Animer une réunion à des fins productives : le rôle clé du responsable de réunion

Les réunions constituent l'instrument de leadership le plus répandu. Cependant, au lieu de considérer leur efficacité comme une source de valeur importante, de nombreuses organisations acceptent les réunions improductives comme un mal nécessaire. Rares sont les dirigeants qui examinent délibérément leur approche des réunions, sans parler de chercher à l'optimiser. 

Une étude récente publiée par le Dr Steven Rogelberg de l'université de Caroline du Nord a révélé que les organisations comptant plus de 5 000 employés gaspillent jusqu'à 101 millions de dollars par an dans les réunions inutiles.¹

Alors, comment les dirigeants peuvent-ils cesser de gaspiller ces ressources et, en contrepartie, optimiser les réunions et révéler leur véritable potentiel ? L'une des premières étapes consiste à apprendre comment animer une réunion d’équipe efficacement. 

En tant que capitaine du navire, le responsable de la réunion a un rôle important à jouer dans les résultats des réunions formelles. Il est donc logique d'envisager ce rôle dès le début du processus visant à optimiser l'ensemble de la gestion des réunions.

Cet article explore le rôle de responsable de réunion dans le contexte des réunions formelles, en donnant un aperçu de sa nature, de ses responsabilités et de la manière dont les dirigeants peuvent apprendre à remplir ce rôle efficacement, afin d'animer des réunions productives.

Qu’est-ce qu’un responsable de réunion ?

En termes simples, un responsable de réunion est la personne qui assume la responsabilité globale du succès d'une réunion. De manière générale, il est chargé d'animer une réunion, de maintenir le cap des discussions et de veiller à ce que les résultats souhaités soient atteints.

Le responsable de réunion est le garant principal de la phase "en réunion" du processus de réunion formelle, car il exerce un contrôle important sur le déroulement de la réunion elle-même et sur ses résultats. Il contribue aussi largement aux phases précédant et suivant la réunion: il prend le relais de l'organisateur de la réunion, à qui il passe le relais une fois la réunion terminée pour distribuer le procès-verbal de la réunion .

Il convient de noter qu'un responsable de réunion n'est pas nécessairement un dirigeant de l'organisation, mais qu'il est chargé de guider les participants lors d'une réunion formelle. Par conséquent, animer une réunion d’équipe est une forme de leadership dans le contexte des réunions, même si ce n'est pas le cas dans un contexte organisationnel plus large.

En outre, il est important de souligner que ce n'est pas parce qu'une personne est chargée d'animer une réunion qu'elle doit diriger chaque point de l' ordre du jour de la réunion . 

Par exemple, lors d'une réunion de direction, il est probable que le PDG soit le responsable général de la réunion, mais il serait plus judicieux que le directeur financier dirige les points de l'ordre du jour liés à son domaine d'expertise, et de même pour le marketing, les RH et le produit, qui seraient probablement dirigés par le CMO, le CHRO et le CPO respectivement. 

Le responsable de la réunion, quant à lui, dirige l'ensemble de la réunion et s'assure que chaque point de l'ordre du jour est transmis aux responsables concernés et que la réunion dans son ensemble reste sur la bonne voie.  

Qui devrait animer une réunion ?

Animer une réunion à distance, hybride, classique… Lorsqu'il s'agit de savoir qui peut animer une réunion d’équipe, il n'y a pas de règle absolue. Il se peut qu'un responsable de réunion soit en fait un dirigeant d'une organisation ou d'une unité commerciale, ou qu'il soit un expert dans le domaine de discussion.

La décision de savoir qui doit diriger une réunion peut être évidente ou prédéfinie par la nature de la réunion. Par exemple, il est fort probable que le président du conseil d'administration soit responsable d'une réunion du conseil d'administration . 

Cependant, dans les situations où cela est moins évident, la décision de savoir qui doit animer une réunion formelle doit être un dialogue à double sens entre l'organisateur de la réunion et la personne qui a proposé la réunion en premier lieu. Il est probable que la personne qui a perçu la nécessité de la réunion soit effectivement celle qui doit l'animer. Cependant, il se peut que le sujet dépasse ses attributions ou sa sphère d'influence, auquel cas la responsabilité peut être transmise à une personne plus haut placée dans la hiérarchie. 

Quelles sont les responsabilités d'un responsable de réunion ?  

