WHO-Stiftung: Meetings zur Unterstützung kritischer globaler Gesundheitsbedürfnisse

2020 ist ein Jahr, das wegen seiner globalen Gesundheitskrise für immer in Erinnerung bleiben wird. Die Universalität der COVID-19-Pandemie hat alle Bürger*innen der Welt gezwungen, in einem noch nie dagewesenen Ausmaß über die öffentliche Gesundheit nachzudenken.

Auch wenn eigentlich keine globale Pandemie nötig sein sollte, um anerkennen zu können, wie wichtig es ist, Gesundheitsbedürfnisse weltweit zu unterstützen, so hat die Situation doch für ein Umdenken gesorgt.

Die WHO-Stiftung ist eine unabhängige Förderstiftung, die sich für den Schutz der Gesundheit und des Wohlbefindens aller Menschen in allen Teilen der Welt einsetzt und dabei mit der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und der globalen Gesundheitsgemeinschaft zusammenarbeitet.

Im 3. Quartal 2020 traf die WHO-Stiftung die Entscheidung, Sherpany zu implementieren. Wir haben uns mit Lara Vila, Mitglied des temporären COO-Büros der WHO-Stiftung, unterhalten, um mehr darüber zu erfahren, warum sie sich für die Optimierung von Vorstandssitzungen entschieden haben, um so die wichtige Arbeit der Stiftung zu unterstützen.

Meetings für ein wachsendes, globales Führungsteam managen

Als die WHO-Stiftung im Mai 2020 gegründet wurde, bestand ihr Vorstand nur aus drei Mitgliedern. Aus diesem Grund war es in der Anfangsphase relativ einfach, Vorstandssitzungen zu verwalten. Dokumente, Tagesordnungen und Protokolle wurden durch eine Kombination aus E-Mail und Software zur Dokumentenerstellung verteilt.

Im Laufe des Sommers hat sich das Führungsteam der WHO-Stiftung mehr als verdoppelt. Mit diesem Schritt gingen eine Reihe von administrativen Herausforderungen einher, wie die Verteilung von Sitzungsunterlagen und die Zusammenarbeit über verschiedene Kanäle. Das Führungsteam der WHO-Stiftung ist bewusst über mehrere Weltregionen verteilt, und laut Lara Vila "ist es das Ziel, dass in jeder Region rund um den Globus ein Vorstandsmitglied zugegen ist."

Der Bedarf nach einer Software, welche den gesamten Meeting-Prozess unterstützt, wurde offensichtlich.

Klare Governance und mehr Effizienz

Effizienz steht für die WHO-Stiftung an erster Stelle, wenn sie sich für die Implementierung einer Meeting Management Lösung entscheidet.

Die Fähigkeit, Entscheidungen zeitnah zu treffen, ist von zentraler Bedeutung für die Zielerreichung der Stiftung, und die Entscheidungsfindung wird mit dem weiteren Wachstum an Komplexität zunehmen. Wenn das Jahr 2020 uns eines vor Augen geführt hat, dann die Notwendigkeit, reaktionsschnell und anpassungsfähig zu agieren. Auf die WHO-Stiftung, mit deren Finanzmittel kritische Projekte unterstützt werden, die oft dringende Maßnahmen erfordern, trifft diese Erkenntnis definitiv zu. 

Auch die Governance stand bei der Implementierung von Sherpany ganz oben auf der Prioritätenliste. Da der Vorstand der WHO-Stiftung stetig wächst, wird auch die Anzahl der erforderlichen Genehmigungen zunehmen. Daher war von Anfang an klar, dass die Zusammenarbeit über E-Mail und Dokumentenerstellungs-Tools allein nicht nachhaltig sein würde. Als Fördermittelgeber ist die WHO-Stiftung sowohl rechtlich als auch operativ verpflichtet, Entscheidungen zu dokumentieren.  

Sherpany bietet all dies in einer einzigen Plattform, die sicherstellt, dass diese Informationen in einer durchsuchbaren und revisionssicheren Weise abgespeichert werden. 

Meeting Management: Zentral für den Aufbau einer neuen Kultur

Lara Vila sagte uns, dass auch das Thema Kultur bei der Entscheidung für eine Meeting Management Lösung eine zentrale Rolle spielte.

Die WHO-Stiftung hat die Möglichkeit, ihre Kultur bewusst zu gestalten – und ihre Meetings sind ein Teil davon. Lara Vila: "Wir wollen, dass die WHO-Stiftung modern, schlank und agil ist. Es ist wichtig, dass wir dies von Anfang an vorleben, und deshalb haben wir nur Tools ausgewählt, die den Aufbau dieser Kultur von Anfang an unterstützen."

Dies ist ziemlich außergewöhnlich. Oft wird Sherpany als Mittel gegen den schmerzlichen Meetingwahn eingesetzt. Im Fall der WHO-Stiftung hatte die Organisation jedoch noch nicht die Gelegenheit, diese Schmerzen zu erleben. Stattdessen hat man sich von Anfang an für Sherpany entschieden, um die bewusste Gestaltung einer funktionalen und gesunden Meeting-Kultur zu unterstützen.

Die ersten Eindrücke: den Weg zum Meeting-Erfolg geebnet

Auch wenn sich die WHO-Stiftung noch in der Anfangsphase ihrer Meeting-Management-Reise befindet, sind die ersten Eindrücke sehr positiv. Bisher war Sherpany daran beteiligt, die Meeting-Effizienz des Vorstands, welcher das Tool seit Q4 2020 nutzt, zu erhöhen. 

Lara Vila erklärte, dass das Customer Success Team von Sherpany in ständigem Kontakt gestanden sei und jeden Schritt des Onboardings unterstützt habe. "Wir haben uns während des Onboarding-Prozesses gut unterstützt gefühlt, auch wenn das Tool sehr benutzerfreundlich ist und wenig Erklärungen benötigt." Sie fuhr fort: "Selbst wenn wir bei der Nutzung der Plattform auf Probleme gestoßen sind, war das Customer Success Team von Sherpany stets zur Stelle, um zu helfen."

Die Zusammenarbeit mit einer so einzigartigen und einflussreichen Organisation wie der WHO-Stiftung ist eine spannende Gelegenheit, die wir beim Schopfe gepackt haben. Sherpany freut sich, einen kleinen Teil zur Mission der Stiftung beitragen zu können. Diese Fallstudie ist Teil eins von zwei.

Vielen Dank an Lara Vila, dass sie die Meeting-Reise der WHO-Stiftung mit uns geteilt hat.