W&R Barnett est la plus grande entreprise familiale d'Irlande du Nord, et la 48ème plus grande entreprise privée du Royaume-Uni. Avec un chiffre d'affaires record de 1,4 milliard de livres sterling en 2020, la société a connu une croissance considérable ces dernières années - ses activités allant de l’agroalimentaire aux emballages en carton. Ce succès ne veut pas dire que tout a toujours été simple. Comme pour toutes les entreprises, 2020 s’est révélé être l’année de tous les défis.

Les entreprises du groupe W&R Barnett sont très diverses. La gestion globale du groupe n'est pas une mince affaire : ses filiales sont réparties dans plusieurs pays, avec des fuseaux horaires et secteurs d'activité différents. Tenir les rênes de cette entreprise en pleine expansion est une tâche qui n’a donc plus rien à voir avec ce qu’elle était lors de sa création en 1896.

En 2019, W&R Barnett a décidé de faire appel à Sherpany afin de structurer, de sécuriser et d'accroître l’efficacité de ses réunions de direction. Nous avons rencontré William Barnett, PDG du groupe, pour savoir dans quelle mesure le déploiement de Sherpany a eu une influence sur la gouvernance de cette entreprise familiale. 

Organiser des réunions dans une entreprise internationale et multi-sites

W&R Barnett est une structure multi-sites répartie dans plusieurs pays. L’impression et l’envoi de tous les documents en amont des réunions de direction étaient un réel défi, d’autant plus que les directeurs de l'entreprise sont régulièrement en déplacement. À cela s’ajoute la situation actuelle, dans laquelle le travail à distance est devenu la norme, mais sans que tous les collaborateurs aient, pour autant, accès en permanence à une imprimante.

En outre, la sécurité des documents physiques était un sujet d’inquiétude. W&R Barnett a donc commencé à examiner les possibilités de digitalisation de leurs réunions. William Barnett explique leur principale motivation : « L'idée que quelqu'un puisse oublier son sac dans un train, ou égarer des informations clés concernant la direction du groupe, a été le moteur derrière notre décision d’implémenter une solution de gestion des réunions. »

Surmonter les obstacles liés aux réunions : à la recherche d'une solution intuitive et sécurisée

La nécessité de digitaliser leur processus de réunion était devenue une évidence pour W&R Barnett. L'entreprise souhaitait un outil qui lui permettrait de gérer tous les documents de réunion de manière rigoureuse et numérique, ainsi que de rationaliser le processus d'organisation des réunions tout en offrant aux directeurs la possibilité de rechercher des informations et de relire les décisions prises lors de réunions précédentes.

M.Barnett explique ainsi sa décision d’intégrer une solution de gestion des réunions : « Pour nous, il s'agissait essentiellement d’avoir toujours tous nos dossiers sous la main, où que nous nous trouvions ». Et de poursuivre : « en tant qu'organisateur de réunions, je suis ravi de voir à quel point le processus de téléchargement des documents dans Sherpany est intuitif ». 

La sécurité a été un autre facteur déterminant dans la procédure de sélection de W&R Barnett. Avec un certain nombre de directeurs non exécutifs et une équipe en expansion, il était vital de pouvoir partager différents niveaux d'information entre collaborateurs, tant internes qu'externes à l’entreprise. M. Barnett affirme d’ailleurs que « la possibilité de définir différents niveaux de sécurité selon les utilisateurs a influencé notre décision d’intégrer Sherpany. Cette fonctionnalité nous permet de garder le contrôle de nos informations de direction, et de ne partager que celles qui sont nécessaires avec les personnes extérieures à notre entreprise ».

Optimiser les réunions de direction : comment W&R Barnett utilise Sherpany 

W&R Barnett utilise Sherpany pour toutes les réunions de son conseil d'administration et de ses comités connexes. Les directeurs l'utilisent également pour leurs réunions formelles, dès lors qu’il y a plusieurs points à l'ordre du jour ou une exigence de documenter les résultats de la réunion.

Lorsqu'une entreprise décide de mettre en place Sherpany, notre équipe de Customer Success collabore avec les dirigeants pour assurer une transition fluide vers des réunions numériques. Cela varie d'un client à l'autre, mais pour une entreprise telle que W&R Barnett, où les réunions de direction étaient déjà considérées comme efficaces, il s'agissait plutôt d'améliorer et de développer le protocole existant en passant à des méthodes de travail numériques. 

Lorsque M. Barnett évoque les principaux avantages pour sa société, il indique que

Du point de vue de la sécurité, Sherpany garantit à W&R Barnett que toutes leurs informations sont stockées de manière confidentielle et sécurisée, et ne sont partagées qu’avec les personnes autorisées. La centralisation des documents de réunion réduit considérablement le risque de négligence et par ricochet, celui de voir des informations sensibles tomber entre de mauvaises mains. 

Sherpany a permis de réduire le délai entre la finalisation des documents de réunion et la réunion en elle-même. Avant l’implémentation de Sherpany, les documents de réunion de W&R Barnett devaient être finalisés une semaine à l'avance. Grâce à Sherpany, ce délai a été ramené à trois jours. Les réunions reposent désormais sur des informations plus récentes et plus précises, ce qui évite les changements de dernière minute.

Les directeurs de W&R Barnett ont adopté Sherpany après une courte formation à la solution. M. Barnett souligne que : « le logiciel est simple et très intuitif, bien plus que certaines plateformes concurrentes que nous avons testées. Sherpany est une solution très conviviale ». Il poursuit en expliquant que « la portabilité de Sherpany est un avantage important pour nos directeurs. Le fait de pouvoir accéder à distance à tous les documents de réunion, même lorsqu'ils sont hors ligne, est très utile ».