Maintenant que nous savons clairement ce qu'est un responsable de réunion et en quoi consistent ses fonctions, il est important de comprendre ses principales responsabilités dans le contexte des réunions formelles. Ses responsabilités sont les suivantes :

1. Établir et communiquer l'objectif de la réunion

La première responsabilité d'un responsable de réunion est de déterminer l' objectif de la réunion - et de s'assurer que chaque réunion qu'il dirige en a un. Après tout, les réunions ne devraient exister que si elles sont nécessaires, et il incombe au responsable de réunion d'avoir un système de contrôle pour chaque réunion afin de s'assurer que a) l'objectif est clair, et b) qu'une réunion est le meilleur moyen d'atteindre cet objectif.  

Une fois que l'objectif est clair, il incombe au responsable de la réunion de le communiquer à tous les participants, afin de garantir leur alignement et leur compréhension du but de la réunion.

2. Considérer chaque participant individuellement

L'une des principales responsabilités d'un responsable de réunion est d' animer efficacement la réunion . La première étape consiste à considérer chaque participant individuellement et à prévoir des moyens de tirer le meilleur parti de chacun d'eux. Par exemple, il est essentiel de noter mentalement qui peut le mieux contribuer à chaque point de l'ordre du jour afin de s'assurer que chaque personne dispose de l'espace nécessaire pour partager son expertise et orienter les discussions.  

3. Favoriser l'inclusion de toutes et tous

Une responsabilité complémentaire du responsable de réunion est de favoriser l' inclusion en réunion . Il s'agit non seulement de permettre à chacun de contribuer de manière égale, mais aussi de favoriser un climat de sécurité psychologique dans chaque réunion, en veillant à ce que chacun se sente capable de s'exprimer, de partager des idées et de réfléchir activement sans craindre la réprobation ou la censure. 

L'inclusion dans les réunions n'est pas seulement une question d'éthique, c'est aussi un moyen de mener des discussions plus approfondies et de prendre des décisions plus éclairées. 

4. Atteindre les résultats 

En tant que responsable de réunion, une grande partie de la responsabilité du succès de la réunion repose sur vos épaules. Il est essentiel que vous concentriez les discussions et que la réunion elle-même reste axée sur les résultats. Dès le départ, vous avez confirmé l'objectif de la réunion, et il vous incombe maintenant de veiller à ce que la réunion soit le véhicule qui vous mène à ce but.   

5. Demander du feedback (et le documenter)

Pour bien animer une réunion, il est également essentiel de s'assurer que les participants donnent un feedback sur chaque réunion formelle . Vous devez également veiller à ce que ce feedback soit documenté de manière à ce que l'on puisse tirer des enseignements de l'expérience et que les commentaires soient regroupés. 

Cela vous permet non seulement d'évoluer en tant que responsable de réunion, mais aussi de perfectionner l'approche de votre organisation en matière de réunions formelles, ce dont toute votre équipe bénéficiera. 

La standardisation du feedback des réunions sous la forme d'un simple questionnaire à distribuer à la fin de chaque réunion formelle est un excellent moyen d'y parvenir. Voici quelques exemples de questions que vous pouvez inclure :

• Cette réunion avait-elle un objectif clair ? 
• Le responsable de la réunion a-t-il facilité a-t-il facilité la réunion de manière efficace ? 
• Les tâches et les décisions ont-elles été clairement communiquées et  enregistrées lors de la réunion ? 

Comment être un bon responsable de réunion ?

Les rôles et responsabilités d'un responsable de réunion sont divers et variés. Afin de développer vos compétences et d'apprendre à animer une réunion efficace, il est essentiel de commencer par le feedback que vous avez reçu et de rechercher des occasions d'apprendre. 

Il est prouvé que la grande majorité des animateurs de réunions surestiment considérablement leur qualité de responsable de réunion, et il est également vrai que de nombreuses organisations n'évaluent même pas leurs réunions, ce qui n'incite guère au changement.

Afin d'entamer le voyage vers l'excellence en tant que responsable de réunion, il est essentiel que vous commenciez par évaluer vos réunions, puis que vous exploriez les ressources qui vous aideront à remédier aux points faibles de votre approche - et de celle de votre organisation - en matière d'animation de réunion. 

La certification de responsable de réunion offerte par Sherpany propose une approche structurée pour acquérir toutes les compétences nécessaires pour devenir un responsable de réunion efficace. Elle est basée sur les dernières recherches dans le domaine de la science des réunions, ainsi que sur notre décennie d'expérience passée à aider les organisations à améliorer leur gestion des réunions. 

¹ “Useless Meetings Waste Time and $100 Million a Year for Big Companies”, M. Boyle, Bloomberg, 2022.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.