Un dicton dit que ne pas se préparer, c'est se préparer à échouer. C'est particulièrement vrai pour les réunions : une bonne organisation, une structure adéquate et des objectifs clairs permettent d'utiliser plus efficacement le temps de réunion - un facteur décisif pour le succès d'une entreprise.

Paolo Altundag est Directeur financier (CFO) du groupe Frutiger, l'un des principaux prestataires de services de construction en Suisse. Il passe en moyenne dix heures par semaine en réunion et a des idées bien arrêtées sur la façon dont elles devraient être menées : "La bonne réunion peut être courte et fluide au lieu d'être longue et pesante"

Une exigence essentielle : la numérisation des documents

Paolo Altundag a constaté des difficultés dans la préparation des réunions, qui se déroulaient souvent à la dernière minute, et exclusivement sur papier. Par ailleurs, le traitement des documents papier était fastidieux.

Par conséquent, M. Altundag a compris qu'il fallait trouver une nouvelle solution pour les réunions de gestion du groupe d'entreprises Frutiger. Leurs besoins pouvaient être classés selon les critères suivants :

• Automatisation
• Digitalisation
• Un outil compétitif

Le déploiement de la solution s'est déroulé sans problème

La décision a finalement été prise en faveur de Sherpany, notamment en raison des avantages que la solution offrait en termes de préparation des réunions. M. Altundag et son assistante, Andrea Bänz, ont été chargés du déploiement de notre solution de gestion des réunions - et sont rapidement devenus des utilisateurs compétents. "L'onboarding s'est déroulé sans problème. La solution est intuitive et facile à comprendre", se souvient M. Altundag. Par exemple, il n'a fallu que peu de formation pour que les utilisateurs puissent utiliser pleinement la fonction commentaires.

Le groupe d'entreprises utilise Sherpany depuis juin 2021, et M. Altundag est entièrement satisfait. Par exemple, la préparation des réunions est devenue beaucoup plus facile. "Celui qui soumet un point à l'ordre du jour peut parfois même recevoir un retour avant la réunion, ce qui nous donne une longueur d'avance en termes d'information."

La préparation centralisée et asynchrone avec notre solution permet également de compenser les absences. En outre, grâce à l'accès à distance, une excellente vue d'ensemble est également possible le week-end ou pendant les vacances - si nécessaire. Le fait que Sherpany soit disponible sur toute une série d'appareils rend le travail plus flexible et agile.

La fonction de procès-verbal de réunion fait gagner beaucoup de temps

Mais ces avantages ne concernent pas seulement la préparation des réunions. Lors des réunions, il est essentiel de prendre des décisions et de les consigner dans le procès-verbal qui permettra plus de clarté et un meilleur suivi.

L'ordre du jour simple, soutenu par la fonction de procès-verbal de réunion de Sherpany, est très utile au groupe Frutiger. "Nous gagnons beaucoup de temps", explique M. Altundag.

Cela permet d'enregistrer clairement les décisions et aussi de noter les décisions des différents participants à la fin du procès-verbal de la réunion.

Grâce à la solution de gestion de réunions Sherpany, l'équipe de direction du Groupe Frutiger tire le meilleur parti de ses réunions et gagne un temps précieux dans leur suivi. De plus, l'ensemble de la direction du groupe reste informée et connectée à tout moment - même à distance.

Le CFO Paolo Altundag a déjà en tête la prochaine étape du parcours Sherpany du groupe. "Nous espérons impliquer le conseil d'administration".