Wekelijkse bestuursvergaderingen zijn cruciaal voor de besluitvorming bij Raiffeisen Bank International (RBI). De voorbereiding ervan berustte echter sterk op handmatig werk, van het opstellen van de agenda tot documentbeheer. Met Sherpany is die inspanning ondergebracht in één veilig end-to-endproces voor het bestuur.
Henri Hagen, werkzaam bij het Group Executive Office van RBI, beschrijft hoe sterk dit ritme in hun werk is verankerd: ‘Mijn team en ik van het secretariaat-generaal gebruiken Sherpany wekelijks voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van bestuursvergaderingen.’ Wat voorheen een versnipperd en handmatig proces was, is nu één doorlopende workflow.
De uitdaging: te veel handmatig werk achter de schermen
Vóór Sherpany vergde de voorbereiding van wekelijkse bestuursvergaderingen veel handmatige afstemming. Agenda’s werden in Word opgesteld, documenten werden handmatig geüpload en hernummerd, en zelfs kleine wijzigingen veroorzaakten een reeks opmaaktaken.
Henri legt uit: ‘Voordat we met Sherpany werkten, waren de processen veel handmatiger. We stelden de agenda bijvoorbeeld op in Word. Dat leidde tot langdurige opmaak, veel kleine aanpassingen en documenten die handmatig moesten worden hernummerd.’
Deze inefficiënties vormden geen governancerisico, want RBI is een sterk gereguleerde organisatie met gevestigde structuren. Ze namen wel tijd in beslag die elders beter kon worden besteed. ‘We hadden aanzienlijk meer tijd nodig om de wekelijkse bestuursvergaderingen voor te bereiden, vooral door de vele handmatige taken, zoals de agenda opstellen en documenten hernummeren’, herinnert Henri zich.
De uitkomst was duidelijk: het werk werd goed gedaan, maar vergde meer inspanning dan nodig.
De oplossing: één veilig platform voor de volledige bestuurscyclus
Toen RBI oplossingen beoordeelde, was het doel niet om afzonderlijke stappen te digitaliseren, maar om het volledige bestuursproces van begin tot eind te ondersteunen. Sherpany onderscheidde zich op meerdere vlakken.
‘Er zijn verschillende redenen waarom we uiteindelijk voor Sherpany hebben gekozen’, zegt Henri. ‘Ten eerste bood het alle functies die belangrijk zijn voor onze end-to-endprocessen rond bestuursvergaderingen.’
Veiligheid en onafhankelijkheid speelden een even belangrijke rol. Als bank verwerkt RBI zeer gevoelige informatie en valt de organisatie onder strenge regelgeving. De Zwitserse oorsprong en beveiligingsarchitectuur van Sherpany sloten hierbij aan. ‘We wilden afhankelijkheid van grote Amerikaanse technologiebedrijven vermijden’, legt Henri uit.
Bovendien bood Sherpany Bring Your Own Key-encryptie, in feite versleutelde datarooms, waardoor we als bank onze gevoelige gegevens zo veilig mogelijk kunnen opslaan.
Tegenwoordig ondersteunt Sherpany de volledige levenscyclus van bestuursvergaderingen bij RBI. Agenda’s worden in het platform opgesteld, documenten veilig met bestuursleden gedeeld, vergaderingen digitaal gehouden en notulen voorbereid en ter digitale ondertekening verstuurd. Henri zegt: ‘We gebruiken Sherpany vooral voor het proces rond bestuursvergaderingen: we stellen de agenda op, sturen die naar de bestuursleden, delen de vergaderdocumenten en versturen later ook de notulen via Sherpany voor digitale ondertekening.’
De resultaten: efficiëntie, transparantie en focus op wat belangrijk is
Het meest directe effect van Sherpany was een duidelijke verandering in de tijdsbesteding binnen het Executive Office. Handmatige opmaak en documentverwerking zijn naar de achtergrond verdwenen.
‘De voorbereiding is aanzienlijk efficiënter geworden’, legt Henri uit. In plaats van zich op administratieve details te richten, kan het team nu aandacht besteden aan de inhoud. ‘We besteden veel minder tijd aan zaken als een agenda opmaken of documenten hernummeren en kunnen ons in plaats daarvan op de inhoud richten.’
Sherpany heeft ook veranderd hoe besluiten en opvolging worden beheerd. Taken en besluiten staan niet langer verspreid over e-mails of documenten, maar worden centraal gevolgd. ‘Het volgen van vervolgacties, dus taken en besluiten, is veel eenvoudiger geworden’, zegt Henri. ‘Deze kunnen heel soepel in Sherpany worden gevolgd, zodat we het overzicht behouden en waar nodig opvolgen.’
Deze structuur is vooral waardevol wanneer er weinig tijd is. ‘Ook bij besluiten op korte termijn en digitale circulaire besluitvorming kunnen we het bestuur snel informeren, alle benodigde documenten verstrekken, transparant laten stemmen en het besluit onmiddellijk vastleggen’, legt Henri uit. Vanuit governanceperspectief biedt deze helderheid zowel vertrouwen als snelheid.
Een partnerschap dat verder gaat dan het product zelf
Naast het platform zelf benadrukt RBI de kwaliteit van de samenwerking met het Sherpany-team. Van onboarding tot dagelijks gebruik was de ondersteuning steeds consistent en snel.
‘Het Sherpany-team was tijdens het hele onboarding- en implementatieproces buitengewoon behulpzaam’, zegt Henri. ‘Het team was altijd zeer professioneel en beantwoordde onze vragen heel snel.’
Eén element valt bijzonder op: de bereikbaarheid van de ondersteuning. ‘Via de online chat kom je altijd in contact met een echte persoon die op elk moment van de dag of nacht binnen twee tot vier minuten reageert’, voegt Henri toe. ‘Dat is een unieke functie die ik echt wil benadrukken.’
Sherpany is vanuit het Group Executive Office uitgebreid naar commissies en raden van commissarissen in het RBI-netwerk. De ervaring is daarbij consistent gebleven. ‘Onze ervaring is steeds positief geweest’, zegt Henri. ‘Onze vragen zijn altijd snel beantwoord en onze aandachtspunten zijn altijd serieus genomen, zeer professioneel, vriendelijk en met duidelijke focus.’
Vooruitblik
Nu Sherpany stevig in de wekelijkse routines is verankerd, heeft RBI meer gewonnen dan alleen operationele efficiëntie. Het platform creëert ruimte om aandacht te besteden aan de onderwerpen die er op bestuursniveau echt toe doen. Henri verduidelijkt:
Met Sherpany zijn we in staat om vergaderingen aanzienlijk effectiever en sneller te plannen, en ons te concentreren op de inhoudelijke en belangrijke onderwerpen.
Wat begon als een oplossing voor bestuursvergaderingen in Wenen, wordt nu in de hele groep gebruikt. ‘Het wordt inmiddels in de hele groep gebruikt, niet alleen hier in Wenen, maar ook in commissies en vergaderingen van raden van commissarissen bij de banken in het netwerk.’
Deze groepsbrede invoering weerspiegelt een gedeelde behoefte aan duidelijkheid, snelheid en veilige samenwerking tussen verschillende bestuursorganen, met behoud van de regelgevingsnormen die van een toonaangevende internationale bank worden verwacht.
Met een veilig end-to-endvergaderproces blijft Raiffeisen Bank International week na week versterken hoe besluiten worden voorbereid, genomen en vastgelegd.
