Sherpany, il “migliore alleato” nella preparazione dei CDA: il caso di studio di Banca Mediolanum

 

Mediolanum è tra i principali gruppi bancari italiani, e offre servizi di banking on line, investimento, assicurazione e credito. L’organizzazione si distingue per un alto livello di maturità e aggiornamento in fatto di digital transformation, con Consigli di Amministrazione digitalizzati già da 15 anni.

Tuttavia, per lungo tempo la gestione degli incontri di CDA è stata affidata a un software proprietario con significative carenze: i consiglieri segnalavano malfunzionamenti e difficoltà di utilizzo dello strumento, spingendo il gruppo a un cambiamento. Le alte responsabilità in gioco richiedevano uno strumento semplice ed affidabile, soprattutto sul piano della gestione documentale e della corretta preparazione dei consiglieri in fase pre-riunione.

Per questo, nell’aprile 2021 Mediolanum decide di acquisire Sherpany, ritenendolo lo strumento migliore, più semplice da usare, più efficiente, in grado di facilitare la gestione dei documenti per tutti i partecipanti agli incontri, agevolando la loro preparazione in fase pre-meeting. L’apprezzamento arriva in particolare dai consiglieri, principali utilizzatori finali del software.

Luca Rovere, Segretario del Consiglio di Amministrazione del Gruppo Mediolanum, ci offre una preziosa testimonianza per mettere a fuoco le funzioni di Sherpany più utili per la corretta gestione delle riunioni di CDA Mediolanum. Niente di meno che il luogo in cui il processo decisionale nasce e cresce, in vista del passaggio all’azione.

Tecnologie di supporto alla preparazione del CDA: dalle sfide alle soluzioni

Realtà bancaria di primo piano, rivolta all’online banking e storicamente segnata da un approccio pioneristico alla trasformazione digitale, Mediolanum si affaccia al periodo pandemico con una consapevolezza consolidata: le tecnologie digitali di supporto alle attività interne rappresentano un fattore determinante per il successo aziendale.

L’organizzazione dedica da sempre un interesse specifico all’organizzazione delle riunioni manageriali e di CDA, soprattutto per quanto riguarda la fase preparatoria e di gestione/condivisione dei documenti. Per questo, in Mediolanum le riunioni del management sono digitalizzate da ben 15 anni, e in un primo momento affidate a un software proprietario.

Tuttavia, l’utilizzo di questo strumento, non espressamente nato per la gestione delle riunioni formali, espone il processo di riunione a lacune e malfunzionamenti: l’accesso ai materiali da parte dei consiglieri è difficoltoso, la preparazione singhiozzata, le password non sono funzionano in modo opportuno e scadono continuamente. Specie nella fase preparatoria ai CDA, sia la Segreteria Societaria che i consiglieri lamentano un eccessivo dispendio di tempo e di energie.

Rovere ricorda: “Spendevamo più tempo per richiedere assistenza e per risolvere i problemi creati dal software che per far effettivamente funzionare il Consiglio di Amministrazione”. Un grave paradosso, e addirittura un pericolo, se consideriamo che gli incontri formali e di CDA rappresentano il cuore delle decisioni del management. Ovvero le occasioni in cui per definizione il tempo è una risorsa limitata e preziosa.

Nell’aprile del 2021, Mediolanum prende una decisione: è ormai indispensabile dotarsi di un diverso software per la gestione degli incontri di CDA. 

L’obiettivo è rendere efficace, semplice e sicura la gestione delle riunioni, con una cura specifica per un momento particolarmente delicato del processo: la fase pre-riunione. Questa include l’organizzazione selettiva dei materiali di riunione e la loro agile condivisione e messa a disposizione, in modo che i consiglieri arrivino preparati in sede d’incontro. 

Dopo un iter di valutazione concertato con gli uffici IT, la scelta ricade su Sherpany.

Sherpany: la perfetta sinergia fra funzionalità e semplicità d’uso

La Segreteria Societaria di Mediolanum riconosce alla fase pre-meeting un ruolo cruciale, indispensabile per il buon decorso del Consiglio di Amministrazione e per la salute del processo decisionale. È essenziale che i consiglieri debbano essere messi nelle condizioni di prepararsi a dovere all’incontro, consultando i materiali senza intoppi e con un ragionevole margine di anticipo. Perchè la loro preparazione in vista della riunione sia davvero eccellente, alla nuova meeting management solution viene richiesta una perfetta sinergia fra funzionalità e semplicità d’uso.

Luca Rovere spiega: “Il principio guida nella scelta del nuovo software ha riguardato la facilità di utilizzo dello strumento da parte dei consiglieri. Alla prova dei fatti, Sherpany ha perfettamente esaudito la nostra richiesta”. 

