Eine digitale Meeting-Management-Lösung für die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main
Herausforderung
Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main steht vor der Herausforderung, ihre Gremiensitzungen effizienter und transparenter zu gestalten, da die bisherigen papierbasierten Prozesse zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Ein bestehendes digitales Tool erfüllt die Anforderungen nicht vollständig, weshalb eine intuitivere und modernere Lösung zur Optimierung von Kommunikation und Datenaustausch benötigt wird.
Ergebnis
Durch die Einführung von Sherpany hat die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main ihre Sitzungen effizienter und nachhaltiger gestaltet, indem sie den manuellen Aufwand reduzierte und die Entscheidungsprozesse optimierte. Zudem profitieren die Mitglieder von einer transparenten, sicheren und komfortablen Teilnahme, was die Zusammenarbeit in den Gremien erheblich verbessert hat.
Die Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main, eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, steht vor der anspruchsvollen Aufgabe, die Organisation und Durchführung ihrer Gremiensitzungen effizient und transparent zu gestalten. Mit jährlichen Sitzungen, darunter zwei Vollversammlungen und bis zu sechs Vorstandssitzungen, ist die Handwerkskammer für den reibungslosen Ablauf und die Dokumentation entscheidender Beschlüsse verantwortlich.
Ein wesentliches Ziel der Handwerkskammer war es, die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den Mitgliedern der verschiedenen Gremien zu verbessern. Die bisherigen manuellen und papierbasierten Prozesse erwiesen sich zunehmend als zeitaufwendig, fehleranfällig und unpraktisch. Besonders betroffen waren die Vorstands- und Vollversammlungsmitglieder, die auf zuverlässige, zugängliche und nachvollziehbare Informationen angewiesen sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Handwerkskammer hatte zwar bereits ein anderes digitales Tool im Einsatz, doch dessen Funktionen entsprachen nicht vollständig den Anforderungen. Es fehlte eine intuitive Bedienung, die eine einfache und sichere Handhabung für alle Beteiligten ermöglicht. Zudem bestand der Wunsch, die Digitalisierung gezielt voranzutreiben, um den Mitgliedern den Zugang zu Unterlagen zu erleichtern und so den gesamten Prozess zu modernisieren.
Die Lösung: Einführung von Sherpany
Vor diesem Hintergrund entschied sich die Handwerkskammer für die digitale Meeting-Management-Lösung von Sherpany, die speziell auf die Bedürfnisse von Aufsichts- und Verwaltungsräten sowie Gremien und Vorstände zugeschnitten ist. Die Entscheidung fiel aufgrund der benutzerfreundlichen Handhabung und der umfangreichen Funktionalität, die es der Handwerkskammer ermöglicht, sowohl die Sitzungsorganisation als auch die Kommunikation auf ein neues Niveau zu heben.
Der Implementierungsprozess verlief reibungslos. Während des Onboardings wurden die Mitarbeitenden der Handwerkskammer umfassend geschult, was zu einer schnellen und erfolgreichen Einführung führte. Die Unterstützung durch das Sherpany-Team während dieser Phase wurde als hilfreich und effektiv bewertet
Sherpany unterstützt uns bei den umfassenden Sitzungen mit verschiedenen Mitgliedsgruppen. Das Tool ermöglicht die Transparenz der Kommunikation und erlaubt einen gesicherten und belegbaren Datenaustausch
Greifbare Ergebnisse und Verbesserungen
Seit der Einführung von Sherpany konnte die Handwerkskammer erhebliche Fortschritte in der Organisation und Durchführung ihrer Sitzungen verzeichnen:
- Zeitnahe und vollständige Verfügbarkeit von Unterlagen: Die digitale Plattform stellt sicher, dass alle Mitglieder rechtzeitig auf die relevanten Informationen zugreifen können. Dies hat den Entscheidungsprozess optimiert und die Effizienz der Sitzungen gesteigert.
- Reduktion des manuellen Aufwands: Durch die digitale Abwicklung von Teilnahmeabfragen und den Verzicht auf den Postversand von Sitzungsunterlagen konnten Ressourcen eingespart und die Nachhaltigkeit gefördert werden.
- Erhöhte Transparenz und Sicherheit: Sherpany ermöglicht einen gesicherten und nachvollziehbaren Datenaustausch, der die Kommunikation innerhalb der Gremien erheblich verbessert hat.
Besonders hervorzuheben ist an dieser Stelle, dass die Nutzung von Sherpany nicht nur die internen Prozesse optimiert hat, sondern auch den Mitgliedern eine komfortable und unkomplizierte Teilnahme an den Sitzungen ermöglicht.
Jetzt keine Zeit zum Lesen? Speichern Sie es für später.
Die Einführung von Sherpany bei der Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main zeigt, wie eine digitale Meeting-Management-Lösung die Herausforderungen traditioneller Prozesse bewältigen und die Effizienz sowie die Transparenz von Gremienarbeit steigern kann.
Durch die Implementierung von Sherpany hat die Handwerkskammer nicht nur die internen Abläufe modernisiert, sondern auch die Grundlage für zukunftssichere und digitale Sitzungen geschaffen. Die positiven Ergebnisse sprechen für sich: Mitglieder profitieren von einer verbesserten Kommunikation, die Handwerkskammer spart wertvolle Zeit und Ressourcen, und die Sitzungen laufen strukturierter und produktiver ab.
