Fondazione OMS: le riunioni come strumento di sostegno per i bisogni critici della sanità mondiale

Il 2020 è un anno che passerà alla storia per la sua crisi sanitaria globale. L'estensione planetaria della pandemia COVID-19 ha costretto ogni cittadino del mondo a pensare alla salute pubblica su larghissima scala.

L’importanza del sostegno alle esigenze sanitarie globali dovrebbe essere una priorità a prescindere dall’occorrenza di un evento pandemico. Ma senza ombra di dubbio, le circostanze attuali hanno aumentato la consapevolezza di questa esigenza.

La Fondazione OMS (WHO Foundation) è una fondazione indipendente che concede sovvenzioni per proteggere la salute e il benessere di tutti i cittadini di ogni parte del mondo, lavorando a fianco dell'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) e della comunità sanitaria mondiale.

Nel terzo trimestre del 2020, la Fondazione OMS ha deciso di adottare Sherpany. Abbiamo incontrato Lara Vila, parte dell'ufficio COO ad interim della Fondazione OMS, per scoprire di più sul perché sia stato deciso di ottimizzare le riunioni di leadership come strumento a sostegno del lavoro della Fondazione. 
 

Gestione delle riunioni per un team di leadership globale in crescita 

Quando la Fondazione OMS è stata fondata, nel maggio 2020, il suo team di leadership era costituito da soli tre membri. Pertanto, in una fase iniziale, era relativamente semplice gestire le riunioni del consiglio, con documenti, ordini del giorno e verbali distribuiti attraverso una combinazione di e-mail e software di produzione di documenti. 

Nel corso dell'estate, la leadership della Fondazione OMS ha più che raddoppiato le sue dimensioni. Questo cambio di passo ha comportato un incremento delle sfide amministrative, relative ad esempio alla distribuzione dei documenti di riunione e a come gestire efficacemente la collaborazione del team sui diversi canali. La natura internazionale della Fondazione OMS comporta che il suo team di leadership sia distribuito in diverse aree geografiche. Come sottolinea Lara Vila, "l'obiettivo è quello di avere un membro del consiglio presente in ogni regione del mondo". 

La necessità di un software che aiutasse a gestire il processo delle riunioni è diventata evidente.

Governance chiara e maggiore efficienza

Per la Fondazione OMS, l'efficienza ha un ruolo di primo piano quando si decide di adottare una soluzione per la gestione delle riunioni.

Per l’operato della Fondazione, la possibilità di prendere decisioni in modo tempestivo è un fattore fondamentale. E ci si aspetta che la progressiva crescita del volume di lavoro comporterà un aumento della complessità degli iter decisionali. Se il 2020 ci ha mostrato qualcosa, è la necessità costante di essere reattivi, adattabili e di poter agire rapidamente a sfide e cambiamenti. Nel caso della Fondazione OMS, i cui finanziamenti sostengono progetti critici, che spesso richiedono interventi urgenti, questo dato di fatto si è ulteriormente evidenziato.

La governance ha occupato il primo posto nella lista di priorità che ha accompagnato l'implementazione di Sherpany. Parallelamente all’estensione del consiglio della Fondazione OMS, è cresciuto anche il numero delle approvazioni necessarie al buon esito degli iter decisionali. Fin dall'inizio è emerso con chiarezza che collaborare solo tramite e-mail e attraverso strumenti “tradizionali” di produzione di documenti sarebbe stato insostenibile. Anche perché la Fondazione OMS, in quanto ente finanziatore, deve rispettare precisi requisiti legali, oltre che operativi, nella registrazione e nel tracciamento delle decisioni.

Sherpany fornisce tutto questo in un'unica piattaforma, assicurando che tutte le informazioni siano reperibili e conservate in modo sicuro e verificabile. 

Il ruolo centrale della gestione delle riunioni per la creazione di una nuova cultura

Lara Vila ha sottolineato che la decisione di implementare una soluzione di gestione delle riunioni ha significato un passo in avanti anche da un punto di vista culturale.

La Fondazione OMS ha l'opportunità di scegliere il tipo di cultura a cui riferirsi - e le sue riunioni fanno parte di questo processo di continua crescita. Come sottolineato da Lara, "vogliamo che la Fondazione sia moderna, snella e agile. È importante che incarniamo fin dagli esordi ogni segnale di progresso, ed è per questo che abbiamo selezionato solo strumenti in grado di sostenere questo approccio culturale". 

Questa visione è un qualcosa di particolarmente illuminato. Spesso, infatti, Sherpany è utilizzato come un rimedio ai danni delle riunioni difettose. Nel caso della Fondazione OMS, l'organizzazione non ha ancora avuto la possibilità di attraversare queste criticità. Eppure Sherpany è stato scelto per sostenere la creazione di una cultura delle riunioni funzionale e sana.

Prime impressioni: impostare le riunioni per il successo

Dato che la Fondazione OMS è nelle prime fasi del suo percorso di corretta gestione delle riunioni, le prime impressioni sono molto importanti. Fino ad oggi, Sherpany ha affiancato il percorso della Fondazione OMS verso una maggiore efficienza delle riunioni del consiglio di amministrazione, iniziando a utilizzare lo strumento nel quarto trimestre del 2020. 

Lara ha commentato che il servizio di supporto ai clienti di Sherpany è stato un costante punto di riferimento, supportando l'onboarding in ogni sua fase. "Ci siamo sentiti ben supportati durante il processo di onboarding, anche se lo strumento è molto facile da usare e ha bisogno di poche spiegazioni". Ha continuato dicendo che "anche quando ci siamo imbattuti in problemi con l'uso della piattaforma, il team Customer Success di Sherpany è stato sempre a disposizione per aiutarci".

Lavorare con un'organizzazione così unica e influente come la Fondazione OMS è una sfida emozionante, che abbiamo colto al volo: Sherpany è lieta di ricoprire una piccola parte nella missione della Fondazione. Questo caso di studio è il primo di due parti.

Grazie a Lara Vila per aver condiviso con noi questo viaggio di incontro con la Fondazione OMS.