BVG, Berliner Verkehrsbetriebe, is het grootste gemeentelijke vervoersbedrijf van Duitsland en bedient de 3,2 miljoen inwoners van de stad. De 16.000 medewerkers verzorgen jaarlijks 1,1 miljard ritten via de metro, tramlijnen en een busnetwerk van 1.800 kilometer in Berlijn en omgeving.
Volker Sparmann is lid van de raad van commissarissen van BVG en voorzitter van de auditcommissie, die alle technische en operationele projecten voor de raad voorbereidt. Hij verduidelijkt de functie van Sherpany duidelijk: ‘Sherpany fungeert voor ons, zoals bedoeld, als een vergadersysteem dat we inzetten als beheersysteem voor onze leden, de 16 leden van de raad van commissarissen, evenals voor de twee voorbereidende commissies. Het grote voordeel is dat we alle documenten die aan deze drie organen worden voorgelegd via het systeem kunnen harmoniseren en coördineren.’
De uitdaging: een papieren tijger bij drie bestuursorganen
Vóór Sherpany betekende elke vergadering papier. Voor iedere vergadering ontving elk lid van de raad van commissarissen een volledige dossiermap. Door de jaarlijkse cyclus van commissie- en raadsvergaderingen liep het volume snel op. Sparmann legt uit: ‘Bij elke vergadering kreeg je een hele map vol papierwerk. Als je jaarlijks vijf commissievergaderingen en vijf vergaderingen van de raad van commissarissen hebt, staan er aan het eind van het jaar tien dikke mappen. Na een termijn van vijf jaar, waarin je alles moet bewaren, heb je minstens 50 mappen in de kast.’
Voor BVG was de voorbereiding van vergaderingen zeer tijdrovend en was veel afstemming nodig voordat besluiten überhaupt konden worden besproken. Sparmann zegt: ‘Met een oud systeem en zo’n papieren tijger verlies je enorm veel tijd aan lezen, samenstellen en telefonisch overleg met anderen.’
De oplossing: één systeem en één actuele versie voor iedereen
BVG had eerder een ander systeem getest. Volgens Sparmann kiest de organisatie bewust voor leren door te doen: ‘We hadden al een ander systeem geprobeerd, maar daar waren we niet tevreden over. Zo zijn we bij Sherpany terechtgekomen.’
De auditcommissie nam de pilot op zich. De eerste zes leden testten Sherpany een jaar lang voordat ze het systeem aan de voltallige raad van commissarissen aanbevalen. Sparmann legt uit dat de uiteenlopende digitale vaardigheden een risico vormden: ‘We hebben ook oudere leden, zoals ikzelf, die niet helemaal bij zijn. Het is belangrijk om hen ervan te overtuigen hoe dit hun werk verbetert. Zo zijn we bij Sherpany terechtgekomen en ik moet zeggen: tot op heden hebben we geen enkele klacht gehad.’
Het was belangrijk om ook de minder digitaal vaardige leden van de raad van commissarissen te overtuigen. De pilot deed precies dat. De raad, die vooraf sceptisch was, voerde Sherpany unaniem in.
Met Sherpany kregen alle 16 leden van de raad van commissarissen direct toegang tot één actuele versie van elk document, als vervanging van de versnipperde papieren dossiers. Sparmann zegt: ‘Met Sherpany hebben we alles samengebracht en, het belangrijkst, alles bijgewerkt. Dat is heel waardevol met 16 leden in de raad van commissarissen. Iedereen heeft nu een actuele versie.’
Sparmann werkt methodisch met het platform. Via agendapunten volgt hij elk onderwerp vanaf de eerste informatie tot en met het besluitvoorstel. Met de bibliotheek van het systeem houdt hij ook het mandaat van de commissie in beeld. Hij zegt: ‘Ik vind het fantastisch dat we in het systeem onze eigen bibliotheek hebben. Naast volledige vergaderingen kunnen we zo de reglementen van orde bekijken, zien wat elke commissie mag doen en wat onze verantwoordelijkheden zijn.’
Ik vind het fantastisch dat we in het systeem onze eigen bibliotheek hebben. Naast volledige vergaderingen kunnen we zo de reglementen van orde bekijken, zien wat elke commissie mag doen en wat onze eigen verantwoordelijkheden zijn.
De resultaten: afgestemde besluiten en kortere vergaderingen
Omdat ieder lid een vergadering met dezelfde actuele documenten begint, start de raad van commissarissen vanuit een gedeelde feitenbasis. Dit verkort het proces en de besluitvorming. Bovenal kunnen de processen uit de voorbereidende besprekingen en commissies worden doorgetrokken naar de raad van commissarissen, waardoor alle betrokkenen op één lijn komen.
Onderwerpen die eerder vier of vijf vergaderingen kostten om te bespreken, kunnen nu in het systeem worden gevolgd vanaf de eerste informatie tot het besluitvoorstel. De voorbereiding neemt werk over dat vroeger tijdens de vergadering plaatsvond. Sparmann legt uit: ‘Ik gebruik Sherpany op een heel traditionele manier. Ik bereid elk punt afzonderlijk voor en bepaal tijdens de voorbereiding waar ik verduidelijking of aanvullende input van de raad nodig heb, zodat alle punten tijdens de vergadering zelf duidelijk zijn. Omdat alle deelnemers dit doen, zijn we bij besluiten altijd eensgezind en op elkaar afgestemd.’
De auditcommissie prioriteert ook de agenda. Punten die de voltallige raad van commissarissen afzonderlijk moet behandelen, worden gescheiden van punten die gebundeld kunnen worden goedgekeurd. In het eerste jaar heeft de raad de gebundelde punten steeds goedgekeurd. Sparmann zegt: ‘De raad van commissarissen heeft deze aanpak met gebundelde stemming altijd goedgekeurd. Daardoor winnen we enorm veel tijd bij minder prioritaire punten en kunnen we de belangrijke onderwerpen veel uitgebreider bespreken.’
Het effect is duidelijk zichtbaar in de tijdsduur. Sparmann zegt: ‘Onze vergaderingen van de raad van commissarissen duurden vroeger vijf of zes uur. Nu bereiken we hetzelfde in drie tot vier uur.’
Waarom BVG Sherpany aanbeveelt
Voor BVG draait het om inhoudelijke afstemming, tijdsbesparing en de persoonlijke coördinatie tussen de betrokkenen die het platform nu ondersteunt.
Sparmann benadrukt: ‘Ik zou Sherpany van harte aanbevelen, omdat het voor ons allemaal beter zou zijn. Als toonaangevend voorbeeld zouden wij het ook aanbevelen, zodat anderen vanzelfsprekend kunnen profiteren van de voordelen die ik heb beschreven.’
Wilt u het voorbeeld van BVG volgen en kostbare vergadertijd besparen? Boek dan vandaag nog een gratis adviesgesprek en bespreek wat Sherpany voor uw organisatie kan betekenen.
