Nous vivons dans un monde en évolution rapide où l'information est abondante et instantanée, ce qui oblige les entreprises à repenser la façon dont l'information est transmise afin d'assurer un processus efficace. En 2016, Swiss Tennis a commencé à utiliser la solution Sherpany pour saisir certaines des opportunités offertes par la transformation numérique et aussi pour adapter la culture des réunions à la réalité actuelle.

L'envoi de tonnes de copies de documents sous format papier faisait partie de la préparation des réunions du conseil d'administration, des commissions et des comités de Swiss Tennis. À un certain stade, cela n'était plus une option. Les coûts et les déchets liés au papier contrastent avec la vision de durabilité de l'organisation. "Lorsque nous avons calculé nos coûts d'impression et d'envoi d'un grand nombre de documents au cours de l'année, il était évident qu'une solution digitalisée comme Sherpany était la meilleure option pour notre Fédération et pour la communication avec ses groupes cibles", explique René Stammbach, Président de Swiss Tennis.

Le conseil d'administration de Swiss Tennis se réunit 5 fois par an, la direction le fait une fois par mois et compte tenu de ses commissions et comités, cela représente plus de 50 réunions par an.

Une adoption rapide et facile de la solution par un groupe diversifié de membres du conseil d'administration

Avec un groupe diversifié de membres du CA en ce qui concerne la langue, l'âge, le sexe, l'éducation et même les intérêts, il était nécessaire d'opter pour une solution qui puisse être comprise et gérée par tous. Une autre exigence était la couverture géographique : La Fédération suisse de tennis est répartie dans 19 associations régionales et plus de 850 clubs en Suisse.

Sherpany répondait à tous ces critères et c'est ainsi que la transition des réunions sur papier aux réunions numériques a commencé. Lorsque cette transition a commencé, tous les membres du conseil d'administration ou de la direction n'avaient pas les mêmes compétences en informatique, chacun avait son propre niveau individuel, mais le processus était tout de même géré d'une manière "rapide et facile”, selon René.

L'outil idéal pour préparer et animer les réunions de Swiss Tennis

Après une première période d'utilisation de la solution par ses dirigeants, la société a constaté les premiers résultats : réduction des coûts, moindre utilisation d'autres ressources comme le papier et une simplification générale de ses efforts de communication et d'information. "Les économies sont égales, voire supérieures à l'investissement nécessaire pour la solution Sherpany, ce qui est déterminant ” , explique René Stammbach.

Pour les membres du CA, un grand avantage est la facilité de manipulation des documents, qui peuvent être consultés en tout lieu et à tout moment en toute sécurité. "Plutôt que de voyager avec une quantité impressionnante de paperasse, toute l'information nécessaire est maintenant accessible à partir d'un ordinateur portable, d'une tablette ou d'un smartphone".

Dans son expérience personnelle, le Président de Swiss Tennis a souligné les gains de gestion du temps obtenus grâce à l'adoption de la solution : "J'ai constaté que mon temps de préparation aux réunions a considérablement diminué, je dirais presque 50%". Ce gain de temps est dû à certaines des fonctionnalités de l'application qui permettent aux utilisateurs d'ajouter des notes, de définir les priorités des sujets dans l'ordre du jour de la réunion et d'écrire à la main comme pour le papier.

Ces caractéristiques et d'autres de la solution de gestion de réunions Sherpany se reflètent dans le temps passé en réunions, nous a dit René : " Le programme a également raccourci le temps des réunions - je dirais environ 30% de la durée économisée ". Les résultats sont positifs et, dans l'ensemble, l'organisation considère la solution Sherpany comme l'outil idéal pour préparer et animer des réunions chez Swiss Tennis.