Executive Meetings

Creare un ordine del giorno che funzioni: come fare?

In questo articolo esamineremo la definizione e l'importanza degli ordini del giorno delle riunioni, passando poi al problema di come scrivere un ordine del giorno in una semplice guida passo per passo.

Robert Mitson

Il successo di una riunione è determinato prima ancora di iniziare. Anche se può sembrare astratta, questa evidenza dipende dall'importanza della fase pre-riunione, che assicura il successo dell'intero processo. La fase pre-riunione, infatti, rappresenta l'80% del suo successo.¹

Perchè una riunione abbia successo, i suoi risultati devono essere misurabili. Per quantificare gli esiti di una riunione, dobbiamo prima definire quali metriche utilizzare. Qui entrano in gioco gli obiettivi: stabilendo gli obiettivi da raggiungere, definiamo il metro di misura con cui misurare l’efficienza delle nostre riunioni. Una volta che questi sono chiari, possiamo iniziare a progettare una riunione che si concentrerà sul raggiungimento degli obiettivi in modo efficace.

Allora, come possiamo organizzare riunioni di successo in questa fondamentale fase pre-riunione? La risposta è semplice: creare un ordine del giorno per un’ effettiva gestione delle riunioni . Gli ordini del giorno sono una componente centrale dell’ Azend® framework di Sherpany, che guida le organizzazioni in come ottenere il massimo dalle riunion

Cos'è l'ordine del giorno?

In poche parole, l'ordine del giorno è un elenco di attività che i partecipanti si aspettano di realizzare nel corso di una riunione. Aiuta i partecipanti a tenere traccia, in anticipo, di ciò che devono discutere o di quello su cui devono lavorare durante una riunione. Facilita la creazione di una struttura e la facilitazione della collaborazione. L'ordine del giorno è anche il modo ideale per comunicare la finalità della riunione, e questo è importantissimo per mantenere l'attenzione sui risultati.

Per immaginarlo, si può pensare all'ordine del giorno come alla partitura di una composizione orchestrale, in cui ogni partecipante alla riunione rappresenta un diverso strumentista. La riunione sarà allora il palcoscenico.

Chi presiede una riunione è il direttore d'orchestra, e dovrebbe guidare l'esecuzione della partitura, coinvolgendo i musicisti nell'ordine previsto e al momento giusto, per garantire che sia suonata una bella sinfonia. Lo stesso vale per le riunioni. Seguendo un ordine del giorno, i leader sono in grado di coinvolgere i partecipanti giusti al momento giusto, garantendo lo svolgimento di una riunione produttiva e orientata a risultati concreti.

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Perché è importante l'ordine del giorno di una riunione?

Ora che ci è chiaro cos'è l'ordine del giorno, capiamo qualcosa in più sul suo impatto.

Consideriamo l'esempio dell'orchestra citato in precedenza. Se una sinfonia è composta male, anche la migliore orchestra del mondo non sarà in grado di farla sembrare bella. Lo stesso vale per le riunioni: se la vostra riunione non è ben pianificata, i partecipanti non saranno in grado di eseguire efficacemente la strategia e di raggiungere gli obiettivi prefissati. Per capire il ruolo dell'ordine del giorno di una riunione dovreste prima di tutto capire cosa sia la cosiddetta “riunionite”. La riunionite si riferisce al fatto che abbiamo troppe riunioni e che molte di esse sono addirittura improduttive.² Steven Rogelberg, uno dei principali scienziati che si occupano di riunioni e Professore Ordinario presso la University of North Carolina Charlotte, stima che circa il 50% di tutte le riunioni sono improduttive. Tutti noi conosciamo la sensazione di uscire da una riunione e di pensare tra noi e noi: "Avrebbe potuto essere una riunione molto più produttiva". Perché succede questo? Perché, molto probabilmente, l'ordine del giorno della riunione era difettoso. Un ordine del giorno carente porta spesso a discussioni parallele e ad argomenti irrisolti, ostacolando la produttività della riunione.

