La réunion virtuelle, « grand pas en avant » dans la digitalisation de Kambly

Face à la crise actuelle, les équipes de direction qui s'étaient déjà investies dans le digital trouvent qu'il est beaucoup plus facile de maintenir leur productivité. Grâce à la dématérialisation de leurs flux de travail, elles peuvent mieux se concentrer sur la continuité de leurs activités et sur la santé de leurs employés : c’est le cas de la société Kambly. En effet, dans le cadre de leur digitalisation, l'équipe de direction et le conseil d'administration de Kambly ont décidé en 2019 d'opter pour la réunion virtuelle et d'investir dans la solution de gestion de réunions à distance proposé par Sherpany.

Et cette décision a porté ses fruits. Nils Kambly, membre de la Direction et du Conseil d'administration, nous a expliqué lors d'une interview en ligne : « Grâce à Sherpany, nous avons fait un grand pas en avant en matière de numérisation. Nous pouvons envisager l'avenir sereinement ». Cette étude de cas présente les expériences de Kambly en matière de gestion de réunions à distance.

La réunion virtuelle : un moyen sécurisé pour la prise de décisions à distance pendant la crise 

Le fait d'avoir une solution de gestion de réunions à distance fonctionnelle et efficace a considérablement aidé Kambly ces derniers temps, surtout dans le contexte particulier de cette crise. La prochaine réunion du conseil d'administration se déroulera pour la première fois entièrement en ligne. Contrairement à de nombreuses autres entreprises, Kambly n'a pas dû reporter des réunions essentielles à sa mission en raison d'un manque d'accès à l'information. «Sherpany a été très utile à cet égard », souligne M. Kambly. Les dirigeants peuvent désormais collaborer de manière asynchrone et à distance et voir les mises à jour en temps réel. Kambly peut ainsi maintenir le niveau de son processus décisionnel et assurer la continuité de ses activités pendant la crise. Avec Sherpany, les utilisateurs peuvent également utiliser les fonctions de vote digital ou de résolutions circulaires numériques tout en restant en conformité avec les normes en vigueur et en gardant une trace de chaque décision.

Étant donné que tant de personnes sont aujourd'hui en télétravail, la cybersécurité est une priorité. M. Kambly nous a indiqué qu'il était heureux de savoir que les données confidentielles de Kambly sont entièrement protégées par les normes de sécurité suisses les plus strictes. Toutes les informations sont entièrement cryptées et l'accès sécurisé est assuré par une authentification innovante à deux facteurs qui ne nécessite pas de codes d'accès. Et tous les processus de réunion qui sont organisés dans Sherpany sont conformes aux exigences des audits ainsi qu'à la RGPD.

Voyons dans la section suivante avec quelle facilité et rapidité il a été possible de mettre en place Sherpany au sein de Kambly.

Facilité d'utilisation et assistance rapide pour une conduite du changement efficace

Peu après que M. Kambly ait contacté Sherpany l'année dernière, il a pu accéder à un environnement de test. « Je me suis facilement repéré au sein de la solution. Après seulement 15 minutes, je savais comment l'utiliser » , nous a-t-il déclaré. Il a particulièrement apprécié l'approche structurée de la gestion des réunions qui lui a permis d'avoir une vue d'ensemble sur les réunions à venir, sur les points à l'ordre du jour et sur les documents de référence. La rapidité de l'assistance technique dont a bénéficié Kambly, combinée aux « normes de sécurité suisses les plus strictes » , a finalement conduit à la décision de mettre en place Sherpany. 

Pendant la phase d'implémentation, les dirigeants ont reçu des conseils utiles, par exemple sur la façon de classifier les documents et sur les meilleures procédures de sécurité.

Aujourd'hui, il est en mesure d'affirmer que « la conduite du changement a été un succès, ce qui constitue la partie la plus importante d'un projet de transformation digitale. Tous les membres de la direction et du conseil d'administration ont été pleinement impliqués. Même les membres les moins avertis en matière de technologie ont pu facilement manipuler l'outil. « Sherpany est une solution très ergonomique et intuitive, en particulier en ce qui concerne ses applications », conclut M. Kambly. Cela a largement facilité l'adhésion de tous les collaborateurs.

Les principaux avantages de la réunion virtuelle pour Kambly

La possibilité de maîtriser le processus de réunion virtuelle a eu un impact positif significatif sur les équipes dirigeantes de Kambly - et pas seulement pendant cette crise. M. Kambly a mis l'accent sur trois avantages majeurs.

1. Structurer les processus de réunion - sur une seule plateforme

Avec Sherpany, l'organisation des réunions peut-être rationalisée et optimisée. Le fait de disposer d'une plate-forme centralisée pour toutes les activités liées aux réunions a permet de les structurer et les préparer plus efficacement. Pendant la réunion, il est plus facile de suivre l'ordre du jour, ce qui permet de se concentrer sur les sujets importants. Les utilisateurs administrateurs de Sherpany peuvent également rédiger des procès-verbaux,  assigner des tâches et suivre des actions directement au sein de la solution.

2. Gérer les documents de réunion - sans le moindre papier

Avant de transformer leurs processus de réunion, Kambly travaillait avec des documents imprimés. La recherche d'informations prenait souvent beaucoup de temps. Cela a changé : le système de bibliothèque - organisé avec des libellés - et la fonction de recherche ont considérablement amélioré la préparation aux réunions. « Avec Sherpany, il ne s'agit plus de chercher l’information, mais de la trouver », nous a dit M. Kambly. Les mises à jour peuvent être effectuées et synchronisées en temps réel pour tous les utilisateurs. Et les piles de papier dans les bureaux sont devenues beaucoup plus petites.

3. Se préparer aux réunions individuellement - en tout lieu

Personnellement, M. Kambly, la principale utilité de Sherpany a consisté à optimiser sa façon de travailler au quotidien en tant que dirigeant.  La solution lui permet d'accéder facilement et rapidement à toutes les informations nécessaires à tout moment. Il se prépare à distance pour ses réunions, par le biais de son iPad notamment, et ce même lorsqu'il ne dispose pas d'un accès Internet. Les annotations personnelles peuvent être faites avec un stylo comme sur papier, au format numérique.

M. Kambly conclut : « Je recommanderais Sherpany à toutes les équipes de direction  car cette solution a été un moyen extrêmement rapide et facile de dynamiser notre processus de numérisation ».