Preparare una riunione efficiente è possibile. Sherpany, la priorità di KENDRIS

Nel mondo degli affari di oggi, sviluppo e messa a punto di strategie orientate al futuro e basate sui dati sono fattori più importanti che mai. I meeting svolgono un ruolo centrale in questo senso. Nel migliore dei casi, i leader li utilizzano per prendere decisioni cruciali e stabilire la giusta strategia da seguire. Preparare una riunione in modo efficiente è una priorità.

Purtroppo, la realtà appare spesso molto diversa. Le riunioni sono preparate male e non portano a decisioni importanti, i progetti sono attuati lentamente, o addirittura non vengono mai realizzati. I dirigenti di KENDRIS, un'azienda svizzera a gestione fiduciaria e a conduzione familiare, hanno preso atto di avere questi problemi nelle loro riunioni.

Grazie all'introduzione del software di gestione delle riunioni di Sherpany, preparare una riunione in modo appropriato è diventato più facile, e questo ha decisamente migliorato la qualità delle decisioni prese. Oggi KENDRIS non utilizza Sherpany solo per le riunioni interne, ma anche in collaborazione con noti clienti internazionali. Abbiamo chiesto ad Adrian Escher, socio e presidente del consiglio di amministrazione di KENDRIS, di spiegare quanto segue:

• Problemi comuni durante le riunioni direttive
• Come Sherpany viene utilizzato nelle attività quotidiane di KENDRIS
• Perché l'introduzione di un software di gestione delle riunioni dovrebbe essere una priorità anche per gli altri

Quali sono i problemi più comuni che KENDRIS ha affrontato nell'organizzazione delle riunioni di gestione?

Adrian Escher: In passato preparare una riunione implicava molto lavoro. La messa a punto dell'ordine del giorno, la stampa e la distribuzione dei documenti, l'allineamento dell'agenda ai documenti degli incontri richiedevano molto tempo. La distribuzione dei materiali delle riunioni veniva effettuata via e-mail e tramite il collegamento alla piattaforma intranet dell'azienda. Tuttavia, non era possibile accedere a questa piattaforma in modalità offline, ma solo online utilizzando un PC o un laptop. Non era possibile l’accesso con un iPad o uno smartphone. Durante i meeting venivano spesso distribuiti altri documenti cartacei. La preparazione di una riunione era quindi molto complicata per la maggior parte dei partecipanti. 

Durante le riunioni spesso mancava struttura e preparazione. Le discussioni erano superficiali e impedivano di prendere decisioni valide. Un processo di preparazione e di approvazione dei verbali delle riunioni complicato, assieme alla mancanza di una visione d'insieme dei compiti da svolgere e dell’avanzamento dei progetti, rendevano ancora più difficile l’iter di incontro.

In KENDRIS, come usate Sherpany nella vita di tutti i giorni?

Adrian Escher: Utilizziamo Sherpany per le riunioni ricorrenti della direzione e del consiglio di amministrazione, nonché per le riunioni strategiche generali. I membri del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo hanno accesso a tutte le funzioni del software di gestione delle riunioni di Sherpany, compresa la biblioteca, che è costantemente aggiornato con tutti i documenti e le valutazioni rilevanti per il processo decisionale.

Prima della riunione

Le funzioni di Sherpany  che tutti i fanno in modo che tutti i partecipanti si preparino con la massima accuratezza. Per ogni punto all'ordine del giorno i documenti vengono messi a disposizione in tempo utile. Con Sherpany diventa possibile consultare comodamente l'ordine del giorno e i documenti delle riunioni, anche offline. Le modifiche e/o le aggiunte ai singoli punti in agenda possono essere effettuate rapidamente e in qualsiasi momento. Il caricamento dei documenti delle riunioni è molto semplice e veloce, così come il caricamento dei documenti in biblioteca. 

