Les réunions du conseil d'administration sont particulièrement sujettes au partage d’informations et de documents confidentiels. Outre le facteur de la protection des données, un classement centralisé et l'utilisation d’une solution de gestion des réunions dédiée sont déterminants. 

Fabienne Hugener, responsable d'équipe du CEO-Office chez Centris AG, est parfaitement familiarisée avec le déroulement des réunions de direction : l'organisation, la gestion et la rédaction des procès-verbaux des réunions du comité de direction, du conseil d'administration ainsi que de leurs comités font partie de ses attributions. 

La protection des données en ligne de mire

La protection des données et des processus plus efficaces ont été les principales raisons pour lesquelles Centris a décidé d'implémenter Sherpany. "L'un des avantages était que les serveurs sont en Suisse et que les données restent en Suisse", explique Fabienne Hugener, qui utilise Sherpany au moins deux fois par semaine. L'échange de documents confidentiels s'en est trouvé nettement facilité.

Le partage de données lors des réunions du comité de direction de Centris AG n'est pas le seul à s'être simplifié : "Toute la collaboration est désormais beaucoup plus simple", se réjouit Fabienne Hugener. Ainsi, les processus de réunion sont désormais mieux gérés avec Sherpany, une solution tout-en-un. Au lieu de communiquer de manière compliquée par e-mail, il est désormais possible de communiquer de manière intuitive via la solution.

La responsable d'équipe du CEO-Office en est particulièrement satisfaite pour l'organisation des réunions. "L'ordre du jour peut être repris très facilement par le principe du copier-coller, et les tâches, les décisions, ainsi que les documents de réunion sont documentés de manière centralisée". Comme tous les membres du comité ont accès à la plateforme, les documents ne doivent plus être imprimés ou envoyés individuellement.

Un gain de temps considérable pour la rédaction des procès-verbaux

Un autre grand avantage réside dans la simplification des protocoles. Ici, Centris profite des procès-verbaux liés à l'ordre du jour dans Sherpany. "Je gagne du temps, car je peux réutiliser l'ensemble de mon ordre du jour et il me suffit de le compléter avec le contenu des discussions".

Fabienne Hugener et les membres de la réunion gagnent également beaucoup de temps dans le processus d'approbation de demandes variées et des procès-verbaux, ainsi que dans la recherche d'informations issues de réunions précédentes. Dans le passé, il était incroyablement plus difficile de rechercher des contenus spécifiques. "Je devais passer beaucoup plus de temps à fouiller dans les anciens procès-verbaux pour trouver des contenus précis". Avec Sherpany, la recherche par mots-clés est désormais beaucoup plus facile et efficace.

Plus de souplesse dans les accès & autorisations

Dans Sherpany, les accès et autorisations des différents participants sont facilement visibles et adaptables : il est avantageux pour Fabienne Hugener que les contenus puissent être transmis, même ponctuellement, à des non-membres ou à des personnes qui ne disposent pas d'une licence Sherpany. "Si j'ai par exemple une personne extérieure qui vient en réunion pour un sujet spécifique, je peux ensuite lui transmettre les décisions de manière ciblée sur ce sujet".

Pour ces raisons, Fabienne Hugener s'efforce de faire en sorte que la solution Sherpany soit utilisée encore plus largement chez Centris : "Pour moi, la réunion parfaite, c'est quand tout le monde reçoit ses documents dans les délais et peut se préparer à la réunion. Le procès-verbal et la liste des tâches suivent rapidement après la réunion - le tout sous forme numérique via la plateforme centrale".