Entrando più nel dettaglio, è corretto precisare che

La preparazione della riunione, infatti, parte dal momento in cui si decide l’Ordine del Giorno e la materia dell’incontro del CDA: la Segreteria Societaria fa partire il cantiere dell’organizzazione della riunione, inoltrando ai contatti selezionati la richiesta del materiale necessario alla composizione del CDA.

La funzionalità del software è fondamentale: Sherpany interviene proprio a partire dalla richiesta dei documenti ai soggetti interessati. E tale richiesta riporta la scadenza entro cui caricare le informazioni richieste, permettendo una corretta pianificazione del processo.

“Il che, nel nostro caso, comprende - spiega Rovere - anche il caricamento di una scheda informativa sul partecipante, che include il profilo, il perché è richiesta la sua presenza in riunione, in cosa consiste il suo contributo e quali sono i passaggi - e le tempistiche - previste”.

Secondo la testimonianza del Dr. Rovere, Sherpany si presenta come un facilitatore. La Segreteria Societaria rileva che fin dalla sua introduzione, la soluzione comprendeva già la maggior parte delle risposte alle problematiche riscontrate da Mediolanum. Il caricamento dei documenti è finalmente affidato a funzioni che permettono una fluida e intuitiva distribuzione dei materiali, oltre al loro rapido e corretto aggiornamento in caso di correzioni.

I consiglieri possono prendere nota direttamente sui documenti d’interesse, consultare i commenti da parte degli altri partecipanti, e prendere rapida visione degli argomenti di loro competenza. In questo modo, i diversi passaggi che caratterizzano la fase preparatoria all’incontro sono finalmente efficaci ed efficienti. E questo si traduce non soltanto in un risparmio di tempo e di energie da parte di tutti i partecipanti, ma anche in una consistente riduzione dello stress. 

Il fatto che la documentazione possa essere non solo caricata, ma anche reperita e letta in modo immediato e veloce, infatti, è per i consiglieri un importante fattore di rassicurazione. 

Il Dr. Rovere ricorda: “Prima dell’introduzione di Sherpany, i leader avevano spesso bisogno del nostro affiancamento, il che implicava interi pomeriggi di assistenza, anche informatica. La situazione non era ideale anche dal punto di vista motivazionale”.

A detta dei consiglieri stessi,

 

Questo miglioramento ha stimolato un diverso approccio alla preparazione degli incontri, che oggi appare più costruttivo e sereno. La preparazione della riunione ne esce agevolata in tutti i suoi aspetti.

E, last but not least, Rovere sottolinea come l’alto livello di sicurezza, preliminarmente validato da parte di specialisti in cybersecurity e IT, abbia costituito un ulteriore e definitivo elemento positivo.

Il salto di qualità

La Segreteria Societaria di Mediolanum rileva che l’introduzione di Sherpany ha sensibilmente migliorato il processo di gestione delle riunione di CDA, sia per gli organizzatori che per i consiglieri. Il salto di qualità ha riguardato in primo luogo la corretta gestione dell’evoluzione documentale, vale a dire: 

• Facilità nel caricamento dei materiali, nel rispetto della privacy e secondo i più alti livelli di cybersicurezza;
• Semplicità nella richiesta dei materiali ai partecipanti da parte della Segreteria Societaria (fase pre-riunione), con relative scadenze e responsabilità dei punti all’ordine del giorno;
• Agile caricamento dei materiali da parte dei consiglieri, con conseguente risparmio di tempo e riduzione dei livelli di stress;
• Possibilità di commentare i documenti, chiarendo eventuali dubbi già in fase pre-meeting;
• Efficace tracciamento/storicizzazione dei documenti, grazie a un archivio digitale che permette ai partecipanti di disporre dello storico dei materiali, e di reperirli in autonomia anche a distanza di tempo.
• Benefici significativi in termini di tempo e di apprezzamento del lavoro, sia da parte degli esterni che dei consiglieri.

Il Dr. Luca Rovere conclude: “La riunione migliore possibile è quella che riesce a mettere a disposizione il materiale nei tempi giusti, consentendo una dialettica consiliare efficiente ed efficace, un ordinato svolgimento del CDA e una corretta catalogazione della documentazione. Sherpany ci ha permesso di tagliare il traguardo”.

A proposito di Banca Mediolanum

Banca Mediolanum S.p.A. è una banca diretta multicanale italiana nata nel 1997, che offre servizi bancari, di investimento, assicurativi e del credito. Capogruppo del Gruppo Bancario Mediolanum, è attualmente una delle più grandi realtà del panorama bancario italiano, ed è presente in Italia, Spagna, Germania, Irlanda, e Lussemburgo.