L'ordine del giorno di una riunione è un potente strumento di management, ed è fondamentale nel processo di gestione delle riunioni per una serie di motivi, tra cui:

1. Contrastare le riunioni non necessarie ed evitare i punti all'ordine del giorno superflui

La scienza delle riunioni sottolinea l'importanza di utilizzare un buon ordine del giorno per l'efficacia e soddisfazione delle riunioni. Infatti, un ordine del giorno chiaro è probabilmente la caratteristica più importante della struttura di una riunione. Un ordine del giorno efficace assicura che l'obiettivo generale della riunione sia chiaro per tutti i partecipanti. Questo aiuta a mantenere l'attenzione sul raggiungimento del risultato e aiuta a evitare riunioni non necessarie. Lo stesso vale per i punti dell'ordine del giorno irrilevanti, che in realtà non dovrebbero essere discussi in sede di riunione: scrivendo un ordine del giorno efficace, questi argomenti possono essere chiariti e risolti prima della riunione.

2. Identificare i giusti partecipanti

È essenziale che si coinvolgano solo coloro che possono contribuire. Questo aiuta a garantire che alle vostre riunioni non partecipino persone senza uno scopo, e che tutti i presenti siano attivamente coinvolti. Questo porta a riunioni più produttive, creando discussioni mirate. Anche la dimensione delle riunioni è importante, poiché le riunioni più lunghe hanno una maggiore propensione a perdere di vista l'obiettivo, quindi è fondamentale considerare attentamente la partecipazione di ogni partecipante e aiuterà anche la produttività delle vostre riunioni.

3. Favorire una preparazione accurata delle riunioni

Facendo circolare l'ordine del giorno in anticipo, si consente ai partecipanti di mettersi al lavoro prima ancora dell'inizio della riunione. Alcuni punti dell'ordine del giorno possono essere risolti prima ancora dell'inizio della riunione, collaborando in modo asincrono e facendo risparmiare tempo a tutti. La collaborazione asincrona comporta la possibilità per i partecipanti alla riunione di collaborare con chiari canali di comunicazione per mantenere l'allineamento, sfruttando quando necessario i tempi morti. Un ordine del giorno chiaro, con ruoli e responsabilità ben definiti già prima che avvenga l’incontro, assicura che i partecipanti arrivino preparati e pronti a contribuire in modo significativo a ogni punto in agenda.

4. Garantire riunioni produttive e senza deragliamenti

Andare fuori tema è uno dei problemi delle riunioni che vengono citati più spesso. Seguendo un ordine del giorno chiaro durante la riunione, questa criticità può essere evitata. Uno studio sulle riunioni del top management ha sottolineato come fattori positivi:

Avere un obiettivo chiaro per un determinato punto all'ordine del giorno
Rimanere sull'argomento quando si discute di un determinato punto in agenda
Considerare i tre indicatori di 'efficacia del team: task performance, qualità delle relazioni e soddisfazione dei membri.³

Ora che sappiamo perché un ordine del giorno efficace è indispensabile, scopriamo come crearne uno. Nella sezione successiva illustreremo i passi necessari per costruire un ordine del giorno che trasformerà le vostre riunioni da perdite di tempo a occasioni che generano valore.

Come creare un ordine del giorno

Dopo aver esplorato la definizione e l'importanza degli ordini del giorno, siamo ora pronti a procedere con la spiegazione di come creare l'ordine del giorno. I passi essenziali per la sua creazione sono i seguenti:

1. Identificare gli obiettivi per la riunione

La prima considerazione da fare quando si sviluppa l'ordine del giorno di una riunione è se gli obiettivi della riunione possono essere raggiunti in modo diverso e più efficace. Più chiaro è lo scopo, più rapido è il processo decisionale.

Come abbiamo già detto, una riunione dovrebbe avere obiettivi chiari sin dall'inizio, altrimenti non dovrebbe svolgersi affatto. Per porre fine alla riunionite, dobbiamo sottoporre ogni meeting a un’analisi di fattibilità già prima che l’incontro si svolga, per assicurarci che la riunione sia il modo più efficace per raggiungere i risultati desiderati. A nessuno piace partecipare a una riunione che avrebbe potuto essere sostituita da un'e-mail. Quindi lo scopo dell’incontro deve essere chiaro a tutti i partecipanti. Seguire un modello per l’ordine del giorno aiuta a garantire che ogni punto abbia un obiettivo chiaro.

