Pourquoi Helvetia a choisi Sherpany : les avantages d'une solution de gestion de réunions

Afin de simplifier la collaboration sur les documents confidentiels tout en se dématérialisant, le conseil d'administration de la compagnie d'assurance suisse Helvetia a utilisé un portail du conseil d'administration à partir de 2013. Cela a permis aux administrateurs d'accéder à leurs documents sous forme numérique et de renoncer aux dossiers papier pour leurs réunions. Cependant, cette solution n’a très vite plus répondu à leurs besoins : le portail du conseil d'administration qu'ils utilisaient à l'époque se concentrait sur la gestion des dossiers et n'offrait qu'un soutien limité pour résoudre les principaux problèmes liés à l'organisation des réunions du conseil d'administration. Helvetia a réalisé qu'elle avait besoin d'une solution plus complète.

C'est pourquoi Christophe Niquille, alors secrétaire du conseil d'administration, cherchait une meilleure solution et est tombé sur la solution de gestion des réunions Sherpany. Certains administrateurs avaient déjà travaillé avec Sherpany sur d'autres mandats et ont recommandé la solution pour sa simplicité d'utilisation. Début 2018, le conseil d'administration a complètement deployé Sherpany dans un délai très court. Voyons ce qui a changé pour Helvetia.

Changement facile sans affecter l'infrastructure informatique existante

“Je suis très heureux du passage à Sherpany", déclare Christophe Niquille. Grâce à l'expérience acquise avec le système précédent et au fait que Sherpany - tout comme le logiciel utilisé précédemment - est une solution SaaS en cloud, le changement a été effectué très facilement sans affecter l'infrastructure informatique existante de Helvetia. Christophe Niquille, qui se décrit comme "relativement compétent en matière de technologies de l'information", a même pu changer pour Sherpany presque sans accompagnement.

Des solutions telles que Sherpany facilitent beaucoup le travail des secrétaires. La préparation des réunions peut se faire en grande partie de manière électronique. Les documents importants peuvent être stockés sous chaque point de l'ordre du jour et distribués de manière numérique, rapide et adaptée au destinataire. Par rapport au fournisseur précédent, Sherpany offre des avantages spécifiques dans l'organisation des réunions. En particulier, la création de l'ordre du jour, y compris la gestion du temps, est devenue beaucoup plus simple", déclare Christophe Niquille.

Une préparation plus efficace des réunions et une meilleure gouvernance d'entreprise

Les dirigeants se sont rapidement habitués à la nouvelle solution. La conception moderne de Sherpany a permis une utilisation très intuitive :”Le passage à Sherpany s'est fait en douceur et n'a nécessité aucune formation particulière. Sherpany a été bien accueillie par les dirigeants", déclare Christophe Niquille. De plus, Sherpany a toujours fourni une assistance technique rapide à chaque utilisateur et répondu à leurs questions.

Sherpany a aidé le conseil d'administration d'Helvetia à rendre la gestion de l'ensemble de ses réunions plus efficace. Christophe Niquille souligne les trois principaux avantages :

• Préparation et structuration formalisées des réunions
• Vitesse de diffusion de l'information
• Sécurité de la communication/stockage des documents

La distribution sécurisée et rapide des documents a permis aux administrateurs de préparer beaucoup plus facilement leurs réunions. Sherpany permet également la transmission sélective de documents aux utilisateurs et aux groupes qui ont besoin de documents spécifiques. L'ensemble du processus de réunion est désormais beaucoup plus structuré qu'auparavant, explique M. Niquille. L'archivage des documents (comme les procès-verbaux des réunions), par exemple, est devenu beaucoup plus facile. Cela permet aux administrateurs de suivre les décisions antérieures à tout moment et d'en examiner l'impact. “Cela offre également un avantage considérable du point de vue de la gouvernance d'entreprise et de la conformité", explique M. Niquille. C'est l'une des raisons pour lesquelles Helvetia a finalement adopté Sherpany pour son comité exécutif, prouvant ainsi que Sherpany est adaptable aux besoins de tous les dirigeants.

Cette étude de cas montre les avantages évidents de Sherpany pour les sociétés. Même si vous utilisez déjà un logiciel pour la gestion de vos documents confidentiels, il vaut la peine de passer à une solution dédiée à la gestion des réunions. Grâce à sa conception intuitive et moderne, le changement est rapide et aisé, comme pour Helvetia. Cela vous permet de garantir des réunions plus efficaces et d'améliorer la gouvernance d'entreprise.