Les réunions hebdomadaires du conseil d’administration sont essentielles à la prise de décision chez Raiffeisen Bank International (RBI). Leur préparation reposait toutefois largement sur des tâches manuelles, de la création de l’ordre du jour à la gestion des documents. Avec Sherpany, ces tâches sont désormais intégrées à un processus unique et sécurisé couvrant l’ensemble du cycle des réunions.
Henri Hagen, qui travaille au Group Executive Office de RBI, explique à quel point ce rythme structure le travail de son équipe : « Mon équipe et moi-même, au Secrétariat général, utilisons Sherpany chaque semaine pour préparer, tenir et assurer le suivi des réunions du conseil. » Le processus autrefois fragmenté et manuel est devenu un processus fluide et continu.
Le défi : trop de tâches manuelles en coulisses
Avant Sherpany, la préparation des réunions hebdomadaires du conseil exigeait une coordination manuelle importante. Les ordres du jour étaient créés dans Word, les documents étaient importés et renumérotés manuellement, et la moindre modification entraînait toute une série d’ajustements de mise en forme.
Henri explique : « Avant Sherpany, les processus étaient beaucoup plus manuels. Nous créions notamment l’ordre du jour dans Word, ce qui nécessitait de longues opérations de mise en forme et de nombreux ajustements et la renumérotation manuelle des documents. »
Ces inefficacités ne compromettaient pas la gouvernance de RBI, une organisation fortement réglementée dotée de structures bien établies. Elles mobilisaient toutefois un temps précieux qui aurait pu être consacré à d’autres tâches. « Il nous fallait beaucoup plus de temps pour préparer les réunions hebdomadaires du conseil, en particulier en raison des nombreuses tâches manuelles, comme la création de l’ordre du jour et la renumérotation des documents », se souvient Henri.
Le constat était clair : le travail était correctement réalisé, mais il exigeait plus d’efforts que nécessaire.
La solution : une plateforme sécurisée pour toutes les étapes des réunions du conseil
Lorsque RBI a évalué différentes solutions, l’objectif n’était pas de numériser des étapes isolées, mais de couvrir l’ensemble du processus de gestion des réunions du conseil. Sherpany s’est distingué à plusieurs égards. « Plusieurs raisons nous ont finalement conduits à choisir Sherpany », explique Henri. « Tout d’abord, la plateforme proposait toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin pour gérer les réunions du conseil de bout en bout. »
La sécurité et l’indépendance ont joué un rôle tout aussi important. En tant que banque, RBI traite des informations hautement sensibles et est soumise à des exigences réglementaires strictes. L’ancrage suisse de Sherpany et son architecture de sécurité répondaient à ces attentes. « Nous voulions éviter de dépendre de grandes entreprises technologiques américaines », explique Henri.
Sherpany proposait également un chiffrement Bring Your Own Key, avec des espaces de données chiffrés, qui nous permet, en tant que banque, de stocker nos données sensibles de la manière la plus sûre possible
Aujourd’hui, Sherpany couvre l’ensemble du cycle de vie des réunions du conseil chez RBI. Les ordres du jour sont créés sur la plateforme, les documents sont partagés en toute sécurité avec les membres du conseil, les réunions sont organisées au format numérique, et les procès-verbaux sont préparés puis envoyés pour signature électronique. Henri précise : « Nous utilisons principalement Sherpany pour l’ensemble du processus de gestion des réunions du conseil : création de l’ordre du jour, envoi aux membres du conseil, partage des documents de réunion, puis envoi du procès-verbal via Sherpany pour signature électronique. »
Les résultats : efficacité, transparence et concentration sur l’essentiel
L’effet le plus immédiat de Sherpany a été un changement notable dans la répartition du temps de travail au sein du Secrétariat exécutif. Les tâches manuelles de mise en forme et de gestion documentaire occupent désormais beaucoup moins de place. « La préparation est devenue nettement plus efficace », explique Henri. Au lieu de se concentrer sur des détails administratifs, l’équipe peut désormais se consacrer au fond. « Nous passons beaucoup moins de temps à mettre en forme les ordres du jour ou à renuméroter les documents. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur le fond. »
Sherpany a également transformé la manière dont les décisions et les actions de suivi sont gérées. Les tâches et les décisions ne sont plus dispersées dans les e-mails et les documents, mais suivies de manière centralisée. « Le suivi, c’est-à-dire les tâches et les décisions, est devenu beaucoup plus simple », explique Henri. « Tout peut être suivi très facilement dans Sherpany, ce qui nous permet de conserver une vue d’ensemble et d’assurer le suivi nécessaire. »
Cette structure est particulièrement utile lorsque le temps presse. « Même pour les décisions urgentes et les résolutions circulaires, il est possible d’informer rapidement le conseil, de fournir tous les documents nécessaires, de permettre un vote transparent et de consigner immédiatement la décision », explique Henri. Du point de vue de la gouvernance, cette transparence permet de gagner à la fois en fiabilité et en rapidité.
Un partenariat qui va au-delà du produit
Outre la plateforme elle-même, RBI souligne la qualité de la collaboration avec l’équipe Sherpany. De la prise en main initiale à l’utilisation quotidienne, l’assistance s’est montrée constante et réactive. « L’équipe Sherpany nous a énormément aidés tout au long de la phase de prise en main et de déploiement », explique Henri. « Elle a toujours fait preuve d’un grand professionnalisme et répondu très rapidement à nos questions. »
Un élément se distingue particulièrement : l’accessibilité de l’assistance. « Le chat en ligne vous met toujours en relation avec un interlocuteur, qui répond en deux à quatre minutes, à toute heure du jour ou de la nuit », ajoute Henri. « C’est un atout unique que je tiens vraiment à souligner. »
L’utilisation de Sherpany s’est étendue du Group Executive Office aux comités et aux conseils de surveillance du réseau RBI, sans que la qualité de l’accompagnement ne change. « Notre expérience a toujours été positive », constate Henri. « Nos questions ont toujours reçu une réponse rapide et nos préoccupations ont toujours été prises en compte, avec professionnalisme, bienveillance et un réel souci de nous apporter des réponses précises. »
Perspectives
Sherpany étant pleinement intégré aux routines hebdomadaires, RBI a obtenu bien plus qu’un simple gain d’efficacité opérationnelle. La plateforme libère du temps pour se concentrer sur aux sujets véritablement importants pour le conseil.
Sherpany nous a permis de préparer les réunions beaucoup plus efficacement et rapidement », explique Henri, « et de nous concentrer sur les sujets de fond importants.
Initialement adoptée pour les réunions du conseil à Vienne, la solution est désormais utilisée dans l’ensemble du groupe. « La solution est maintenant utilisée dans tout le groupe, pas seulement ici à Vienne, mais aussi dans les comités et les réunions des conseils de surveillance des banques du réseau. »
Ce déploiement à l’échelle du groupe témoigne d’un besoin commun de clarté, de rapidité et de collaboration sécurisée entre les différents organes de gouvernance, tout en répondant aux exigences réglementaires auxquelles est soumise une grande banque internationale.
Grâce à un processus de réunion sécurisé de bout en bout, Raiffeisen Bank International continue, semaine après semaine, à améliorer la préparation des décisions, leur adoption et leur consignation.
