Sherpany, l'outil clé pour une préparation réussie des CA : l'expérience de Banca Mediolanum

 

Mediolanum est l'un des principaux groupes bancaires italiens. Il gère l'épargne des particuliers et propose des services de banque en ligne, d'investissement, d'assurance et de crédit. L'organisation se distingue par un haut niveau de maturité et d'actualité en matière de transformation numérique, avec des conseils d'administration déjà numérisés depuis 15 ans. 

Cependant, la gestion des réunions du conseil d'administration a longtemps été confiée à un logiciel privé qui, avec le temps, a montré des limites importantes, ce qui a incité le groupe à en changer. Les hautes responsabilités impliquées nécessitaient un outil simple et fiable, notamment en ce qui concernait la gestion des documents et la bonne préparation des membres du conseil d'administration avant chaque réunion. Par conséquent, en avril 2021, Mediolanum a décidé d'opter pour Sherpany. 

Notre solution de gestion des réunions est très bien adaptée pour les besoins de Banca Mediolanum : elle est simple à utiliser, efficace, et permet de faciliter la gestion des documents pour tous les participants à la réunion, ainsi que leur préparation avant la réunion. Ce sont surtout les membres du conseil d'administration, les principaux utilisateurs finaux du logiciel, qui apprécient cette nouvelle technologie.
 
Luca Rovere, secrétaire général du conseil d'administration du groupe Mediolanum, nous livre un témoignage précieux pour mettre l'accent sur les fonctions les plus utiles de Sherpany pour la bonne gestion des réunions du conseil d'administration du groupe. Il nous parle aussi de cette solution comme du lieu où naît et grandit le processus de décision, en vue du passage à l'action.
 

Technologie pour préparer les conseils d'administration : défis et solutions

Banque de premier plan, axée sur la banque en ligne et historiquement marquée par une approche pionnière de la transformation numérique, Mediolanum a abordé la période de pandémie avec une conscience consolidée : les technologies numériques soutenaient déjà les activités internes, et représentaient un facteur déterminant pour le succès de l'entreprise.

L'organisation a toujours porté un intérêt particulier aux réunions de direction et du conseil d'administration efficaces, notamment en ce qui concerne la phase de préparation et de gestion/partage des documents. C'est pourquoi, chez Mediolanum, les réunions de direction sont numérisées depuis une bonne quinzaine d'années, par le biais d'un logiciel développé en interne.

Cependant, l'utilisation de cet outil, qui n'a pas été expressément créé pour la gestion des réunions formelles, a exposé le processus de réunion à des limitations croissantes, qui ont commencé à entraîner une dépense importante de temps et d'énergie pour demander de l'aide et résoudre les problèmes créés par le logiciel lui-même.
 
En avril 2021, Mediolanum a donc pris une décision : il était désormais indispensable de disposer d'une solution dédiée pour gérer les réunions du conseil d'administration. 
 
L'objectif visé était de rendre la gestion des réunions efficace, simple et sécurisée, en accordant une attention particulière à la phase de pré-réunion. Cela incluait l'organisation sélective des documents de réunion et leur partage et mise à disposition faciles, de sorte que les membres du conseil arrivent à la réunion correctement préparés. 
 
Après un processus d'évaluation concerté avec les départements informatiques, le choix s'est porté sur Sherpany. 
 

Sherpany : la synergie parfaite entre fonctionnalité et ergonomie

Le secrétaire général de Mediolanum reconnaît que la phase préalable à la réunion joue un rôle crucial, indispensable au bon déroulement de la réunion du conseil d'administration et à la santé du processus décisionnel. Il est essentiel que les membres du conseil d'administration soient en mesure de préparer correctement la réunion, de consulter les documents sans difficulté et avec un préavis raisonnable. Pour que leur préparation à la réunion soit vraiment excellente, la nouvelle solution de gestion des réunions devait donc offrir une synergie parfaite entre fonctionnalité et simplicité d'utilisation.
 
Luca Rovere explique : "Le principe directeur dans le choix du nouveau logiciel était la facilité d'utilisation de l'outil par les membres du conseil. Sherpany a parfaitement répondu à nos attentes. 
 
En entrant dans les détails, on peut dire que
 

Le secrétaire général de la société commence le travail d'organisation de chaque réunion en demandant aux participants les documents nécessaires. Sherpany intervient précisément à partir de cette demande de documents auprès des parties intéressées. De plus, cette demande indique la date limite à laquelle les informations requises doivent être téléchargées, ce qui permet de planifier correctement le processus.

"Ce qui, dans notre cas, comprend également, explique M. Rovere, le téléchargement d'une fiche d'information sur le sujet présenté, préparée par la fonction concernée".

Selon le témoignage de Luca Rovere, Sherpany se présente comme un facilitateur. Le secrétaire général constate que, depuis son introduction, la solution répond à la plupart des problèmes rencontrés par Mediolanum dans le passé. Le téléchargement des documents est enfin confié à des fonctions qui permettent une distribution fluide et intuitive des supports, ainsi que leur mise à jour rapide et correcte en cas de corrections. Les membres du conseil peuvent prendre des notes directement sur les documents qui les intéressent et consulter rapidement les sujets. De cette façon, les différentes étapes de la préparation de la réunion sont enfin efficaces et efficientes. Cela se traduit non seulement par un gain de temps et d'énergie pour tous les participants, mais aussi par une réduction considérable du stress. 

Le fait que la documentation puisse être non seulement téléchargée, mais aussi trouvée et lue immédiatement et rapidement est un facteur de réassurance important pour les administrateurs. 

Selon les administrateurs eux-mêmes,
 

Cette amélioration a stimulé une approche différente de la préparation des réunions, qui apparaît désormais plus constructive et plus sereine, dans tous ses aspects. Enfin, M. Rovere souligne que le haut niveau de sécurité, préalablement validé par des spécialistes de la cybersécurité et de l'informatique, a constitué un élément positif supplémentaire et définitif dans le choix de Sherpany.
 

Un bond en avant

Le secrétaire général de Mediolanum constate que l'introduction de Sherpany a considérablement amélioré le processus de gestion des réunions du conseil d'administration, tant pour les organisateurs que pour les administrateurs. Ce bond qualitatif concerne avant tout la gestion correcte de l'évolution des documents, à savoir : 

• Téléchargement facile de documents avec haut niveau de confidentialité et de sécurité ;
• Demande de documents simplifiée et responsabilités clairement définies par le secrétaire général ;
• Visualisation facile des documents par les membres du conseil d'administration ;
• Commentaires et clarification des doutes sur les documents en amont de la réunion ;
• Suivi et historique efficace des documents grâce à des archives numériques ;
• Gain de temps et d'efficacité pour les administrateurs et les parties extérieures.

Luca Rovere conclut : "La meilleure réunion est celle qui parvient à mettre les documents à disposition au bon moment, permettant une dialectique efficace et effective dans la salle du conseil, un déroulement ordonné de la réunion et un catalogage correct de la documentation. En ce sens, Sherpany nous a permis de franchir la ligne d'arrivée".

À propos de Banca Mediolanum

Banca Mediolanum S.p.A. est une banque directe italienne multicanale fondée en 1997, qui gère l'épargne des particuliers en offrant des services bancaires, d'investissement, d'assurance et de crédit. Société mère du groupe bancaire Mediolanum, elle est aujourd'hui l'un des principaux acteurs du paysage bancaire italien et est présente en Italie, en Espagne, en Allemagne, en Irlande et au Luxembourg.