Effiziente Beiratssitzungen und Gesellschafterversammlungen: Wie PROBAT Sherpany zur Optimierung seiner Prozesse nutzt

In einer Welt, in der digitale Transformation für Unternehmen unerlässlich geworden ist, stehen viele vor der Herausforderung, ihre internen Prozesse zu modernisieren. PROBAT, ein deutsches mittelständisches Unternehmen, Weltmarktführer im Bereich Maschinen- und Anlagenbau für die Kaffee- und Nahrungsmittelindustrie, entschied sich vor einigen Jahren, diesen Weg zu beschreiten. Durch die Einführung der Softwarelösung von Sherpany hat PROBAT nicht nur die Beiratssitzungen effizienter gestaltet, sondern auch die Organisation von Gesellschafterversammlungen auf ein neues Level gehoben. In dieser Case Study beleuchten wir, wie Sherpany die Arbeitsabläufe vereinfacht hat und welche Herausforderungen es dabei zu meistern galt.

Ein Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung

Seit fünf Jahren ist Christian Thimm, CFO des Unternehmens, gemeinsam mit dem CEO Wim Abbing für die finanzielle Stabilität und das strategische Wachstum des Unternehmens verantwortlich. Neben den klassischen Finanzfunktionen trägt Christian Thimm auch die Verantwortung für den Einkauf sowie die Personal- und die IT Abteilung. Zusammen mit dem CEO organisiert er die Beiratsarbeit und stellt sicher, dass alle Entscheidungsprozesse reibungslos ablaufen.

Vor einigen Jahren entschied sich das Unternehmen, den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen. Das Ziel war es, nicht nur die internen Abläufe zu optimieren, sondern auch die Zusammenarbeit im Beirat und mit den Gesellschaftern zu erleichtern. Die Lösung kam in Form von Sherpany – einer Software, die für die Organisation und Durchführung von Sitzungen entwickelt wurde. Der Vorschlag, Sherpany einzusetzen, kam von Nils Erichsen, dem Beiratsvorsitzenden, der bereits positive Erfahrungen mit dem Tool gemacht hatte.

Die Einführung von Sherpany: Vom Beirat zur Gesellschafterversammlung  

Zunächst wurde Sherpany ausschließlich für die Beiratssitzungen eingesetzt. Die Software ermöglichte es, alle relevanten Dokumente sicher hochzuladen und für die Teilnehmer zugänglich zu machen. Dies stellte eine enorme Erleichterung dar, da früher sensible Informationen wie Jahresabschlüsse und Entscheidungsvorlagen per Post oder E-Mail verschickt werden mussten. Mit Sherpany konnten diese Dokumente nun zentral gespeichert und gleichzeitig sicher aufbewahrt werden. Der Schritt, Sherpany auch für Gesellschafterversammlungen zu nutzen, war daher nur eine logische Konsequenz.

“Wir haben vor ca. fünf Jahren angefangen, Sherpany für die Organisation der Beiratssitzungen zu verwenden. Im Jahr 2024 haben wir die Nutzung von Sherpany auf die Vorbereitung der Gesellschafterversammlung sowie die Datenbereitstellung für die Gesellschafter ausgeweitet.“ erklärt Christian Thimm im Gespräch. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sherpany bietet eine Plattform, auf der alle Teilnehmenden, unabhängig von ihrem Standort, gleichzeitig auf dieselben Informationen zugreifen können.

Ein weiteres Thema, das bei der Einführung von Sherpany eine Rolle spielte, war die Sicherheit. Als Unternehmen, das mit sensiblen Daten arbeitet, war es entscheidend, dass die Informationen geschützt und nur für berechtigte Personen zugänglich sind. Hier konnte Sherpany ebenfalls überzeugen. 

