Der Weg der Bank BSU zu stimmigen und sicheren Sitzungen
Herausforderung
Für die Datensicherheit und die Wahrung des Bankgeheimnisses ist ein optimaler Schutz nötig und die Zugriffsrechte müssen Rollen-spezifisch ausgestaltet werden können. Auch müssen die Meeting-Prozesse übersichtlich, intuitiv gestaltet und ortsunabhängig zu bearbeiten sein.
Ergebnis
Mit Sherpany und dessen umfangreichem Schutz und Berechtigungsvergabe-Möglichkeiten samt Servern in der Schweiz und Zweifaktor-Authentifizierung ist viel Sicherheit da. Auch steigert die Software den Überblick im Meeting-Prozess und lässt Ortsunabhängigkeit zu.
Wer wie Ursula Gertsch – Geschäftsleitungsassistentin bei der Bank BSU – formelle Sitzungen für die Geschäftsleitung und den Verwaltungsrat organisiert, steht einigen Herausforderungen gegenüber: Übersichtlichkeit und Transparenz sind wichtige Anliegen. Darüber hinaus geht es um Effizienz – Meeting-Prozesse sollen nicht übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen und gleichzeitig zu den gewünschten Resultaten führen.
Hohe Sicherheitsanforderungen erfüllt
Des Weiteren spielt die Sicherheit eine wichtige Rolle: Neben der Datensicherheit und Rollen-spezifischen Zugriffsrechten steht für die Bank BSU auch die Wahrung des Bankgeheimnisses im Vordergrund. Die Ortsunabhängigkeit des Datenzugriffs ist ein weiterer erwähnenswerter und immer wichtiger werdender Aspekt.
Zudem muss eine Bank die Lösung FINMA-konform betreiben können. So erhält die Bank BSU auf Jahresbasis einen Bericht gemäß dem Prüfstandard ISAE 3402, welcher die FINMA-konforme Betreibung unserer Software garantiert. Sie entschied sich unter anderem deswegen für Sherpany, weil diese Anforderungen erfüllt sind.
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Zeitersparnis und bessere Übersicht sind spürbar
Auch erlebt Ursula Gertsch in ihrer Funktion als Geschäftsleitungsassistentin eine Zeitersparnis. Zuvor musste sie Dokumente – zur Vorbereitung auf Sitzungen – ausdrucken und zusammenstellen. Nun sei es lediglich notwendig, diese hochzuladen. Eine Vereinfachung, die sich auch spürbar auf die Nachhaltigkeit auswirkt: “Wir haben zuvor viel Papier verbraucht, um die Sitzungsdossiers, die später weggeworfen wurden, für alle Teilnehmer zu drucken.”
Prinzipiell sei es auch ein Vorteil, dass sich in Sherpany alle für Sitzungen relevanten Informationen zentral, einheitlich und übersichtlich auffinden lassen. “Dass alles von jedem Berechtigten einsehbar ist, macht es einfacher. Jeder hat eine gute Übersicht.” So könne man auch schnell bestimmte Dokumente finden – ein enormer Vorteil für Revisionen.
Dass alles von jedem Berechtigten einsehbar ist, macht es einfacher. Jeder hat eine gute Übersicht.
Ursula Gertsch benutzt selbst “alle” Funktionen in Sherpany: von der Agenda, über die Protokollierung bis hin zur Bibliothek. Mit unserer Software organisiert die Geschäftsleitungsassistentin “als Schnittstelle” drei bis vier Sitzungen im Monat. Einerseits profitiert Ursula Gertsch von den Kommentaren auf der Agenda und auch im Protokoll. “Wenn jemand etwas meldet, lässt es sich sofort anpassen.”
Protokolle und Pendenzen kommen intuitiv zustande
Andererseits lassen sich die Protokolle mit Sherpany nun intuitiver erstellen: “Eine Vereinfachung stellt es dar, dass das Protokoll mit der Agenda verknüpft ist. So gelingt die Aufbereitung besser.” Wichtige Faktoren seien eine einfache Handhabung und Genehmigung. Früher hat das VR-Gremium “ganze Bücher gefüllt”, die es zu verschicken und abzuzeichnen galt.
Doch mit der Bereitstellung des Protokolls ist der Meeting-Zyklus noch nicht beendet: Es kommt auf die Erstellung eines Aktionsplans und dessen Ausführung an. “Aufgaben lassen sich direkt aus dem Protokoll entnehmen, so dass wir sofort Pendenzen vorliegen haben.”
Aufgaben lassen sich direkt aus dem Protokoll entnehmen, so dass wir sofort Pendenzen vorliegen haben.
Dabei gehe es auch um Zeitersparnis: “Ich muss nicht mehr manuell alles heraussuchen und dann eine Pendenzenliste erstellen.” Stattdessen sei direkt nach einer Sitzung klar, welche Aufgaben und Themen noch offen sind. Pendenzen bilden übrigens auch jeweils den ersten Agendapunkt der jeweiligen Sitzungen – der Kreis schließt sich.
Indes war laut Ursula Gertsch die Implementierung von Sherpany herausfordernd. “Es war schwierig, weil die Corona-Pandemie zu dieser Zeit gerade angefangen hatte und so Schulungen vor Ort nicht möglich waren.” Dennoch sei es machbar gewesen. Wesentlich dazu beigetragen hat unser Kundensupport. “Er war immer zur Stelle und hat schnell geantwortet.”
Stehen Sie in Ihrem Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen? Wir können Ihnen helfen.
Über die Bank BSU
Bei der Bank BSU handelt es sich um eine Schweizer Regionalbank. Die unabhängige Dienstleistungs- und Beratungsbank unterhält Geschäftsstellen in Uster, Volketswil und Dübendorf. Im Jahr 1836 gegründet, weist sie eine reichhaltige Tradition auf. Diese vereint sie mit Zukunftsorientierung sowie Flexibilität und Offenheit. Die Genossenschaft versteht sich als eine Bank, die mit ihrer Kundschaft eng verbunden ist und deren Bedürfnisse versteht.
Wir danken Ursula Gertsch, Assistentin der Geschäftsleitung bei der Bank BSU, für das freundliche Gespräch und ihre offenen, ehrlichen Auskünfte.
