Fondée en 1944 par des professionnels de santé, AMMA Assurances est une référence reconnue sur le marché belge de l’assurance responsabilité civile professionnelle, médicale et paramédicale. Association d’assurance mutuelle à but non lucratif, elle couvre les risques privés et professionnels de plus de 64 000 prestataires de soins, individuels et collectifs, et assure 50 % des hôpitaux en Belgique. Sa structure et sa vision à long terme la distinguent des assureurs traditionnels.
André Omba Mbudi est Executive Assistant chez AMMA Assurances depuis quatre ans. Il est chargé d’organiser et de coordonner les réunions de gouvernance, notamment celles du conseil d’administration, du comité de direction, du comité des risques et des capitaux, du comité de conformité et du comité d’investissement.
Nous avons échangé avec André afin de comprendre pourquoi AMMA Assurances a choisi de mettre en place Sherpany, de découvrir son expérience jusqu’à présent et de mesurer l’impact de notre solution sur les réunions de son conseil d’administration et de ses comités.
Le défi : des réunions fragmentées, sans cadre commun
Avant Sherpany, la gestion des réunions chez AMMA Assurances manquait d’homogénéité. Chaque type de réunion avait sa propre méthode, sa propre gestion documentaire et ses propres processus informels. Il n’existait aucun espace centralisé pour stocker ou partager les documents, et les participants devaient les transmettre manuellement et individuellement, souvent à des moments différents et dans des formats différents.
Avant de travailler avec Sherpany, chaque réunion fonctionnait de manière relativement indépendante, selon sa propre méthode, sans standardisation ni uniformité, et les documents n’étaient pas centralisés. Cela entraînait une gestion quelque peu disparate et rendait le suivi particulièrement difficile.
Les conséquences étaient prévisibles. La préparation était inégale, la gestion des ordres du jour manquait de cohérence et il était difficile de retrouver la bonne version d’un document en cas de besoin. Après les réunions, le suivi des décisions et des tâches attribuées était fastidieux.
Le manque de gestion documentaire centralisée nuisait à la préparation. Les réunions étaient donc moins structurées et du temps était perdu. Les décisions manquaient également de clarté et il était difficile de retrouver les bonnes versions des documents, ce qui compliquait le suivi.
Pour une organisation du secteur de l’assurance, où la protection des données et la conformité réglementaire sont essentielles, la nécessité de mieux structurer la gouvernance était évidente.
La solution : une plateforme unique et sécurisée pour toutes les réunions
Lorsque AMMA Assurances a commencé à évaluer des outils de gestion des réunions, trois critères ont guidé son choix : la sécurité des documents, leur centralisation et la standardisation de l’organisation des réunions. Sherpany répondait à ces trois critères, ainsi qu’à deux exigences supplémentaires qui se sont révélées décisives.
Nous avons finalement choisi de travailler avec Sherpany parce que la solution répondait à tous nos critères de sélection, dont trois principaux : la sécurité, la centralisation des documents et la standardisation de la gestion des réunions. De plus, l’assistance était disponible 24 h/24 et 7 j/7 et les serveurs étaient situés en Europe, un critère essentiel pour nous.
Pour une mutuelle d’assurance qui traite des données sensibles de ses membres et est soumise à des obligations strictes en matière de RGPD, l’hébergement des données en Europe était une exigence incontournable. L’infrastructure de Sherpany répondait à ce critère, tandis que la disponibilité de l’assistance 24 h/24 et 7 j/7 répondait à un besoin concret pour une organisation où les réunions de gouvernance se tiennent au sein de nombreux comités et où les problèmes techniques ne peuvent rester sans solution.
Le déploiement a été structuré et progressif. La mise en œuvre a commencé par le comité de direction, avant d’être étendue au conseil d’administration, puis à l’ensemble des départements internes. Plutôt que d’imposer la solution de manière descendante, André Omba Mbudi a d’abord formé un groupe de responsables de réunions en interne, qui ont ensuite formé à leur tour leurs collègues au sein de leurs propres départements. Cette approche a permis une adoption généralisée et le développement de véritables compétences dans toute l’organisation.
Aujourd’hui, Sherpany prend en charge tous les types de réunions chez AMMA Assurances, des réunions du conseil d’administration et des organes de gouvernance aux réunions d’équipes des différents départements, avec environ 80 utilisateurs travaillant selon un processus commun et standardisé. La plateforme favorise également la transparence entre les différents organes : les membres du conseil d’administration peuvent accéder, sur demande, aux rapports du comité de direction, ce qui améliore la visibilité sans qu’ils aient à assister à chaque réunion.
