Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) est la plus grande entreprise municipale de transports publics d’Allemagne et dessert les 3,2 millions d’habitants de Berlin. Ses 16 000 collaborateurs assurent 1,1 milliard de trajets par an sur son réseau de métro et de tramway, ainsi que sur un réseau de bus de 1 800 kilomètres à Berlin et dans sa périphérie.
Volker Sparmann est membre du conseil de surveillance de BVG et préside son comité d’audit, qui prépare l’ensemble des projets techniques et opérationnels soumis au conseil. Il résume ainsi le rôle de Sherpany : « Sherpany est, comme prévu, notre outil de gestion des réunions. Nous l’utilisons pour organiser le travail des 16 membres du conseil de surveillance, mais aussi celui des deux comités préparatoires. Nous bénéficions ainsi d’un avantage considérable : harmoniser et coordonner, au sein d’un même système, tous les documents soumis à ces trois instances. »
Le défi : une montagne de papier dans trois organes de gouvernance
Avant Sherpany, chaque réunion nécessitait la préparation de documents papier. Un dossier complet était envoyé à chacun des membres du conseil de surveillance. Le volume de documents augmentait rapidement au fil du cycle annuel de réunions des comités et du conseil. Sparmann explique : « À chaque réunion, vous receviez un classeur entier de documents. Avec cinq réunions de comité et cinq réunions du conseil de surveillance par an, vous vous retrouviez avec dix gros classeurs à la fin de l’année. Après un mandat de cinq ans, pendant lequel vous devez tout conserver, vous avez au moins 50 classeurs dans votre armoire. »
Pour BVG, la préparation des réunions prenait énormément de temps et nécessitait une coordination considérable avant même que les décisions puissent être examinées. Comme le souligne Sparmann : « Avec un ancien système et une telle montagne de papier, on perd énormément de temps à lire les documents, à les compiler et à passer des appels pour se coordonner avec les autres. »
La solution : un système unique, des documents à jour pour tous
BVG avait déjà testé un autre système. Sparmann explique que l’entreprise privilégie une démarche d’apprentissage par la pratique : « Nous avions déjà essayé un autre système, qui ne nous avait pas satisfaits. C’est ainsi que nous avons choisi Sherpany. »
Le comité d’audit a mené le projet pilote. Ses six membres ont testé Sherpany pendant un an avant de le recommander à l’ensemble du conseil. Sparmann explique que les différences de maîtrise des outils numériques représentaient un défi : « Nous avons aussi des membres plus âgés, comme moi, qui ne sont pas toujours au fait des dernières technologies. Il est important de leur montrer en quoi cet outil améliore leur travail. C’est ainsi que nous avons adopté Sherpany et, à ce jour, nous n’avons reçu aucune plainte. »
Il était essentiel de convaincre un conseil de surveillance comprenant des membres moins à l’aise avec le numérique. Le projet pilote a permis de lever ces réticences. D’abord sceptique, le conseil a adopté Sherpany à l’unanimité.
Avec Sherpany, les 16 membres du conseil ont immédiatement disposé d’une version unique et à jour de chaque document, en remplacement des multiples dossiers papier. Sparmann précise : « Avec Sherpany, nous avons tout regroupé et, surtout, tout mis à jour. C’est particulièrement utile avec 16 membres au conseil de surveillance. Chacun dispose donc d’une version à jour. »
Sparmann utilise la plateforme de manière méthodique. Les points de l’ordre du jour lui permettent de suivre chaque sujet, des premières informations jusqu’à la proposition de décision. Il s’appuie également sur la bibliothèque du système pour consulter les attributions du comité. Il explique : « Je trouve formidable que nous disposions de notre propre bibliothèque dans le système. En plus des dossiers de réunion, nous pouvons ainsi consulter les règlements intérieurs, savoir ce que chaque comité est autorisé à faire et connaître nos responsabilités. »
Je trouve formidable que nous disposions de notre propre bibliothèque dans le système. En plus des dossiers de réunion, nous pouvons ainsi consulter les règlements intérieurs, savoir ce que chaque comité est autorisé à faire et connaître nos responsabilités.
Les résultats : des décisions mieux coordonnées et des réunions plus courtes
Comme tous les membres disposent des mêmes documents à jour dès le début de la réunion, le conseil s’appuie sur une base factuelle commune. Cela accélère les échanges et la prise de décision. Surtout, les travaux issus des discussions préliminaires et des comités peuvent être transmis au conseil de surveillance, ce qui favorise la coordination entre toutes les parties prenantes.
Les dossiers qui nécessitaient autrefois quatre ou cinq réunions peuvent désormais être suivis directement dans le système, de la première information jusqu’à la proposition de décision. Une partie du travail autrefois effectué en séance se fait désormais en amont. Sparmann explique : « J’utilise Sherpany de manière très classique : je prépare chaque point et détermine, pendant la phase de préparation, les aspects qui nécessitent des précisions ou une contribution supplémentaire du conseil. Ainsi, tous les points sont clairs pendant la réunion. Comme tous les participants procèdent de cette manière, nous abordons la prise de décision avec une compréhension commune des enjeux. »
Le comité d’audit effectue également un premier tri des points à l’ordre du jour. Il distingue les points que l’ensemble du conseil doit examiner séparément de ceux qui peuvent être approuvés en bloc. Durant la première année, le conseil a systématiquement approuvé les points soumis au vote groupé. Sparmann explique : « Le conseil de surveillance a toujours approuvé cette méthode de vote groupé. Elle nous permet de consacrer beaucoup moins de temps aux sujets moins prioritaires et nous permet d’examiner les sujets importants de manière beaucoup plus approfondie. »
Le gain de temps est tangible. Sparmann précise : « Nos réunions du conseil de surveillance duraient auparavant cinq ou six heures. Aujourd’hui, nous accomplissons la même chose en trois à quatre heures. »
Pourquoi BVG recommande Sherpany
Pour BVG, les principaux arguments sont une meilleure coordination sur le fond, le temps gagné et la collaboration entre les différentes parties prenantes grâce à la plateforme.
Sparmann souligne : « Je recommande vivement Sherpany, car nous avons tous à y gagner. Notre expérience peut servir d’exemple, et d’autres organisations pourraient elles aussi bénéficier des avantages que j’ai décrits. »
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