit denselben aktuellen Unterlagen beginnen, arbeitet der Aufsichtsrat auf einer gemeinsamen Faktenbasis. Das verkürzt den Prozess und die Entscheidungswege. Vor allem lassen sich die Abläufe aus den Vorbesprechungen und Ausschüssen in den Aufsichtsrat überführen, sodass alle Beteiligten abgestimmt handeln. 

Themen, die früher über vier oder fünf Sitzungen hinweg verfolgt werden mussten, lassen sich heute im System von der ersten Information bis zum Beschlussvorschlag nachvollziehen. Die Vorbereitung übernimmt einen Teil der Arbeit, die früher in der Sitzung stattfand. Sparmann erklärt: „Ich nutze Sherpany ganz klassisch, bereite mich Punkt für Punkt vor und stelle während der Vorbereitungsphase fest, wo ich Klärungsbedarf habe oder zusätzliche Beiträge des Aufsichtsrats wünsche. So sind in der Sitzung selbst alle Punkte geklärt. Da alle Teilnehmenden so vorgehen, sind wir bei Entscheidungen immer einer Meinung und aufeinander abgestimmt.“ 

Der Prüfungsausschuss priorisiert zudem die Agenda. Er trennt Punkte, die der gesamte Aufsichtsrat einzeln behandeln muss, von solchen, die gebündelt genehmigt werden können. Im ersten Jahr dieses Vorgehens hat der Aufsichtsrat die gebündelten Punkte durchgehend genehmigt. Sparmann sagt: „Der Aufsichtsrat hat dieses Verfahren der gebündelten Abstimmung stets genehmigt. Dadurch gewinnen wir enorm viel Zeit bei weniger prioritären Punkten und können die wichtigen Themen deutlich ausführlicher besprechen.“ 

Die Wirkung lässt sich an der Uhr ablesen. Sparmann sagt: „Früher dauerten unsere Aufsichtsratssitzungen fünf oder sechs Stunden. Heute erreichen wir dasselbe in drei bis vier Stunden.“ 

Warum die BVG Sherpany empfiehlt 

Für die BVG überzeugen vor allem die inhaltliche Abstimmung, die Zeitersparnis und die persönliche Koordination zwischen den Beteiligten, die nun durch die Plattform unterstützt wird. 

Sparmann betont: „Ich würde Sherpany ausdrücklich empfehlen, weil es für uns alle besser wäre. Als Vorreiter würden wir es ebenfalls empfehlen, und andere könnten selbstverständlich von den Vorteilen profitieren, die ich beschrieben habe.“ 

Wenn Sie dem Beispiel der BVG folgen und wertvolle Sitzungszeit im Aufsichtsrat sparen möchten, buchen Sie noch heute ein kostenloses Beratungsgespräch und besprechen Sie, wie Sherpany in Ihrer Organisation eingesetzt werden kann