Pourquoi le directeur financier du groupe Calida investit à long terme dans la culture des réunions

Aujourd'hui, les directeurs financiers doivent fournir plus que de simples rapports financiers en conformité avec les différentes réglementations. Dans le monde VUCA, ils doivent faire preuve de clairvoyance pour aider leurs organisations à atteindre leurs objectifs stratégiques - au cours du trimestre actuel, mais aussi dans les cinq prochaines années. Sacha Gerber, directeur financier du groupe Calida, un acteur majeur du marché international du textile qui emploie 2 800 personnes et coté sur le SIX, illustre parfaitement les nouvelles exigences de cette fonction. Il se considère comme un sparring-partner et un coach pour l'équipe de direction du groupe Calida.

Selon lui, l'environnement commercial est déterminé par l'évolution des besoins des clients - par exemple, dans les domaines du commerce électronique et de la durabilité - qui se sont encore accélérés durant la pandémie de COVID-19. « Dans cet environnement, nous devons être agiles sur le long terme. Cela signifie que nous devons prendre des décisions rapidement et redéployer les ressources rapidement », a déclaré M. Gerber.

Au cours de la conversation, il souligne à plusieurs reprises la valeur ajoutée stratégique et financière des décisions prises rapidement. Il reconnaît aussi immédiatement le lien avec la gestion des réunions : « Les réunions jouent un rôle stratégique central dans la prise de décision. » Nous avons demandé à M. Gerber pourquoi son entreprise a investi à long terme dans la culture de réunion et comment elle en tire profit.

Challenger le statu quo

Au cours de sa carrière professionnelle, ce directeur financier de 46 ans s'est familiarisé avec toute une série de cultures d'entreprise différentes. « Dans de nombreuses entreprises, les réunions inefficaces sont une perte de temps », dit-il de but en blanc. La liste des inconvénients qui en résulte est longue : les informations ne sont pas partagées à l'avance, les participants ne se préparent pas, les réunions tournent en rond, l'inégalité des niveaux de connaissance est une source d'insatisfaction et les décisions ne sont pas prises. « La culture de réunion d'une organisation dépend largement de la culture d'entreprise et du leadership », affirme M. Gerber. Et c'est là qu'il voit sa responsabilité.

L'année dernière, l'équipe de direction du groupe Calida a décidé d'investir durablement dans la culture de réunion. En particulier, la préparation des réunions formelles était perçue comme trop lourde, ce qui empêchait une prise de décision efficace : trop d’emails devaient être envoyés à droite et à gauche, et des malentendus fréquents survenaient lorsqu'il s'agissait de traiter différentes versions de documents. En parallèle, la promotion d’un état d'esprit tourné vers le digital a également joué un rôle central.

En tant qu'entreprise de plus en plus digitale, le groupe Calida a comme ambition de non seulement digitaliser les services proposés à leurs clients, mais aussi de promouvoir les processus numériques en interne et d'accélérer le changement culturel pour ce faire. Il s'agit notamment de créer les bonnes conditions pour des réunions productives. « Cela crée de la valeur ajoutée sur le long terme », déclare M. Gerber. Pour soutenir cette ambition, l'équipe de direction du groupe Calida a décidé de mettre en œuvre la solution de gestion des réunions de Sherpany. Selon M. Gerber, la confidentialité, l'efficacité, l’interface et la possibilité de l’utiliser sur smartphones et tablettes ont fait pencher la balance en faveur de Sherpany.

Intégrer la gestion des réunions dans des processus commerciaux optimisés

En tant que partisan de la gestion agile, M. Gerber accorde une grande importance à l'optimisation des processus d'entreprise. Lorsqu'il s'agit de prendre des décisions, le goulot d'étranglement est, selon lui, souvent le même :

L'ordre du jour des réunions de la direction du groupe Calida est créé et publié dans Sherpany suffisamment à l'avance - avec tous les documents et rapports associés. Les participants se préparent individuellement en prenant des notes et en lisant les comptes rendus des réunions précédentes. Grâce à la fonction de commentaire de Sherpany, ils peuvent échanger des informations sur les tâches à venir avant même la réunion. La liste de tâches intégrée garantit que les décisions prises sont également appliquées de manière cohérente.

« L'échange constant avec les autres membres pendant la préparation de la réunion est très important car il permet de s'assurer que nous connaissons déjà les problèmes. Cet alignement crée un espace pour des discussions approfondies au cours de la réunion elle-même », déclare le directeur financier du groupe Calida.

Accélérer le processus de prise de décision

Grâce à un accès centralisé à toutes les informations, la direction du groupe Calida peut aujourd'hui prendre des décisions plus rapidement. La vraie devise d'une réunion, ce sont les décisions.

La perception individuelle de l'efficacité joue également un rôle dans la détermination des avantages de Sherpany, car les cadres sont souvent frustrés par les réunions qui prennent beaucoup de temps. « Le temps, c'est de l'argent. Lorsque nous nous réunissons, nous voulons que ce soit efficace », déclare M. Gerber. Mais ce qui compte vraiment pour lui, en tant que directeur financier, c'est la valeur ajoutée. Comment cette valeur ajoutée est-elle créée - en plus de l'accélération de la prise de décision ? M. Gerber insiste avant tout sur le changement culturel. En effet, les attitudes et les attentes doivent changer, sinon la digitalisation ne portera pas ses fruits.

Sherpany réussit à combiner les facteurs humains avec un processus fondé sur des faits, et appuyé par une technologie moderne. « C'est ainsi que vous devenez plus fort en tant qu'organisation sur ce marché digital en évolution rapide », conclut M. Gerber.