Les résultats : des processus standardisés, des décisions plus claires et des gains de temps significatifs
L’impact de Sherpany sur la gestion des réunions chez AMMA Assurances a été considérable et se fait sentir dans toute l’organisation. Les réunions sont mieux préparées, plus structurées et plus faciles à suivre. L’accès aux documents est immédiat. Les ordres du jour sont créés et diffusés directement sur la plateforme. Les signatures électroniques ont remplacé les processus manuels. Le suivi des décisions et des tâches permet désormais à tous les participants de savoir clairement ce qui a été convenu et quelles sont les prochaines étapes.
Dès sa mise en œuvre, Sherpany nous a permis de mieux préparer nos réunions. Elles sont devenues plus fluides et plus efficaces grâce à la centralisation des documents, à des ordres du jour mieux structurés et aux signatures électroniques. Nous avons ainsi pu mieux suivre les décisions et les tâches, rationaliser nos processus internes et, au final, professionnaliser l’ensemble de nos pratiques.
L’un des résultats les plus significatifs réside dans l’ampleur de cette amélioration. AMMA Assurances organise au moins 200 réunions par an dans l’ensemble de ses départements, et chacune d’entre elles suit désormais le même processus structuré.
"Si l’on applique cela à toutes les réunions internes, soit au moins 200 réunions dans l’ensemble des départements, on peut facilement imaginer le temps gagné grâce à cette nouvelle façon de travailler."
Même si André Omba Mbudi reconnaît qu’il est difficile de quantifier précisément le temps gagné pour chaque réunion, l’effet cumulé sur 200 réunions est évident. Le temps de préparation a diminué. La gestion administrative post-réunion est plus rapide et plus fiable. La charge administrative qui incombait auparavant aux personnes chargées de gérer des systèmes disparates a été intégrée dans un workflow unique et partagé.
Les bénéfices à l’échelle de l’organisation sont tout aussi significatifs. Les départements qui fonctionnaient auparavant de manière indépendante suivent désormais un cadre commun pour leurs réunions. Le conseil d’administration peut accéder aux rapports des comités auxquels ses membres n’assistent pas. La communication transversale s’est améliorée, tout comme le niveau général de professionnalisme dans la préparation et la documentation des décisions.
La relation avec l’équipe d’assistance de Sherpany a renforcé la confiance dans la plateforme. André Omba Mbudi souligne que l’équipe s’est toujours montrée disponible, réactive et serviable, aussi bien pendant la mise en œuvre qu’au quotidien.
Ce qui est vraiment appréciable avec les équipes de Sherpany, c’est leur disponibilité 24 h/24 et 7 j/7. J’ai toujours pu obtenir des réponses à mes questions et, même pendant la mise en œuvre, nous avons bénéficié d’un soutien important de la part des équipes de Sherpany, qui sont très accessibles. Nos échanges ont toujours été très cordiaux et je dirais que l’accessibilité est l’un des points forts de Sherpany.
"Choisir Sherpany comme partenaire a été une excellente initiative pour nous. Cela nous a permis de standardiser l’organisation globale de nos réunions. Tous les départements travaillent désormais de la même manière."
Pourquoi AMMA Assurances choisirait à nouveau Sherpany
Chez AMMA Assurances, l’intérêt de Sherpany repose sur trois avantages étroitement liés : une gestion des réunions plus structurée, un environnement de données sécurisé et conforme, et des gains de temps qui se cumulent sur plus de 200 réunions par an. Renoncer à Sherpany reviendrait à devoir reconstruire tout cela de zéro.
"Pour nous, ne plus utiliser Sherpany constituerait déjà un retour en arrière en matière d’amélioration de notre organisation du travail. Il nous faudrait repenser la centralisation des documents et nous perdrions donc beaucoup de temps sur le plan de la sécurité des données, un enjeu majeur pour nous. Ce serait donc un recul assez regrettable."
AMMA Assurances recommande Sherpany à toute organisation souhaitant gagner du temps, mieux structurer ses réunions et améliorer ses processus organisationnels internes. Cette recommandation témoigne non seulement de sa satisfaction à l’égard du produit, mais aussi de sa confiance dans la relation de partenariat qui l’accompagne.