Note personali e commenti dei partecipanti possono essere aggiunti ai documenti già prima della riunione. I tempi di attesa durante i viaggi di lavoro possono diventare occasioni per prepararsi, anche in modalità offline. Se un documento deve essere aggiornato, il mio assistente può farlo in modo efficiente e a vantaggio di tutti i partecipanti all’incontro. Tramite iPad o PC, posso tenere traccia di tutti i meeting e utilizzare la funzione di ricerca per trovare rapidamente le decisioni precedenti e i documenti corrispondenti.

Durante la riunione

Sherpany consente una gestione strutturata dei meeting e supporta in modo ottimale sia gli incontri fisici che le videoconferenze, o una combinazione di entrambi. Grazie ai significativi miglioramenti apportati per preparare una riunione, è possibile investire molto più tempo nella discussione dei punti all'ordine del giorno. Poiché si presume che i documenti delle riunioni siano noti, non sono più necessarie le lunghe presentazioni PowerPoint del passato. Tutti questi incrementi di produttività portano a decisioni molto più informate e a risultati decisamente migliori.

Dopo la riunione

Il follow-up delle riunioni, compresa la redazione e l'approvazione dei verbali per via telematica, viene effettuato immediatamente e supporta la realizzazione delle decisioni prese. In generale, abbiamo riscontrato che l’uso di Sherpany motiva i partecipanti alle riunioni a migliorare la qualità del loro lavoro e ad attuare le decisioni in modo più efficiente. Grazie a Sherpany, anche un processo strategico in più fasi, che comprende la pianificazione, l'attuazione, il controllo e l'ottimizzazione, diventa più facile ed efficiente. Ogni partecipante alla riunione mantiene l'accesso alle decisioni e agli obiettivi sul dispositivo che ha scelto, e ognuno è quindi in grado di seguire lo sviluppo degli indicatori critici di performance nella propria area di competenza. 

Gestione dei documenti 

Utilizziamo Sherpany anche per archiviare nella biblioteca la nostra roadmap strategica, le valutazioni MIS (Management Information System), altre valutazioni di supporto. Inoltre possiamo mettere a disposizione ai membri del consiglio di amministrazione e della direzione, importanti dossier permanenti, come i regolamenti. La biblioteca permette di raggruppare e strutturare in modo chiaro i documenti utilizzando etichette individuali, rendendoli facilmente consultabili. L'accesso ai fascicoli importanti e permanenti dell'azienda è abilitato dalla funzione biblioteca. Utilizzo la biblioteca privata per archiviare documenti riservati che non sono destinati a tutti gli utenti. In questo modo mi è più facile lavorare nei comitati del consiglio di amministrazione, come i nostri comitati di revisione e di compensazione. 

Customer collaboration

Nell'ambito dei nostri mandati attivi del consiglio di amministrazione con i clienti, comprese le società del gruppo internazionale, utilizziamo Sherpany ogni volta che è possibile per l'intero processo di riunione. I vantaggi di Sherpany diventano ancora più evidenti nel caso di grandi distanze geografiche e riunioni da remoto. In un periodo come quello del Covid-19, una gestione efficiente delle riunioni da diversi continenti, combinato con un sistema di videoconferenza funzionale, non rappresenta più una sfida e permette di inaugurare una nuova normalità.

L'aumento di produttività raggiunto, soprattutto nei casi in cui si tengono riunioni di persona con membri esterni al consiglio di amministrazione e ospiti, è sorprendente. In molti casi, la durata delle riunioni può essere ridotta a un terzo del tempo, migliorando la qualità della riunione e i suoi risultati. Sherpany è inoltre ideale per le convocazioni settimanali, ad esempio durante le fasi di transazione, nei processi di gestione del cambiamento, o in periodi di crisi di un'azienda.

Perché dovrebbe essere una priorità per qualsiasi organizzazione implementare un software di gestione delle riunioni come Sherpany?

Adrian Escher: il tempo è denaro e ogni riunione è importante. Per questo, ogni organizzazione dovrebbe considerare come combinare una buona governance aziendale con una gestione efficiente delle riunioni, supportando i responsabili delle decisioni in una collaborazione sicura, facile da usare ed efficace.