Herausforderungen gemeistert: Einbindung einer heterogenen Nutzergruppe

Eine der größten Herausforderungen, mit denen das Unternehmen bei der Einführung von Sherpany konfrontiert war, betraf die Akzeptanz und Nutzung des Tools durch die Gesellschafter. “Unsere Gesellschafter haben eine Altersspanne von 20 bis 80 Jahren. Dementsprechend ist die Affinität für solche Tools auch sehr unterschiedlich,” berichtet Marion Koenzen, die als Referentin der Geschäftsführung für die organisatorische Vorbereitung der Sitzungen verantwortlich ist. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche, der angebotenen Schulungen und dem stets verfügbaren, persönlichen Kundenservice unterstützt Sherpany die Nutzer bei der Einarbeitung in das Tool. Christian Thimm betont, dass die Herausforderung, alle Nutzergruppen abzuholen, bei den meisten Tools besteht. Mit der Zeit hat sich Sherpany als verlässliche Lösung erwiesen, von der nun alle profitieren.

Die Vorteile von Sherpany: Effizienz, Sicherheit und Transparenz

Die positiven Aspekte der Nutzung von Sherpany sind für PROBAT nicht von der Hand zu weisen. Insbesondere die Zeitersparnis und die erhöhte Effizienz in der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen werden von den Nutzern hervorgehoben.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Transparenz, die durch Sherpany geschaffen wird. Aktualisierungen an Dokumenten können nachverfolgt werden, und alle Teilnehmer sind stets auf dem gleichen Stand. Dies sorgt für eine einheitliche Informationsbasis. Besonders geschätzt wird auch die Tatsache, dass alle Dokumente zentral an einem Ort gespeichert werden. Dies erleichtert nicht nur den Zugang, sondern auch die Verwaltung und Archivierung der Informationen.

Zukunftsaussichten: Integration von KI und weitere Optimierungen

PROBAT ist sehr zufrieden mit der Nutzung von Sherpany und blickt entsprechend positiv auf die Einführung neuer, innovativer Funktionen innerhalb der Lösung. Über die Integration einer KI-gestützten Protokollfunktion sagt Christian Thimm:

 Protokolle zu schreiben ist immer wichtig, aber auch zeitaufwendig. Daher freuen wir uns auf die Weiterentwicklung von Sherpany und sind gespannt darauf, die KI-Funktion für Protokolle zu testen.

Christian Thimm

CFO Probat

Derzeit haben Sherpany-Kunden die Möglichkeit, zwei verschiedene KI-Features zu testen und damit deren Weiterentwicklung aktiv mitzugestalten. Diese Funktionen wurden jedoch von PROBAT zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Case Study noch nicht getestet, weshalb keine Erfahrungswerte vorliegen.

Als Unternehmen möchten wir an dieser Stelle die neuen Funktionalitäten kurz vorstellen. Unser Dokument Copilot ist ein KI-Chatbot, der in der Lage ist, Zusammenfassungen von Dokumenten mithilfe von LLM (Large Language Model) vor Ort zu erstellen, und der auch in der Lage ist, Benutzerfragen zu dem Dokument mit natürlicher Sprache zu beantworten. Die zweite bereits verfügbare Funktion ist der Protokoll-Copilot: die Integration von Microsoft Teams-Transkripten ermöglicht dem Sitzungsorganisator den Zugriff auf ein generiertes Transkript der Microsoft Teams-Videokonferenz.

Fazit: Ein Schritt in die richtige Richtung

Die Einführung von Sherpany hat bei PROBAT bereits zu erheblichen Verbesserungen in der Organisation und Durchführung von Beiratssitzungen und Gesellschafterversammlungen geführt. Die Software bietet eine sichere, transparente und effiziente Plattform, die es den Nutzern ermöglicht, flexibel und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Trotz einiger Herausforderungen, insbesondere im Umgang mit heterogenen Nutzergruppen, überwiegen die Vorteile deutlich.

Mit Blick auf die Zukunft und die neuen Erweiterungen, wie die Integration einer KI-gestützten Protokollfunktion, scheint Sherpany für das Unternehmen eine langfristige Lösung zu sein, die noch viel Potenzial bietet. Christian Thimm und sein Team können sich darauf freuen, ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und so noch mehr Zeit für die wirklich wichtigen strategischen Entscheidungen zu gewinnen.