2. Richiedi un riscontro in anticipo

Quando si presiede una riunione, chiedere il contributo di altri è il modo migliore per garantire che le riunioni raggiungano il miglior risultato possibile. Combinando le competenze e i contributi di una serie di persone interessate, si garantisce che nulla venga trascurato e che vengano discussi solo i punti essenziali. Nella nostra esperienza di supporto alle organizzazioni nel mettere in atto pratiche per riunioni efficaci, troviamo che questo passaggio venga spesso trascurato. Chiedere un riscontro in anticipo significa che i partecipanti hanno l'opportunità di contribuire e di porre domande che contribuiranno a ottimizzare lo svolgimento delle vostre riunioni.

3. Suddividere le riunioni in singoli elementi con obiettivi chiari

Come dice un vecchio detto inglese: “How do you eat an elephant? One bite at a time”. Lo stesso vale per le riunioni. Gli ordini del giorno aiutano i leader a suddividere le riunioni in singoli elementi, non solo rendendole più comprensibili, ma anche contribuendo a dare una struttura chiara agli incontri. Suddividere l'ordine del giorno in argomenti separati aiuta a garantire che ognuno di essi abbia un obiettivo chiaro e una ragione per essere incluso nella riunione.

Pensate al paragone dell’orchestra di cui si è parlato prima: ogni sinfonia che l'orchestra esegue è suddivisa in movimenti musicali, ogni parte richiede strumentisti diversi, e una serie diversa di tecniche musicali come la chiave, il tempo e il timbro, al fine di realizzare la visione del compositore. Lo stesso vale per gli ordini del giorno, che devono essere suddivisi in voci a sé stanti con obiettivi chiari per consentire il coinvolgimento dei partecipanti più competenti e influenti. Ogni punto può richiedere un approccio sfumato, utilizzando diversi formati come workshop, discussioni o votazioni, per raggiungere questi obiettivi.

Infine, ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe avere un calendario associato, che aiuti a mantenere la riunione sulla buona strada e in orario. Una gestione efficace delle riunioni comporta la suddivisione delle riunioni in punti, che risponde al quarto principio del framework Azend^® di Sherpany.

4. Assegnare ruoli e responsabilità chiare

Una volta che la vostra riunione è suddivisa in elementi con tempistiche chiare, potete iniziare a identificare chi deve partecipare. Nella partitura musicale della vostra riunione, assegnare chiaramente gli interpreti e le loro parti sarà essenziale per creare una sinfonia. Nella scelta dei solisti, il direttore d'orchestra sceglierà lo strumentista più competente: le riunioni non sono diverse. Facendo attenzione al fatto che ogni punto all'ordine del giorno abbia una leadership appropriata, e che ogni partecipante comprenda il ruolo che deve svolgere, ci si assicurerà che ciascuno dei presenti sia impegnato, preparato e contribuisca al massimo delle sue capacità. Decidere come assegnare i partecipanti alla riunione può essere difficile, quindi è importante ricordare che per ogni punto dell'ordine del giorno della riunione deve essere chiaro:

Chi guiderà il punto
La competenza e l'intuizione di quale persona è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi
Qual è la natura del punto all'ordine del giorno - un workshop che richiederà una partecipazione attiva, o una sezione informativa che informerà i partecipanti su un particolare argomento?

Assegnando ruoli e responsabilità chiare, permettete una partecipazione basata sulla collaborazione, che contribuisce ad aumentare l'efficienza delle vostre riunioni e a fare un buon uso del tempo dei partecipanti. La partecipazione basata sulla collaborazione significa che i partecipanti sono coinvolti solo in un punto all'ordine del giorno al quale possono contribuire. Ciò significa che i singoli parteciperanno ad alcune parti di una riunione e non ad altre, il che riduce il rischio di avere partecipanti inattivi. Sarà così aumentato il livello di coinvolgimento dei partecipanti in ogni punto dell'ordine del giorno, favorendo l'efficacia complessiva delle riunioni.

5. Raccogliere tutte le informazioni rilevanti e metterle a disposizione di tutti i partecipanti

Le cose possono cambiare spesso e molto rapidamente. Per questo, prima di poter condurre una riunione in modo efficace, è necessario essere sicuri di avere a disposizione tutte le informazioni pertinenti e rilevanti. Pensate a questo come a familiarizzare con la partitura prima di esibirvi: raccogliere informazioni prima delle riunioni assicura che l'orchestra suoni le note giuste ed eviti qualsiasi discordanza. Garantire che le informazioni in vostro possesso siano aggiornate vi assicurerà che tutte le aree di discussione e collaborazione siano ancora necessarie e che stiate lavorando con dettagli ancora validi.

La raccolta d'informazioni rilevanti consente inoltre di prendere decisioni basate su dati, garantendo che le risoluzioni prese durante la riunione si basino sui fatti e siano il più possibile precise e informate. Ciò contribuisce a migliorare il rendimento complessivo delle vostre riunioni, oltre che a ottimizzare il processo.

Infine, è fondamentale garantire che le informazioni siano conservate in modo chiaro e accessibile. Tutti i partecipanti devono essere in grado di trovare il materiale pertinente per ogni ordine del giorno, in modo da poterlo preparare accuratamente prima della riunione e da poter approfondire i punti di azione in seguito. In questo caso è consigliabile scegliere una soluzione su misura. Un archivio centralizzato dei materiali della riunione, organizzato in modo da supportare il processo di riunione e fornire funzionalità di ricerca, garantirà che tutti i documenti siano facilmente accessibili e che il controllo delle versioni sia garantito.

Ora che abbiamo esaminato l'importanza dell'ordine del giorno di una riunione e abbiamo verificato come crearne una, possiamo passare a come utilizzarla nelle tre fasi della riunione.

Come utilizzare al meglio il vostro ordine del giorno

Una volta stabilito l'ordine del giorno, esso avrà un ruolo fondamentale durante l'intero processo di riunione. Rivediamo il suo ruolo nelle tre fasi della riunione:

Prima della riunione

Un ordine del giorno ben strutturato consentirà a tutti i partecipanti di collaborare in modo asincrono, per garantire una produttività ottimale prima della riunione, senza i classici limiti di tempo e di luogo. In virtù della suddivisione in parti a sé stanti, con ruoli e responsabilità chiare, l'ordine del giorno mostrerà ai partecipanti cosa devono fare per prepararsi bene, e renderà evidenti le aspettative in termini di preparazione .

Durante la riunione

Durante la riunione: non divagare

Durante la fase di 'In-Meeting', durante la riunione, l'ordine del giorno servirà da mappa per aiutarvi a navigare la riunione. È importante attenersi all'ordine del giorno per mantenere l'attenzione sugli obiettivi di ogni punto e sulla riunione nel suo complesso. Le tempistiche associate a ciascun argomento all'ordine del giorno vi consentiranno di rispettare i tempi e vi aiuteranno a individuare quando una discussione deve essere continuata offline.

Definire i punti di azione e scrivere i verbali

Il vostro ordine del giorno può essere utilizzato come modello per la stesura dei verbali ed è fondamentale per aiutarvi a definire, assegnare e tenere traccia dei punti di azione. Questo assicura che tutti siano chiari su ciò che è stato discusso e chi è responsabile dell'esecuzione delle azioni successive. Il processo aiuta a promuovere l'appropriazione e a creare responsabilità.

Dopo la riunione

Nella fase successiva alla riunione, il vostro ordine del giorno vi aiuterà a ricordare di raccogliere feedback, che è una parte fondamentale per migliorare continuamente il vostro processo di riunione. Il feedback delle riunioni vi aiuta a iterare il vostro approccio alle riunioni e ad affinare i vostri processi nella ricerca dell'ottimizzazione.

Ordine del giorno delle riunioni: la porta di accesso a una standing ovation

Concentrandosi sugli obiettivi, acquisendo input in anticipo e consentendo una collaborazione efficace, l'ordine del giorno di una riunione è fondamentale per il DNA di qualsiasi meeting di successo. È inoltre essenziale utilizzare la tecnologia per garantire l'efficacia del processo di elaborazione dell'ordine del giorno. Scegliere i giusti strumenti di gestione delle riunioni contribuirà al successo nella progettazione delle vostre riunioni, a partire dalla creazione dei vostri ordini del giorno, e continuando durante tutto il processo di riunione.

Pertanto, seguendo la nostra guida passo per passo e scegliendo una tecnologia potente per assistervi, è possibile creare un ordine del giorno efficace che si rivelerà rivoluzionario quando presiederà una riunione, garantendo un applauso entusiasta e una standing ovation da parte del vostro pubblico.

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Per saperne di più

¹ ‘Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings’, Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2010.

²‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.

³ ‘Effectiveness in top management group meetings: the role of goal clarity, focused communication, and learning behavior’, Henning Bang et al., Scandinavian Journal of Psychology, 51, 253–261, 2010.